Facebook

Jak szukać?»

Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Pracowniczy ZUS jako koszt podatkowy
POLECAMY
A A A  drukuj artykuł

Pracowniczy ZUS jako koszt podatkowy

Gazeta Podatkowa nr 98 (1973) z dnia 8.12.2022
Agata Cieśla

Przez ostatnie lata ustalenie właściwego momentu na rozliczanie w kosztach podatkowych pracowniczych składek ZUS, zwłaszcza w sytuacji, gdy dotyczyły one wynagrodzeń wypłacanych za dany miesiąc w kolejnym miesiącu, stanowiło dosyć karkołomne zajęcie. Było to skutkiem tego, że wynikające zarówno z ustawy o pdof, jak i ustawy o pdop terminy ujmowania w kosztach podatkowych tych zobowiązań wobec ZUS nie pokrywały się w żaden sposób z ustawowo wyznaczonymi terminami ich płatności. W wyniku zmian, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2023 r., a które zostały wprowadzone do ustaw podatkowych w kolejnych odsłonach Polskiego Ładu, sytuacja w tym zakresie powinna się polepszyć.

Potrącenia pracownicze bez zmian

Pracownik ze swojego wynagrodzenia finansuje połowę składki na ubezpieczenie emerytalne (9,76% podstawy jej wymiaru), część składki na ubezpieczenia rentowe (w wysokości 1,5% podstawy jej wymiaru) oraz całą składkę na ubezpieczenie chorobowe (2,45% jej wymiaru) i ubezpieczenie zdrowotne. Z tego względu pracodawca jako płatnik zobowiązany jest obliczyć i potrącić z pracowniczego wynagrodzenia wszystkie wymienione składki.

Pracownicze wynagrodzenia stanowią dla pracodawcy koszty wraz z przypadającymi na nie obciążeniami, do których należą finansowane przez pracowników składki ZUS oraz składka zdrowotna. W 2023 r. nie zmienią się zasady obciążania kosztów pracodawcy tą częścią składek ubezpieczeniowych. W efekcie składki na ubezpieczenie zdrowotne i ubezpieczenia społeczne, które finansują z własnych środków pracownicy, nadal będą obciążać koszty podatkowe w dacie ujęcia w tych kosztach wynagrodzeń ze stosunku pracy, od których są one naliczone. Moment ten wyznacza art. 22 ust. 6ba ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) i art. 15 ust. 4g ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.). Z przepisów tych wynika, że wynagrodzenia ze stosunku pracy obciążają koszty w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Dopiero gdy są wypłacane lub stawianego dyspozycji z opóźnieniem, kosztem podatkowym stają się w dacie wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.

Modyfikacje w zakresie finansowanym przez pracodawcę

Moment, w którym pracownicze składki ZUS w części finansowanej przez pracodawcę obciążają koszty podatkowe, został zdefiniowany dla pracodawcy będącego osobą fizyczną - w art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof, a dla pracodawcy będącego podatnikiem pdop - w art. 15 ust. 4h ustawy o pdop. Oba przywołane przepisy do końca 2022 r. wskazują, że składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez płatnika składek oraz składki na FP, FS i FGŚP stanowią koszty podatkowe w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, pod warunkiem że zostały opłacone z tytułu należności wypłaconych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu:

  • za który są należne - w terminie wynikającym z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych,
  • następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15. dnia miesiąca, w którym dokonywana jest wypłata wynagrodzenia.

Gdy jednak taki pracodawca nie dotrzyma wskazanych terminów, wówczas - niezależnie od powodów spóźnienia - może nimi obciążyć koszty podatkowe w dacie przekazania ich do ZUS. Wskazują na to art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 57a i ust. 7 ustawy o pdop.

