Koszty używania prywatnych aut w jednoosobowej firmie

W jednoosobowych firmach częstą praktyką jest użytkowanie w prowadzeniu działalności gospodarczej niefirmowych pojazdów. Są to zarówno samochody prywatne będące własnością przedsiębiorców, jak i pojazdy należące do innych osób. Obciążanie firmowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami związanymi z wykorzystaniem takich środków transportu na potrzeby firmowe na gruncie pdof obwarowane jest szeregiem ograniczeń.

Gdy właścicielem auta jest pracownik

• Podróże pracownicze i jazdy miejscowe

Szereg firm w swoim modelu funkcjonowania zezwala pracownikom na wykonywanie jazd lokalnych oraz podróży służbowych samochodami należącymi do ich prywatnego majątku. Pracownicy, którzy w ten sposób wykorzystują prywatne samochody do wykonywania zadań służbowych, są uprawnieni do uzyskania od pracodawcy zwrotu kosztów, które w związku z tym ponoszą. W jazdach lokalnych zwrot ten jest dokonywany w formie miesięcznego ryczałtu według reguł wynikających z rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.) lub w formie tzw. kilometrówki. Kilometrówką rozlicza się również przejazdy prywatnym autem w pracowniczych podróżach służbowych. Trzeba zaznaczyć, że na stronie RCL pojawił się projekt z dnia 11 października 2022 r. (nr z wykazu prac legislacyjnych - 250) zawierający nowelizację rozporządzenia dotyczącego wysokości stawek kilometrówki. Projekt przewiduje wejście w życie nowych stawek kilometrówki pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia rozporządzenia. Wychodzi on naprzeciw apelom o ich podwyższenie w związku ze wzrastającymi cenami paliwa.

Wartością zwracanych pracownikom wydatków za jazdy lokalne przedsiębiorcy mogą obciążać firmowe koszty podatkowe w ramach ustawowego limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy o pdof. Z przepisu tego wynika, że wydatki ponoszone w związku z użytkowaniem na potrzeby firmowe samochodów w jazdach lokalnych podlegają rozliczeniu w kosztach uzyskania przychodów do wysokości określonej w przepisach powołanego rozporządzenia lub w wysokości nieprzekraczającej iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu ustalanej na podstawie prowadzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Jednocześnie w art. 23 ust. 5 ustawy o pdof ustawodawca wskazał, że brak takiej ewidencji skutkuje brakiem możliwości zaliczenia do firmowych kosztów podatkowych analizowanych wydatków. Natomiast gdy przedsiębiorca będący pracodawcą dokona zwrotu omawianych kosztów w wysokości przewyższającej kwoty przewidziane przepisami, wówczas nadwyżka ponad te limity nie stanowi kosztu podatkowego (przykład 1).

Z kolei gdy pracodawca wyraża zgodę na odbycie przez pracownika podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym, wówczas rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.) zobowiązuje go do dokonania szeregu świadczeń na rzecz pracownika, w tym m.in. zwrotu kosztów przejazdu tym pojazdem. Zwrot ten następuje w formie kilometrówki w oparciu o prowadzoną przez pracownika ewidencję przebiegu pojazdu.

Wydatki związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika w podróżach służbowych - analogicznie jak ma to miejsce w odniesieniu do jazd lokalnych odbywanych takim samochodem - podlegają limitowaniu w kosztach podatkowych pracodawcy. Ustawodawca wyłączył bowiem z kosztów podatkowych tę ich część, która przekracza kwotę wynikającą z tzw. kilometrówki (art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a ustawy o pdof). To powoduje, że gdy pracodawca zwróci pracownikowi wydatki związane z używaniem w podróży służbowej jego prywatnego samochodu osobowego w kwocie wyższej niż wynikająca z kilometrówki ustalonej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, nadwyżka ponad wyznaczający ją limit nie obciąża firmowych kosztów podatkowych.

• Opłaty za autostrady i parkingi

Odbywając przejazdy prywatnymi samochodami pracownicy w podróżach służbowych - poza zakupem paliwa - ponoszą również inne wydatki z tymi przejazdami związane, w tym m.in. na opłaty za korzystanie z autostrad i parkingów.

Od wielu lat fiskus stoi na stanowisku, że pracodawca dokonujący zwrotu tych opłat ma prawo rozliczać ich wartość w kosztach uzyskania przychodów wyłącznie w ramach tzw. kilometrówki, jako wydatek związany z używaniem prywatnego samochodu pracownika. To natomiast oznacza, że jest on limitowany. Swój pogląd w tej kwestii fiskus wywodzi ze słownikowej definicji pojęcia "kosztów używania". Z niej z kolei wynika, że "wydatek" oznacza "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" znaczy "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek". Na tej podstawie organy podatkowe przyjmują, że wydatkami z tytułu używania przez pracownika w podróży służbowej samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy są wszelkie wydatki niezbędne do wykorzystania tego samochodu dla potrzeb pracodawcy, zatem ich zakres mieści opłaty za autostrady i parkingi. W konsekwencji wymagają przy ich rozliczaniu w kosztach uzyskania przychodów limitowania kilometrówką (przykład 2).

