Wyszukaj

Jak szukać?»

Aktualnie jesteś: Gofin.pl (strona główna)  »  Podatki  »  Podatek dochodowy  »   Rozliczanie zagranicznych delegacji pracowników
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Rozliczanie zagranicznych delegacji pracowników

Gazeta Podatkowa nr 81 (1435) z dnia 9.10.2017
Agata Cieśla

W dobie otwarcia na zagraniczne rynki zbytu odbywanie przez pracowników zagranicznych podróży służbowych stało się firmową codziennością. Wydatki ponoszone przez pracodawców w związku z tymi wyjazdami powinny zostać prawidłowo rozliczone zarówno pod kątem powstania przychodu po stronie pracownika, jak i w rachunku kosztowym.


Firma na czas odbywania zagranicznych podróży przez pracowników ubezpiecza ich wykupując polisy, w ramach których pracownicy mają zapewnioną podstawową opiekę medyczną w razie nagłej choroby czy też nieszczęśliwego wypadku. Ponadto polisa taka obejmuje ubezpieczenie OC. Czy z tytułu wykupienia polisy we wskazanym zakresie u pracownika powstaje opodatkowany przychód ze stosunku pracy?

Zarówno z interpretacji wydawanych przez organy podatkowe, jak i orzecznictwa sądowego wynika, że opłacane przez pracodawców pracownicze ubezpieczenia, związane z zapewnieniem świadczeń medycznych w zagranicznej podróży służbowej, nie generują po stronie pracownika przychodu podatkowego. Zawierając taką polisę, pracodawca zabezpiecza bowiem swoje ryzyko związane z obowiązkiem zwrotu pracownikowi udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą (por. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 9 marca 2017 r., sygn. akt I SA/Po 1221/16).

Z kolei w kwestii sfinansowania pracownikowi w zagranicznej delegacji ubezpieczenia OC panuje pogląd, że świadczenie to generuje u pracownika opodatkowany przychód. Trudno zaprzeczyć, że jest ono rodzajem zabezpieczenia się pracodawcy przed odpowiedzialnością na wypadek wyrządzenia szkody przez pracownika. Jednocześnie jednak z uwagi na przysługujące pracodawcy roszczenie regresowe wobec pracownika, ostatecznie ekonomiczny ciężar naprawienia tej szkody ponosi pracownik. Z tego względu wykupienie polisy OC na czas zagranicznej podróży służbowej skutkuje u pracownika powstaniem opodatkowanego przychodu ze stosunku pracy (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 lutego 2016 r., nr ILPB1/4511-1-1450/15-4/AMN).


Pracownikom odbywającym zagraniczne podróże służbowe postanowiliśmy od nowego roku nie wypłacać diet, ale zapewniać całodzienne wyżywienie. Na podstawie przedłożonych rachunków będziemy zwracali im poniesione na ten cel wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi na naszą firmę. Czy wartość dokonywanych w ten sposób zwrotów będzie po stronie pracowników korzystała ze zwolnienia od podatku?

Wiele firm zatrudniających pracowników, którzy odbywają podróże służbowe, zamiast wypłacania diet decyduje się zapewniać im całodzienne, bezpłatne wyżywienie. Najczęściej polega to na opłaceniu wyżywienia bezpośrednio przez pracodawcę lub zwrocie pracownikowi udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na firmę wydatków poniesionych na ten cel.

Niezależnie od przyjętej przez pracodawcę formy, zazwyczaj kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie jest wyższa niż dieta przysługująca na podstawie przepisów tzw. rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

W opinii organów podatkowych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof, ze zwolnienia od podatku korzysta wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu wydatku dotyczącego bezpłatnego wyżywienia, która nie przekracza wysokości diety z tytułu podróży służbowej określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18 listopada 2015 r., nr IPPB4/4511-1093/15-2/JK2). W ten sam sposób wypowiadają się sądy. W ich opinii skoro koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej zamykają się w pojęciu diety, to należy uznać, iż w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia wolna od podatku dochodowego jest jego wartość tylko do wysokości równowartości diety (por. wyroki NSA: z dnia 5 kwietnia 2016 r., sygn. akt II FSK 416/14, oraz z dnia 5 października 2016 r., sygn. akt II FSK 2521/14).


Kalkulator zagranicznej podróży służbowej dostępny jest w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.


Rozpoczynamy współpracę z zagranicznym kontrahentem. W związku z tym pracownicy kierowniczego szczebla będą odbywali zagraniczne podróże służbowe. Po jakim kursie powinniśmy przeliczać koszty związane z tymi podróżami?

Kurs, jaki należy przyjąć do przeliczania kosztów związanych z podróżą służbową pracownika, uzależniony jest od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikom określone świadczenia (noclegi, wyżywienie itp.), czy dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników. Potwierdziła to KIS w piśmie z dnia 16 sierpnia 2017 r. stanowiącym odpowiedź na pytanie, jakie w omawianej kwestii nasze Wydawnictwo skierowało do Ministerstwa Finansów.

Gdy wszelkie świadczenia w zagranicznej podróży służbowej zapewnia pracownikowi pracodawca, a wydatki z nimi związane dokumentują faktury wystawione na pracodawcę - wówczas wydatki te powinny być rozliczane w kosztach na podstawie faktur według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Jeżeli natomiast pracodawca dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika w oparciu o dokumenty wystawione na pracownika, wówczas właściwym kursem do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty) oraz udokumentowane dowodami niezawierającymi danych nabywcy (np. paragonami, biletami).

KIS zastrzegła jednak, że gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu i faktury są wystawione na pracodawcę, wówczas nie powinny być one dołączane do dokumentu rozliczenia delegacji, a kursem właściwym do przeliczenia kosztów nimi udokumentowanych jest kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2016 r. poz. 1888 ze zm.)

Więcej na ten temat w zasobach płatnych:

Podatek dochodowy - czytaj także:

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.