Ryczałty i ekwiwalenty dla pracowników w pdof

Oprócz pensji pracownik może być uprawniony do otrzymania innych, pobocznych składników wynagrodzenia. Do kategorii tej należą m.in. ryczałty i ekwiwalenty pełniące funkcję rekompensaty za brak świadczenia w naturze lub z tytułu poczynionych wydatków. Niektóre z tych świadczeń zostały ulgowo potraktowane przez ustawodawcę, który zezwolił na ich zwolnienie od podatku, a nawet wyłączył z kategorii przychodów.

Różnice między ryczałtem a ekwiwalentem

Pod pojęciem "ekwiwalentu" należy rozumieć równowartość wydatku, jaki pracownik poniósł w związku z wykonywaniem zadań służbowych albo równowartość świadczenia należnego od pracodawcy, którego ten - mimo obowiązku - nie mógł spełnić w innej formie. Ekwiwalent występuje zawsze w formie pieniężnej. Pojawiające się trudności w obliczeniu rzeczywistej wartości świadczenia skłaniają pracodawców do zastępowania ekwiwalentów ryczałtami. Ryczałt to kwota stała, ustalana szacunkowo, co sprawia, że tylko w przybliżeniu odpowiada poniesionym kosztom albo świadczeniu należnemu w naturze.

Rozróżnienie pomiędzy obydwoma typami rekompensat jest niezwykle istotne z punktu widzenia preferencji podatkowych. O ile bowiem ekwiwalent może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego, to ryczałt podlega opodatkowaniu. Wyłomem w tej regule jest jedynie przepis regulujący skutki podatkowe otrzymanych ekwiwalentów i ryczałtów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Używanie własnych narzędzi

Co do zasady, pracodawca jest zobligowany do wyposażenia stanowiska pracy w niezbędne pracownikowi narzędzia, materiały i sprzęt. Jednak działając w uzgodnieniu z pracodawcą, pracownicy mogą korzystać ze składników własnego majątku, ponosząc z tego tytułu wydatki związane z zakupem, eksploatacją, konserwacją lub naprawami. W takim wypadku powinni oczekiwać od pracodawcy refundacji poniesionych nakładów.

O tym, czy uzyskana kwota będzie dla nich neutralna podatkowo, rozstrzyga art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 ze zm.). W myśl tego przepisu, wolne od podatku są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt będący ich własnością. Skorzystanie ze zwolnienia możliwe jest więc tylko wówczas, gdy:

• kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. uwzględnia wartość używanych narzędzi oraz intensywność ich zużycia w trakcie pracy,
• używane przez pracownika narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią jego własność,
• pracownik faktycznie korzysta z własnych zasobów przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Koszty pracy zdalnej

Od 7 kwietnia 2023 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.) zawiera przepisy regulujące pracę zdalną. Wynika z nich jednoznacznie, że obowiązkiem pracodawcy jest:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy w tej formie, a także instalacji, serwisu i konserwacji tych narzędzi lub pokrycie kosztów tych czynności,
• pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli tak wynika z odpowiednich dokumentów zakładowych.

Strony mogą ustalić, że pracownicy przy wykonywaniu pracy zdalnej będą korzystać z posiadanych przez siebie zasobów, co łączy się z koniecznością wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom.

Zgodnie z art. 67²⁵ Kodeksu pracy zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu po stronie pracownika.

Należy zaznaczyć, że neutralność podatkowa ekwiwalentu i ryczałtu uzależniona jest od rzetelności w ustaleniu wysokości tych świadczeń. Niestety, kalkulacja rekompensaty - w obydwu jej postaciach - nie jest łatwa, gdyż wymaga uwzględnienia m.in.: norm zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowanych cen rynkowych, ilości i cen rynkowych materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, norm zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usług telekomunikacyjnych.

Jeżeli poczynione w konkretnych przypadkach wyliczenia nie będą miały potwierdzenia (np. w przypadku niemożności udokumentowania ceny rynkowej prywatnego komputera używanego przez pracownika do pracy zdalnej), fiskus może je uznać za przychód ze stosunku pracy ze wszystkimi tego konsekwencjami.

Ekwiwalenty dotyczące odzieży roboczej

Do często stosowanych zamienników świadczenia rzeczowego należy ekwiwalent za używanie odzieży i obuwia roboczego należącego do pracowników. Świadczenie to występuje w sytuacji, gdy pracodawca obowiązany jest dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze (art. 237⁷ K.p.), ale dopuszcza tego rodzaju przedmioty należące do pracownika.

Ustalenie tego ekwiwalentu w oparciu o aktualne ceny odzieży i obuwia roboczego powoduje, że jest on zwolniony z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.

Wymieniony przepis stanowi o podatkowej neutralności przychodów w postaci świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujących na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Z jego treści skorzystać też mogą pracownicy, którzy we własnym zakresie podejmują się prania, konserwacji, naprawy, odpylania i odkażania powierzonej im odzieży roboczej (art. 237⁹ K.p.), jeżeli otrzymują z tego tytułu ekwiwalent w wysokości poniesionych kosztów.

Świadczenie to powinno być jednak ściśle powiązane z faktycznie ponoszonymi wydatkami, tj. kosztami zużycia wody, środków piorących czy energii elektrycznej. Jego wysokość może być też ustalona w oparciu o cennik pralni.