Prywatny samochód zleceniobiorcy

Wielu zleceniobiorców przy realizacji zawartych umów również używa swoich prywatnych samochodów. Firmy zlecające, które są stronami tych umów, coraz częściej decydują się na finansowanie im dodatkowych kosztów ponoszonych w związku z wykonywaniem zlecenia, w tym kosztów używania prywatnych samochodów, czego wyrazem są zawarte w umowach postanowienia.

Przepis art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof stanowi, że - z zastrzeżeniem niemającym znaczenia w analizowanej kwestii - z tytułu kosztów używania samochodu osobowego innego niż prywatny samochód podatnika, gdy samochód ten jest wykorzystywany do celów tzw. mieszanych, rozliczeniu w kosztach podatkowych podlega 75% wydatków poniesionych na ten cel. Podatnik VAT, określając wartość limitu wydatków na paliwo zaliczanych do kosztów podatkowych, powinien także uwzględnić postanowienia art. 23 ust. 5a ustawy o pdof. Zgodnie z nim, obliczając kwotę wydatków na używanie samochodu podlegającą ujęciu w kosztach podatkowych, przedsiębiorca uwzględnia 50% kwoty VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu.

Dla Prenumeratorów GOFIN
	Wskaźniki przydatne w dokonywaniu rozliczeń w pdof dostępne w serwisie www.wskazniki.gofin.pl

Przywołane uregulowania odnoszą się do każdego samochodu osobowego używanego na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy czy każdej innej umowy cywilnoprawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca wykorzystywanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej. Tak wynika z objaśnień podatkowych z dnia 9 kwietnia 2020 r. wydanych przez Ministerstwo Finansów, dostępnych na stronie www.gov.pl/web/finanse. W tych objaśnieniach resort wskazał również, że zwrot analizowanych wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być przewidziany m.in. w zawartej umowie cywilnoprawnej o używanie samochodu na potrzeby przedsiębiorcy.

Wobec powyższego, jeżeli prywatny samochód osobowy zleceniobiorcy służy realizacji umówionego zlecenia, to spełnia przesłankę pojazdu używanego zarówno na potrzeby działalności gospodarczej podatnika (tu: zleceniodawcy), jak i na cele niezwiązane z tą działalnością. W efekcie wydatki dotyczące zwrotu zleceniobiorcy kosztów używania prywatnego samochodu do wykonania zlecenia powinny być rozliczane w kosztach firmy zleceniodawcy w ramach tzw. limitu 75% wydatków.

Osobówka w jednoosobowej firmie

Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi w prowadzeniu działalności gospodarczej najczęściej użytkują własne prywatne samochody osobowe. Wykorzystując na potrzeby firmowe własne osobówki, przy ujmowaniu w kosztach podatkowych związanych z tym wydatków powinni kierować się uregulowaniami art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o pdof. Przepis ten określa, że koszty podatkowe stanowi wyłącznie 20% poniesionych kosztów używania takich pojazdów. Zakres tych kosztów obejmuje tzw. wydatki eksploatacyjne, czyli poniesione m.in. na nabycie paliw silnikowych, serwis samochodu, wymianę opon, myjnię, naprawy i części zamienne, wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy, opłaty za przejazd autostradą, badania diagnostyczne, abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie, czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu, remont powypadkowy samochodu. Limitowaniu w ramach 20% wydatków zaliczanych do kosztów w odniesieniu do omawianych samochodów podlegają także składki na ich ubezpieczenie. Stąd, obliczając wysokość wydatków rozliczanych w kosztach podatkowych, przedsiębiorcy uwzględniają wszystkie wydatki związane z używaniem takiego samochodu faktycznie wykorzystywanego na cele firmowe. U przedsiębiorców będących podatnikami VAT do podstawy przedmiotowego ograniczenia wchodzi ich wartość netto wraz z nieodliczonymi 50% podatku naliczonego. Dopiero od tej sumy oblicza się 20% obciążające firmowe koszty podatkowe, na co wskazuje art. 23 ust. 5a ustawy o pdof (przykład 3).

Przedsiębiorcy powinni jednocześnie pamiętać, że samo posiadanie tytułu własności samochodu osobowego nie oznacza dla osoby fizycznej bezwarunkowej możliwości ujmowania w firmowych kosztach podatkowych 20% wydatków związanych z używaniem i ubezpieczeniem tego pojazdu. Jest to dopuszczalne wyłącznie, gdy przedsiębiorca faktyczne ponosi wydatki eksploatacyjne w odniesieniu do samochodu, który nie tylko służy jego celom osobistym, ale także celom firmowym.

Inne prywatne auta

Jeżeli w firmie osoby fizycznej użytkowane są niebędące osobowymi prywatne samochody własne lub należące do osób trzecich, to wydatki związane z ich eksploatacją w działalności gospodarczej nie podlegają limitowaniu w kosztach firmowych. Obciążają one koszty na zasadach ogólnych, czyli podlegają zaliczeniu do tej kategorii, o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła ich powstawania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)