Na gruncie pdof przywołane uregulowania zostały zmodyfikowane tzw. Polskim Ładem 2.0 (Dz. U. z 2022 r. poz. 1265). Dzięki temu od 1 stycznia 2023 r. warunkiem ujęcia wskazanych w art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof składek, czyli m.in. składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu należności ze stosunku pracy, w części finansowanej przez płatnika tych składek w kosztach miesiąca, za który są należne, będzie ich opłacenie w terminie wynikającym z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, a nie w odrębnym terminie określonym w przepisach podatkowych. Dopiero gdy pracodawca nie dotrzyma tzw. zusowskich terminów, będą go obowiązywać dotychczasowe uregulowania, czyli rozliczanie omawianych składek w kosztach w dacie ich faktycznej zapłaty.

Zmiana brzmienia art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof nastąpi z dniem 1 stycznia 2023 r. i będzie miała zastosowanie do składek z tytułu należności wskazanych w omawianym przepisie uzyskanych od 1 stycznia 2023 r., co wynika z art. 18 ust. 5 Polskiego Ładu 2.0. Analogiczną zmianę na gruncie pdop przyniósł dopiero Polski Ład 3.0 (Dz. U. z 2022 r. poz. 2180). Dzięki temu w 2023 r. w obu ustawach, tj. o pdof i o pdop, będą w omawianym zakresie obowiązywały takie same uregulowania.

Przepisy przejściowe, tj. art. 19 Polskiego ładu 2.0 oraz art. 20 ust. 2 Polskiego Ładu 3.0, wskazują, że nowe brzmienie odpowiednio art. 22 ust. 6bb ustawy o pdof i art. 15 ust. 4h ustawy o pdop stosuje się do składek z tytułu należności, o których mowa w tych przepisach, należnych od dnia 1 stycznia 2023 r.

Jeżeli natomiast chodzi o terminy płatności składek ZUS, to w oparciu o Polski Ład, płatnik powinien opłacać składki za dany miesiąc nie później niż do:

  • 5. dnia następnego miesiąca - w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
  • 15. dnia następnego miesiąca - w przypadku płatników składek posiadających osobowość prawną,
  • 20. dnia następnego miesiąca - w przypadku pozostałych płatników składek (art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 ze zm.)

Do tej ostatniej grupy należą m.in osoby prowadzące działalność gospodarczą niezależnie od wybranej formy opodatkowania, opłacające składki za pracowników.

Wobec powyższego dochowanie terminu zapłaty pracowniczych składek ZUS (w części finansowanej przez pracodawcę), umożliwiającego obciążenie kosztów danego miesiąca składkami, które go dotyczą, uzależnione będzie od formy prawnej podmiotu je opłacającego.

Przykład

Pan Henryk prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz spółka z o.o., prowadząca działalność, zatrudniają po 5 pracowników. W oparciu o funkcjonujący w obu tych firmach regulamin pracy wypłaty pracowniczych wynagrodzeń są dokonywane w terminie 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenia te są należne. Załóżmy, że wynagrodzenia za styczeń 2023 r. obie firmy wypłacą pracownikom 10 lutego 2023 r.

Wariant I - Przyjmijmy, że pracownicze składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz składki na FP, FS i FGŚP zostaną przez pana Henryka oraz spółkę opłacone 13 marca br.

W takim przypadku składki te w całości, tj. zarówno w części obciążającej pracownika, jak i w części finansowanej przez pracodawcę będą stanowiły koszty uzyskania przychodów stycznia 2023 r. zarówno w firmie pana Henryka, jak i w spółce z o.o.

Wariant II - Załóżmy, że pracownicze składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz składki na FP, FS i FGŚP zarówno pan Henryk, jak i spółka opłacą 17 marca 2023 r.

W tej sytuacji tylko pan Henryk rozliczy je w swojej firmie w kosztach podatkowych stycznia 2023 r., ponieważ opłaci je z zachowaniem terminu płatności, który upłynie 20 marca 2023 r. Natomiast w spółce, z racji niedochowania przez nią terminu płatności składek (który upłynie 15 marca 2023 r.), składki naliczane od pracowniczych należności za styczeń 2023 r. w części przez nią finansowanej będą stanowić firmowe koszty podatkowe w dacie ich zapłaty, tj. w marcu 2023 r.

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Przydatne linki
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.