Prace bilansowe to prace poprzedzające sporządzenie sprawozdania finansowego. Powinny być one tak zorganizowane, aby umożliwiły sporządzenie sprawozdania w wymaganym w ustawie o rachunkowości terminie. Poniżej przedstawiamy harmonogram prac bilansowych za 2022 r. dla jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Zwracamy uwagę, iż na ten moment nie posiadamy żadnych informacji o ewentualnym przesunięciu terminów obowiązków sprawozdawczych za 2022 r. Obowiązują więc terminy ustawowe.
| Lp. | Rodzaj prac | Termin wykonania | Podstawa prawna |
| 1. | Wybór firmy audytorskiej i zawarcie umowy o badanie rocznego sprawozdania finansowego | Przed rozpoczęciem inwentaryzacji znaczących składników majątkowych | art. 66 ust. 4 i 5 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Wyboru firmy audytorskiej dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Umowę o badanie sprawozdania finansowego zawiera kierownik jednostki w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Koszty przeprowadzenia badania ponosi badana jednostka. | |||
| 2. | Inwentaryzacja aktywów i pasywów | Na dzień bilansowy, tj. na 31 grudnia 2022 r. | art. 26 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Inwentaryzację składników aktywów wymienionych w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości można rozpocząć 1 października 2022 r., a zakończyć do 15 stycznia 2023 r. Nie dotyczy to aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ww. ustawy. | |||
| 3. | Zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów | Na dzień inwentaryzacji | art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości |
| 4. | Porównanie wyników inwentaryzacji ze stanem księgowym. Wyjaśnienie i rozliczenie w księgach 2022 r. ujawnionych różnic | Przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2022 r., nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2023 r. | art. 27 i art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości |
| 5. | Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za rok obrotowy | Nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym, tj. do 26 marca 2023 r. | art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości |
| 6. | Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych | Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2023 r. | art. 18 ust. 2 i art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości |
| 7. | Zamknięcie ksiąg rachunkowych | Na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż do 31 marca 2023 r. | art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości |
| 8. | Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego | Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, tj. do 31 marca 2023 r. | art. 45, art. 52 ust. 1 oraz art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej. Przy czym większość jednostek prowadzących księgi rachunkowe ma obowiązek sporządzania sprawozdań w formie ustrukturyzowanej, tj. w postaci pliku w formacie XML zgodnym z regułami określonymi we właściwej strukturze XSD. | |||
| 9. | Podpisanie rocznego sprawozdania finansowego | Po sporządzeniu sprawozdania finansowego, nie później niż do 31 marca 2023 r. | art. 45 ust. 1f i art. 52 ust. 2 i 2b ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. | |||
| 10. | Badanie rocznego sprawozdania finansowego | Przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2023 r. | art. 53 ust. 1 i 1a oraz art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Ukończenie badania sprawozdania finansowego spółek z o.o., towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych, prostych spółek akcyjnych oraz spółdzielni powinno nastąpić najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. | |||
| 11. | Udostępnienie sprawozdania z działalności jednostki i rocznego sprawozdania finansowego, a jeżeli podlegało ono obowiązkowemu badaniu - także sprawozdania z badania: wspólnikom (w spółce z o.o.), akcjonariuszom (w spółce akcyjnej, prostej spółce akcyjnej), członkom (w spółdzielni, towarzystwie ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwie reasekuracji wzajemnej); spółka akcyjna oraz prosta spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo organu administrującego | Najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Jeśli np. zgromadzenie wspólników spółki z o.o. zostanie wyznaczone na 22 czerwca 2023 r., to w terminie do 7 czerwca 2023 r. należy udostępnić wspólnikom roczne sprawozdanie finansowe spółki, sprawozdanie z działalności spółki oraz sprawozdanie z badania. |
art. 68 ustawy o rachunkowości |
| 12. | Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający | Nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, tj. do 30 czerwca 2023 r. | art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Przez organ zatwierdzający - w myśl art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości - rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego. | |||
| 13. | Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostek kontynuujących działalność | Najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Jeśli np. sprawozdanie finansowe za 2022 r. zostanie zatwierdzone 7 czerwca 2023 r., to ostateczne zamknięcie ksiąg powinno nastąpić do 22 czerwca 2023 r. |
