Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Rozliczanie zagranicznych delegacji pracowników
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Rozliczanie zagranicznych delegacji pracowników

Gazeta Podatkowa nr 81 (1435) z dnia 9.10.2017
Agata Cieśla

W dobie otwarcia na zagraniczne rynki zbytu odbywanie przez pracowników zagranicznych podróży służbowych stało się firmową codziennością. Wydatki ponoszone przez pracodawców w związku z tymi wyjazdami powinny zostać prawidłowo rozliczone zarówno pod kątem powstania przychodu po stronie pracownika, jak i w rachunku kosztowym.


Firma na czas odbywania zagranicznych podróży przez pracowników ubezpiecza ich wykupując polisy, w ramach których pracownicy mają zapewnioną podstawową opiekę medyczną w razie nagłej choroby czy też nieszczęśliwego wypadku. Ponadto polisa taka obejmuje ubezpieczenie OC. Czy z tytułu wykupienia polisy we wskazanym zakresie u pracownika powstaje opodatkowany przychód ze stosunku pracy?

Zarówno z interpretacji wydawanych przez organy podatkowe, jak i orzecznictwa sądowego wynika, że opłacane przez pracodawców pracownicze ubezpieczenia, związane z zapewnieniem świadczeń medycznych w zagranicznej podróży służbowej, nie generują po stronie pracownika przychodu podatkowego. Zawierając taką polisę, pracodawca zabezpiecza bowiem swoje ryzyko związane z obowiązkiem zwrotu pracownikowi udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 9 marca 2017 r., sygn. akt I SA/Po 1221/16).

Z kolei w kwestii sfinansowania pracownikowi w zagranicznej delegacji ubezpieczenia OC panuje pogląd, że świadczenie to generuje u pracownika opodatkowany przychód. Trudno zaprzeczyć, że jest ono rodzajem zabezpieczenia się pracodawcy przed odpowiedzialnością na wypadek wyrządzenia szkody przez pracownika. Jednocześnie jednak z uwagi na przysługujące pracodawcy roszczenie regresowe wobec pracownika, ostatecznie ekonomiczny ciężar naprawienia tej szkody ponosi pracownik. Z tego względu wykupienie polisy OC na czas zagranicznej podróży służbowej skutkuje u pracownika powstaniem opodatkowanego przychodu ze stosunku pracy (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 lutego 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1450/15-4/AMN).


Pracownikom odbywającym zagraniczne podróże służbowe postanowiliśmy od nowego roku nie wypłacać diet, ale zapewniać całodzienne wyżywienie. Na podstawie przedłożonych rachunków będziemy zwracali im poniesione na ten cel wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi na naszą firmę. Czy wartość dokonywanych w ten sposób zwrotów będzie po stronie pracowników korzystała ze zwolnienia od podatku?

Wiele firm zatrudniających pracowników, którzy odbywają podróże służbowe, zamiast wypłacania diet decyduje się zapewniać im całodzienne, bezpłatne wyżywienie. Najczęściej polega to na opłaceniu wyżywienia bezpośrednio przez pracodawcę lub zwrocie pracownikowi udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na firmę wydatków poniesionych na ten cel.

Niezależnie od przyjętej przez pracodawcę formy, zazwyczaj kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie jest wyższa niż dieta przysługująca na podstawie przepisów tzw. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

W opinii organów podatkowych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof, ze zwolnienia od podatku korzysta wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu wydatku dotyczącego bezpłatnego wyżywienia, która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 listopada 2015 r., nr IPPB4/4511-1093/15-2/JK2). W ten sam sposób wypowiadają się sądy. W ich opinii skoro koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej zamykają się w pojęciu diety, to należy uznać, iż w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia wolna od podatku dochodowego jest jego wartość tylko do wysokości równowartości diety (por. wyroki NSA: z dnia 5 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 416/14, oraz z dnia 5 października 2016 r., sygn. akt II FSK 2521/14).


Kalkulator zagranicznej podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.


Rozpoczynamy współpracę z zagranicznym kontrahentem. W związku z tym pracownicy kierowniczego szczebla będą odbywali zagraniczne podróże służbowe. Po jakim kursie powinniśmy przeliczać koszty związane z tymi podróżami?

Kurs, jaki należy przyjąć do przeliczania kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, uzależniony jest od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników. Potwierdziła to KIS w piśmie z dnia 16 sierpnia 2017 r. stanowiącym odpowiedź na pytanie, jakie w omawianej kwestii nasze Wydawnictwo skierowało do Ministerstwa Finansów.

Gdy wszelkie świadczenia w zagranicznej podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki z nimi związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę - wówczas wydatki te powinny być rozliczane w kosztach na podstawie faktur według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jeżeli natomiast pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w oparciu o dokumenty wystawione na pracownika, wówczas właściwym kursem do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

KIS zastrzegła jednak, że gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu i faktury są wystawione na pracodawcę, wówczas nie powinny być one dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a kursem właściwym do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60