Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Odwołanie z urlopu w podatku dochodowym
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Odwołanie z urlopu w podatku dochodowym

Gazeta Podatkowa nr 62 (1519) z dnia 2.08.2018
Agata Cieśla

W Kodeksie pracy zostały sformułowane warunki, w jakich pracodawca jest uprawniony do odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego oraz związane z tym odwołaniem konsekwencje. Te ostatnie polegają m.in. na obowiązku zwrotu pracownikowi kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem. Niektórzy pracodawcy w takich sytuacjach zapewniają im także w ramach zadośćuczynienia za przerwany wypoczynek dodatkową rekompensatę. Żadne z tych świadczeń nie pozostaje obojętne podatkowo.

Rekompensata kodeksowa

Przepisy Kodeksu pracy umożliwiają pracodawcy odwołanie pracownika z urlopu wówczas, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili jego rozpoczynania. W praktyce przyczyną podjęcia takich działań przez pracodawcę jest potrzeba zastąpienia innego pracownika, który np. nagle zachorował, nieplanowane terminowe zamówienie od kontrahenta, czy też konieczność usunięcia nagłej awarii.

Kodeks pracy nakazuje pracodawcy odwołującemu z urlopu obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu, nie definiując jednak jego zakresu. W praktyce przyjmuje się, że zaliczeniu do kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem pracownika z urlopu podlegają wszystkie udokumentowane wydatki poniesione na:

  • wykupiony wcześniej przez pracownika pobyt w hotelu, ośrodku wypoczynkowym czy też prywatnym pensjonacie itp. wraz z opłaconym z góry wyżywieniem - w części, w jakiej pracownik nie mógł skorzystać z tych świadczeń z powodu odwołania go z urlopu; zwrot takich wydatków możliwy jest jednak wyłącznie pod warunkiem, że pracownikowi nie przysługuje zwrot tych kosztów od organizatora wypoczynku,
     
  • wykupione wcześniej i zaplanowane do odbycia podczas urlopu: wycieczki, imprezy kulturalne, rozrywkowe i rekreacyjne,w których pracownik nie wziął udziału wskutek odwołania go z urlopu (jeżeli nie przysługuje mu zwrot tych kosztów od organizatora tego rodzaju atrakcji),
     
  • podróż powrotną z miejsca, w którym pracownik spędzał urlop (koszty biletów lotniczych, przejazdu pociągiem, autobusem, samochodem),
     
  • zakup biletów z zaplanowaną uprzednio datą powrotu z wczasów, mieszczącą się w uzgodnionym z pracodawcą pierwotnym terminie zakończenia urlopu (również o ile nie ma możliwości ich zwrotu przez organizatora wypoczynku),
     
  • noclegi w drodze powrotnej z urlopu.

Zwrot kosztów a przychód pracownika

Jeżeli pracownikowi odwołanemu z urlopu pracodawca zwraca tylko kodeksowe koszty bezpośrednio związane z tym odwołaniem, to ich wartość nie generuje po stronie pracownika przychodu. Otrzymane z tego tytułu kwoty stanowią bowiem jedynie zwrot wcześniej poniesionych wydatków - nie stanowią zatem przysporzenia majątkowego.

W praktyce występują również sytuacje, w których pracodawca przesuwa pracownikowi zaplanowany wcześniej urlop z powodu szczególnie ważnych dla niego potrzeb uznając, iż nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, na co również pozwalają mu przepisy Kodeksu pracy. Pomimo że wówczas nie jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów bezpośrednio związanych z przesunięciem jego urlopu, to podatkowo po stronie pracownika należy je zaklasyfikować tak jak koszty bezpośrednio związane z odwołaniem z urlopu.

Jeżeli jednak pracodawca z własnej inicjatywy zdecyduje się na zrefundowanie pracownikowi kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z urlopu (np. kosztów zakupionej odzieży lub specjalistycznego sprzętu) czy wypłatę dodatkowej kwoty będącej rekompensatą za przerwanie wypoczynku, wówczas dla pracownika otrzymane z tego tytułu kwoty będą stanowiły przychód ze stosunku pracy. Przychód ten podlega opodatkowaniu na zasadach przewidzianych dla pracowniczych wynagrodzeń w miesiącu wypłaty (postawienia do dyspozycji) tego świadczenia.

Rachunek kosztowy u pracodawcy

Z uwagi na to, że pracodawca odwołując pracownika z urlopu wypoczynkowego w okolicznościach wynikających z Kodeksu pracy ma ustawowy obowiązek zwrócić mu określone koszty, to wartością związanych z tym wydatków, jako tzw. kosztami pracowniczymi, może obciążyć firmowe koszty podatkowe. Wydatki te z jego punktu widzenia są bowiem celowe oraz gospodarczo uzasadnione. Przerywając w takich okolicznościach pracowniczy urlop pracodawca spodziewa się bowiem zrealizowania przez pracownika zadań, które przyczyniać się mogą do powstania lub zwiększenia firmowych przychodów. Analogicznie należy zakwalifikować wydatki pozostające w bezpośrednim związku z przesunięciem pracowniczego urlopu. Również one z podatkowego punktu widzenia są racjonalne, co pozwala na obciążanie nimi kosztów.

Jednak zarówno w przypadku odwołania pracownika z urlopu, jak i przesunięcia jego terminu, pracodawca nie ma możliwości obciążania firmowych kosztów podatkowych wartością dokonanego zwrotu kwot niepozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem (przesunięciem) z urlopu, czyli tych, które były efektem jego dobrowolnej decyzji, takich jak np. wydatków związanych z zakupem odzieży oraz sprzętu sportowego, wędkarskiego, literatury lub multimediów instruktażowych.

Przykład

W firmie doszło do awarii głównego serwera. W związku z tym pracodawca odwołał z urlopu wypoczynkowego pracownika zajmującego się jego naprawą i konserwacją.

Pracownik przedłożył pracodawcy fakturę za wczasy na kwotę 4.000 zł oraz powrotny bilet na samolot na kwotę 900 zł. Pracodawca zwrócił je pracownikowi oraz dodatkowo wypłacił rekompensatę z tytułu odwołania z urlopu w wysokości 2.000 zł (razem 6.900 zł). Z tego świadczenia kwota:

- 4.900 zł stanowi zwrot kosztów bezpośrednio związanych z odwołaniem z urlopu - tym samym jest kosztem podatkowym pracodawcy i nie stanowi przychodu pracownika,
- 2.000 zł będąca rekompensatą - jest dla pracownika opodatkowanym przychodem, a u pracodawcy nie stanowi kosztu podatkowego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2018 r. poz. 200 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2018 r. poz. 1036 ze zm.)

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.