Dyrektor firmy prywatnej wyraził zgodę na odbycie przez pracownika zagranicznej podróży służbowej prywatnym samochodem. Wraz z rozliczeniem kosztów delegacji pracownik przedłożył rachunki za paliwo w walucie obcej. Czy rachunki te należy wziąć pod uwagę przy rozliczeniu zwrotu kosztów przejazdu?
Pracownik otrzyma tzw. "kilometrówkę" według stawki określonej w polskich złotych. Zatem rachunki za paliwo nie zostaną wzięte pod uwagę przy zwrocie kosztów przejazdu w zagranicznej podróży służbowej.
Zasady rozliczania podróży służbowych pracowników zatrudnionych u pracodawców spoza sfery budżetowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Natomiast jeśli przepisy zakładowe nie regulują tej kwestii, to odpowiednie zastosowanie mają zasady wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.
Z § 3 ww. rozporządzenia wynika, że na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie zarówno krajowej, jak i zagranicznej podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem albo motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr. Ustala ją pracodawca, ale nie może być ona wyższa od stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). W przypadku samochodów osobowych stawki te wynoszą odpowiednio:
Jeżeli więc pracodawca rozlicza delegacje według zasad określonych w przywołanym rozporządzeniu, to przy rozliczeniu kosztów przejazdu nie będą brane pod uwagę rachunki za paliwo, ponieważ pracownik otrzyma kilometrówkę, której wysokość jest niezależna od faktycznie poniesionych kosztów na zakup paliwa.
Przykład
Za zgodą pracodawcy pracownik odbył zagraniczną podróż służbową prywatnym samochodem osobowym o pojemności silnika 1.600 cm3. Z przedłożonego rozliczenia wynika, że pracownik przejechał 1.234 km. W związku z tym, że w firmie obowiązują zasady określone w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, z tytułu zwrotu kosztów przejazdu pracownikowi przysługuje kwota 1.031,38 zł (1.234 km x 0,8358 zł). Nie ma tu znaczenia, jaką kwotę faktycznie pracownik wydatkował na zakup paliwa. |
|