art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości |
| 14. | Złożenie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi wymaganymi dokumentami we właściwym rejestrze sądowym | W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli np. sprawozdanie finansowe spółki z o.o. za 2022 r. zostanie zatwierdzone 7 czerwca 2023 r., to należy je złożyć do rejestru przedsiębiorców KRS do 22 czerwca 2023 r. |
art. 69 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Obowiązek złożenia sprawozdania we właściwym rejestrze sądowym dotyczy jednostek gospodarczych wpisanych w tym rejestrze (np.: spółek z o.o., akcyjnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jawnych, partnerskich, spółdzielni oraz SP ZOZ). W rejestrze sądowym należy złożyć przede wszystkim następujące dokumenty: roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania (jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu), odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, sprawozdanie z działalności (jeśli jednostka na podstawie art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości była zobowiązana je sporządzać). Ponadto jednostka wraz z ww. dokumentami składa we właściwym rejestrze sądowym odmowę podpisu sprawozdania oraz oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości lub odmowę złożenia takiego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone. Złożenie dokumentów, o których mowa wyżej, następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Zamieszczone w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdanie finansowe lub sprawozdanie z badania jest przesyłane za pośrednictwem ww. systemu do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Jeżeli sprawozdanie finansowe za 2022 r. nie zostanie zatwierdzone do 30 czerwca 2023 r., to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z dokumentami, o których mowa w art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika to z treści art. 69 ust. 2 ww. ustawy. |
|||
| 15. | Złożenie rocznego sprawozdania finansowego (z wyjątkiem dodatkowych informacji i objaśnień do tego sprawozdania) wraz z innymi wymaganymi dokumentami do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym | W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Jeśli np. sprawozdanie finansowe za 2022 r. zostanie zatwierdzone 7 czerwca 2023 r., to należy je złożyć do ogłoszenia w MSiG do 22 czerwca 2023 r. |
art. 70 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości |
| Uwaga: Obowiązkiem publikacji w MSiG są objęte roczne sprawozdania finansowe jednostek, do których nie ma zastosowania art. 69 ustawy o rachunkowości (tj. jednostek niepodlegających wpisowi do rejestru sądowego), zobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego na podstawie art. 64 ustawy o rachunkowości. Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim spółek cywilnych oraz osób fizycznych. | |||
| 16. | Przekazanie rocznego sprawozdania finansowego do Szefa KAS przez podatników PIT | Przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania, tj. najpóźniej do 2 maja 2023 r. | art. 45 ust. 1, 5 i 8a updof |
| Uwaga: Podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe zobowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania, czyli do dnia 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na postawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Sprawozdania finansowe Szef KAS udostępnia naczelnikom urzędów skarbowych, naczelnikom urzędów celno-skarbowych, dyrektorom izb administracji skarbowej oraz ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych. Z uwagi na fakt, iż 30 kwietnia 2023 r. przypada w dzień wolny (niedziela), ostateczny termin przekazania rocznego sprawozdania finansowego do Szefa KAS przesuwa się na 2 maja 2023 r. (wtorek). |
|||
| 17. | Przekazanie rocznego sprawozdania finansowego wraz z innymi dokumentami do Szefa KAS przez podatników CIT, z wyłączeniem podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS | W terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. Jeśli np. sprawozdanie finansowe za 2022 r. zostanie zatwierdzone 14 czerwca 2023 r., to należy je złożyć do Szefa KAS do 29 czerwca 2023 r. |
art. 27 ust. 2 i 2b updop |
| Uwaga: Podatnicy CIT obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie finansowe, odmowę podpisu, o której mowa w art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia, o których mowa w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, jeżeli zostały one sporządzone, wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki - także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS nie dotyczy podmiotów zwolnionych podmiotowo z podatku oraz podmiotów, które na podstawie odrębnych przepisów mają obowiązek przekazywania sprawozdań finansowych do KRS. Sprawozdanie finansowe jest sporządzane w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości albo w formacie, o którym mowa w art. 45 ust. 1ga lub 1h tej ustawy. Obowiązek przekazania sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe nie są objęte obowiązkiem badania. | |||
| ||||||||||||
|
||||||||||||
