Wczasy dla pracowników mogą być dofinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) albo ze środków obrotowych pracodawcy. Dofinansowanie może obejmować nie tylko wczasy pracownika, ale również dla członków jego rodziny. W niniejszym artykule przedstawimy skutki ww. dofinansowania, zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Przedstawimy również ewidencję księgową operacji związanych z tym dofinansowaniem.
Dla pracownika otrzymanie od pracodawcy jakichkolwiek wypłat pieniężnych, bez względu na źródło ich finansowania, wiąże się z uzyskaniem przychodu ze stosunku pracy (zob. art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF). Jeśli więc pracownik otrzyma od pracodawcy dofinansowanie do wypoczynku, to uzyska przychód ze stosunku pracy, zarówno wtedy, gdy dopłata do wczasów będzie pochodzić ze środków ZFŚS, jak i ze środków obrotowych pracodawcy. Przychodem pracownika będzie również dofinansowanie do wypoczynku członków jego rodziny. Nie jest to przychód członków rodziny pracownika, gdyż gdyby pracownika nie łączyła umowa o pracę, ww. osoby nie uzyskałyby tego rodzaju świadczenia.
Powyższy przychód może w niektórych sytuacjach korzystać ze zwolnienia od podatku, w całości lub w części.
Dofinansowanie ze środków ZFŚS
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych:
Rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Uwaga! Przez działalność socjalną rozumie się m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej (zob. art. 2 pkt 1 ustawy o ZFŚS).
W związku z powyższym, jeśli otrzymane przez pracownika dofinansowanie do wczasów jego i członków jego rodziny będzie w całości pochodziło ze środków ZFŚS, a jego wartość łącznie z otrzymanymi wcześniej świadczeniami socjalnymi:
Gdyby natomiast pracownik jeszcze przed otrzymaniem dofinansowania "wykorzystał" ww. limit 380 zł, wówczas cała wartość dofinansowania podlegałaby opodatkowaniu.
Przykład
Załóżmy, że w lipcu 2013 r. pracownik otrzymał od pracodawcy dofinansowanie z ZFŚS do wczasów "pod gruszą" dla siebie oraz żony, w wysokości 500 zł. W 2013 r. pracownik otrzymał z ZFŚS także inne świadczenie w wysokości 200 zł. W tym przypadku cała wartość otrzymanego dofinansowania stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, przy czym wolna od podatku będzie kwota 180 zł (380 zł - 200 zł), a pozostała kwota dofinansowania, wynosząca 320 zł (500 zł - 180 zł) będzie podlegała opodatkowaniu. |
Istnieje również możliwość całkowitego zwolnienia od podatku otrzymanego dofinansowania z ZFŚS, bez względu na jego wysokość. Dotyczy to jednak wyłącznie dopłat dla dzieci pracowników, jeśli spełnione zostaną łącznie następujące warunki (zob. art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a) ustawy o PDOF):
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 18 stycznia 2013 r., nr IBPBII/1/415-890/12/MK stwierdził, że przez zorganizowany wypoczynek, o którym mowa w ww. przepisach, należy rozumieć:
"(…) wszelkie formy wypoczynku zorganizowanego, czyli przygotowanego przez podmiot, który zajmuje się statutowo lub w ramach działalności gospodarczej organizacją wypoczynku. (…) do zorganizowanych form wypoczynku nie można zaliczyć takich form, jak: wczasy "pod gruszą", pobyt u rodziny oraz wypoczynek organizowany "na własną rękę" przez rodziców (pracowników) i związany z tym pobyt dzieci w hotelach, pensjonatach, domach wczasowych, czy wynajmowanych pokojach, gospodarstwach agroturystycznych, prywatnych kwaterach. (…)"
Organ podatkowy stwierdził ponadto, że aby można było skorzystać z ww. zwolnienia od podatku, z przedstawionych dokumentów musi wynikać, że wypoczynek dotyczył dziecka pracownika (imię i nazwisko dziecka w treści dokumentu), a nabywcą musi być pracownik (rodzic dziecka).
Dofinansowanie ze środków obrotowych pracodawcy
Jeśli źródłem dofinansowania do wypoczynku pracownika (członków jego rodziny) są środki obrotowe pracodawcy, to wartość takiego dofinansowania podlega w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku, gdy pracodawca dopłaci do wypoczynku dziecka pracownika, które nie ukończyło 18 roku życia. Takie dofinansowanie może korzystać ze zwolnienia od podatku do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł, jeśli spełnione zostaną łącznie te same warunki jak w przypadku dofinansowania z ZFŚS (zob. art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b) ustawy o PDOF).
Przykład
Załóżmy, że w lipcu 2013 r. pracownik otrzyma od pracodawcy, z jego środków obrotowych, dofinansowanie do wczasów "pod gruszą" dla siebie oraz żony w kwocie 400 zł oraz dopłatę w kwocie 500 zł do kolonii 12-letniego dziecka, zorganizowanej przez podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Jest to pierwsza dopłata do wypoczynku dziecka otrzymana w 2013 r. Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlega dofinansowanie do wczasów pracownika oraz jego żony (w kwocie 400 zł), natomiast kwota dofinansowania do kolonii dziecka jest zwolniona z podatku, bowiem mieści się w ww. limicie 760 zł. |
Również kwestia oskładkowania dopłat do wczasów pracowników uzależniona jest od tego, z jakiego źródła pochodzi to dofinansowanie.
