Czy opłaty za parking mogą być zwrócone pracownikowi, który z tytułu odbycia podróży służbowej otrzymał tzw. kilometrówkę?
Tak, o ile możliwość taką przewidują przepisy zakładowe lub u danego pracodawcy stosuje się rozporządzenia dotyczące rozliczania podróży służbowych pracowników sfery budżetowej.
Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów z nią związanych. Takie ogólnikowe stwierdzenie znajduje się w art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Zasady zwrotu tych kosztów, w przypadku pracodawców nienależących do sfery budżetowej, powinny być uregulowane w przepisach zakładowych, tj. w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę - jeśli pracodawca nie jest objęty wspomnianym układem lub nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu wynagradzania. Nie ma żadnych przeszkód, aby przepisy te dopuszczały możliwość zrefundowania opłat parkingowych poniesionych przez pracownika w trakcie podróży służbowej.
Natomiast jeżeli przepisy zakładowe nie podejmują omawianych kwestii, odpowiednie zastosowanie mają rozporządzenia dotyczące podróży służbowych pracowników sfery budżetowej. Przypomnijmy, że są to następujące akty prawne:
Pierwsze z rozporządzeń w § 3 pkt 4 przewiduje możliwość zwrotu pracownikowi innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Wydatkiem takim mogą być m.in. opłaty parkingowe. Podobny zapis znajduje się w rozporządzeniu dotyczącym podróży zagranicznych (§ 2 pkt 2 lit. c).
Jeżeli więc obowiązujące u danego pracodawcy przepisy zakładowe przewidują możliwość zwrotu opłat parkingowych lub pracodawca objęty jest przepisami powołanych rozporządzeń, wydatek taki może być zwrócony pracownikowi. Fakt, iż otrzymał on równocześnie zwrot kosztów przejazdu w postaci kilometrówki, nie ma tu żadnego znaczenia.
Czy kwoty zwrócone pracownikowi z tytułu poniesionych przez niego opłat parkingowych w trakcie podróży służbowej odbywanej, za zgodą pracodawcy, samochodem prywatnym, należy oskładkować i opodatkować?
Nie. Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, a tym samym na ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie stanowią m.in. przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). W § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenie to zwalnia z oskładkowania diety i inne należności wypłacone z tytułu podróży służbowej pracownika. Co prawda, zwolnienie to jest limitowane do wysokości określonych w rozporządzeniach dotyczących podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, ale ograniczenie to nie będzie miało tu zastosowania, ponieważ wspomniane rozporządzenia nie wprowadzają kwot granicznych, które mogą być zwrócone pracownikowi z tytułu poniesionych opłat parkingowych.
Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PDOF, opłaty te zwolnione są również z opodatkowania. Ustalając limit zwolnienia, przepis ten także odwołuje się do rozporządzeń z dnia 19 grudnia 2002 r., co oznacza, że opodatkowaniu nie podlega cała kwota zwrócona pracownikowi z tytułu opłat parkingowych.
Przykład
Według regulaminu wynagradzania obowiązującego u pracodawcy spoza sfery budżetowej pracownikom odbywającym podróż służbową własnym samochodem przysługuje m.in. zwrot poniesionych przez nich opłat parkingowych. Regulamin ten określa także stawkę kilometrówki, która jest wyższa od ogólnie obowiązujących stawek i wynosi odpowiednio:
oraz
W sierpniu jednemu z pracowników wypłacono z tytułu delegacji m.in. kilometrówkę w kwocie 230,40 zł, która wynikała z następującego rozliczenia: 256 km x 0,90 zł oraz 58 zł tytułem zwrotu opłat parkingowych. Z uwagi na to, że podstawy wymiaru składek oraz zaliczki na podatek dochodowy nie stanowi kilometrówka ustalona zgodnie z przepisami dotyczącymi podróży służbowych pracowników sfery budżetowej, wyłączeniem z oskładkowania i opodatkowania może być objęta tylko kwota 213,96 zł (256 km x 0,8358 zł, tj. stawka wynikająca z przepisów). Różnicę między wypłaconą kwotą a zwolnioną z obciążeń składkowych i podatkowych (230,40 zł - 213,96 zł = 16,44 zł) pracodawca musi dodać do pozostałych przychodów pracownika i oskładkować oraz opodatkować na ogólnych zasadach. Natomiast do podstawy wymiaru składek ZUS i podatku nie wejdzie cała kwota wypłacona tytułem zwrotu opłat parkingowych, ponieważ przepisy nie wprowadzają tu żadnych limitów. |
|