Jeśli źródłem dofinansowania do wczasów pracowników (lub członków ich rodzin) są środki ZFŚS, to kwota tego dofinansowania korzysta ze zwolnienia z oskładkowania. Wynika to wprost z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdzie zapisano, że podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
Gdyby natomiast dopłaty do wczasów pracowników (członków ich rodzin) sfinansowane zostały ze środków obrotowych pracodawcy, to wartość otrzymanego świadczenia podlegałaby oskładkowaniu, bez względu na jego wysokość. Ustawodawca nie zawarł bowiem żadnych regulacji, które umożliwiałyby wyłączenie ww. świadczeń z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.
Powyższe zasady dotyczą również składki na ubezpieczenie zdrowotne, gdyż do ustalania podstawy jej wymiaru stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne tych osób (art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).
W myśl art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o PDOP (i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PDOF), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (z wyjątkiem świadczeń urlopowych, wypłaconych zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych).
Powyższym przepisem objęto nie tylko wydatki sfinansowane ze środków ZFŚS, ale również ze środków obrotowych pracodawcy, jeśli przekazane pracownikom świadczenia mają charakter socjalny. Jak wcześniej pisaliśmy, działalność socjalna obejmuje m.in. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej.
Do ww. działalności socjalnej należy dofinansowanie do wypoczynku pracownika (lub członków jego rodziny). W związku z tym, poniesione na ten cel wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów pracodawcy i to niezależnie od tego, czy źródłem tego dofinansowania są środki ZFŚS, czy też środki obrotowe pracodawcy.
W sytuacji, gdy pracodawca dopłaca do wypoczynku pracownika, a źródłem tego dofinansowania są środki ZFŚS, to taka dopłata pozostanie poza zakresem ustawy o VAT, tj. nie będzie powodowała konieczności wykazania VAT należnego od przekazanych środków pieniężnych. Administrowanie środkami ZFŚS jest bowiem poza VAT, gdyż są to czynności dokonywane poza sferą prowadzonej działalności gospodarczej pracodawcy (nie są to czynności podejmowane przez pracodawcę w charakterze podatnika VAT).
Wspomnijmy, że kwestia opodatkowania przekazanych pracownikowi świadczeń sfinansowanych ze środków ZFŚS wzbudzała kontrowersje. Niedawno jednak Minister Finansów wydał interpretację ogólną (nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD50859 z 27 maja 2013 r.), w której uznał, że czynności dokonywane przez pracodawcę w ramach administrowania ZFŚS są poza VAT. Interpretację tę opisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 18 z 20 czerwca 2013 r., w artykule pt. "Administrowanie środkami ZFŚS jest poza VAT - interpretacja ogólna Ministra Finansów".
Gdy pracodawca przekaże pracownikowi dofinansowanie do wczasów ze swoich środków obrotowych (na podstawie faktury wystawionej na pracownika), to takie przekazanie będzie także poza VAT. Pracodawca nie dokonuje bowiem na rzecz pracownika dostawy towaru ani nie świadczy żadnej usługi (przekazuje jedynie pieniądze).
Sposób zaewidencjonowania dofinansowania do wypoczynku pracowników uzależniony jest od tego, czy źródłem tego dofinansowania są środki obrotowe pracodawcy, czy środki ZFŚS.
Dofinansowanie ze środków ZFŚS
W tym przypadku dofinansowanie do wypoczynku pracownika ewidencjonuje się za pośrednictwem konta 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych". Operacje związane z udzieleniem i wypłatą tego dofinansowania mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych pracodawcy w następujący sposób:
1. Wartość przyznanego dofinansowania: |
- Wn konto 85-0, - Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
2. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od otrzymanego przez pracownika dofinansowania, jeżeli nie korzysta ono ze zwolnienia od podatku: |
- Wn konto 23-4, Ma konto 22-4 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych". |
3. Wypłata dofinansowania: |
- Wn konto 23-4, |
• jeśli wypłata została dokonana bezpośrednio z rachunku Funduszu: |
- Ma konto 13-5 "Rachunek wyodrębniony środków pieniężnych ZFŚS"; |
• jeśli wypłata została dokonana z rachunku bieżącego pracodawcy lub z jego kasy: |
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący" lub konto 10 "Kasa" - wówczas dokonuje się refundacji środków z rachunku ZFŚS, księgując tę operację np. zapisem: Wn konto 13-0 lub konto 10, Ma konto 13-5. |
Dofinansowanie ze środków obrotowych pracodawcy
W takim przypadku kwotę przyznanego pracownikowi dofinansowania ujmuje się w kosztach działalności operacyjnej pracodawcy. Może to być zaksięgowane:
1. Wartość przyznanego pracownikowi dofinansowania do wypoczynku: |
- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia - NKUP", - Ma konto 23-4 |
i równolegle: |
- Wn odpowiednie konto zespołu 5, Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów". |
2. Potrącenia: |
a) zaliczki na podatek dochodowy od otrzymanego przez pracownika dofinansowania: |
- Wn konto 23-4, Ma konto 22-4, |
b) składki ZUS - w części obciążającej pracownika: |
- Wn konto 23-4, Ma konto 22-5 "Rozrachunki z ZUS". |
3. Zaksięgowanie składek ZUS w części obciążającej pracodawcę: |
- Wn konto 40-5, Ma konto 22-5. |
4. Wypłata dofinansowania, pomniejszonego o kwoty ww. potrąceń: |
- Wn konto 23-4, Ma konto 13-0 lub konto 10. |
|