Wycena bilansowa środków pieniężnych w kasie i na rachunku bankowym

Środki pieniężne zgromadzone przez jednostkę w kasie i na rachunkach bankowych, zarówno w walucie polskiej, jak i obcej, podlegają wycenie nie rzadziej niż na dzień bilansowy w sposób określony w art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości, z uwzględnieniem art. 30 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. Przed dokonaniem wyceny należy ustalić zgodność rzeczywistego stanu środków pieniężnych z ich stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. W tym celu przeprowadza się roczną inwentaryzację środków pieniężnych w kasie - w drodze spisu z natury, a na rachunkach bankowych - poprzez potwierdzenie sald z bankiem. W niniejszym artykule omówimy zasady prezentacji środków pieniężnych w bilansie oraz przedstawimy, na przykładach liczbowych, w jaki sposób dokonać bilansowej wyceny środków pieniężnych posiadanych w walucie polskiej i walucie obcej.

1. Prezentacja środków pieniężnych w bilansie

W bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych prezentuje się w ramach inwestycji krótkoterminowych, jako krótkoterminowe aktywa finansowe. W pozycji B.III.1 lit. c) "Inwestycje krótkoterminowe - krótkoterminowe aktywa finansowe - środki pieniężne i inne aktywa pieniężne" wyróżnia się:

• środki pieniężne w kasie i na rachunkach,
• inne środki pieniężne,
• inne aktywa pieniężne.

Jako środki pieniężne w kasie i na rachunkach wykazuje się stan: gotówki w kasie, tj. banknotów i monet, posiadanych przez jednostkę w kasie na dzień bilansowy, wyrażonej zarówno w złotych polskich, jak i w walucie obcej, oraz środków pieniężnych zgromadzonych przez jednostkę na rachunku bieżącym i innych rachunkach bankowych, w tym na rachunku walutowym, na rachunku VAT oraz na wyodrębnionym rachunku środków pieniężnych ZFŚS i ZFRON.

Z kolei do innych środków pieniężnych zalicza się niekwalifikujące się do środków pieniężnych w kasie i na rachunkach bankowych środki pieniężne, w szczególności:

• środki pieniężne w drodze na dzień bilansowy, w tym utargi przekazane do banku, których wpływ na rachunek nie został potwierdzony do końca okresu rozliczeniowego, wypłaty z rachunku bankowego do kasy za pośrednictwem innej jednostki lub przelewy na rachunki bankowe w innych bankach,
• pełniące funkcję płatniczą np. weksle i czeki obce płatne w ciągu 3 miesięcy od dnia wystawienia,
• lokaty terminowe o terminie zapadalności krótszym niż 3 miesiące.

Natomiast inne aktywa pieniężne obejmują pozostałe aktywa pieniężne niekwalifikujące się do ww. pozycji, w tym np. weksle i czeki obce o terminie płatności dłuższym niż 3 miesiące, należne jednostce dywidendy od spółek, w których jednostka posiada udziały lub akcje.

Poniżej przedstawiamy fragment bilansu sporządzonego według załącznika nr 1, dotyczący prezentacji środków pieniężnych.

2. Wycena bilansowa środków pieniężnych na rachunku bankowym

Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości, środki pieniężne na rachunkach bankowych wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w wartości nominalnej. Przy czym wartość nominalna obejmuje również odsetki dopisane przez bank do stanu rachunków do dnia bilansowego lub dopisane przez samą jednostkę - w przypadku lokaty o terminie zapadalności krótszym niż 3 miesiące, jeśli termin tej lokaty na dzień bilansowy jeszcze nie minął. Obowiązek ten wynika z zasady memoriału określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości, która nakazuje ująć w księgach rachunkowych m.in. wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody, niezależnie od terminu ich zapłaty. Odsetki od lokat pieniężnych ustalone na dzień bilansowy, które nie stanowią na ten dzień należności jednostki, można księgować zapisem po stronie Wn konta 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe" (w analityce: Nienotyfikowane przez bank odsetki od lokat terminowych), w korespondencji ze stroną Ma konta 75-0 "Przychody finansowe".

Uwzględniając obowiązującą w rachunkowości zasadę memoriału, także prowizje i opłaty bankowe za prowadzenie firmowych rachunków bankowych zalicza się do kosztów okresu, którego te opłaty dotyczą. Jeśli bank nalicza prowizje i opłaty za okres poprzedni na początku następnego okresu sprawozdawczego, to do ujęcia prowizji i opłat za grudzień w księgach rachunkowych grudnia potrzebny będzie inny dokument niż wyciąg bankowy. Może to być dowód "PK - Polecenie księgowania". Ewidencja księgowa ujęcia w kosztach prowizji i opłat bankowych może w takim przypadku przebiegać z wykorzystaniem konta 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" lub 30 "Rozliczenie zakupu".

Przykład

Rozliczenie prowizji bankowej na przełomie dwóch lat obrotowych

I. Założenia:

1. Na wyciągu bankowym z rachunku bieżącego spółki za styczeń 2024 r. wskazano pobranie przez bank prowizji za prowadzenie tego rachunku, dotyczącej grudnia 2023 r., w wysokości: 100 zł. Spółka ujęła tę prowizję, na podstawie dowodu "PK - Polecenie księgowania", w księgach rachunkowych grudnia 2023 r.
2. Zgodnie z polityką rachunkowości, do rozliczenia prowizji bankowej na przełomie roku spółka wykorzystuje konto 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne". Ewidencję kosztów spółka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5, a jej rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach grudnia 2023 r.

B. Zapisy w księgach stycznia 2024 r.

Zwracamy uwagę, że na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, na ostatni dzień każdego roku obrotowego należy przeprowadzić inwentaryzację środków zgromadzonych na rachunkach bankowych drogą uzyskania od banków potwierdzeń prawidłowości stanu wykazanego w księgach rachunkowych jednostki. W praktyce uzgodnienie salda odbywa się na podstawie dokumentu przekazanego przez bank. Wyciąg przesłany przez bank powinien być sprawdzony przez jednostkę pod względem jego zgodności z księgami rachunkowymi. W przypadku wystąpienia rozbieżności, należy je bezwzględnie wyjaśnić. Jeśli bank nie prześle odpowiedniego wyciągu informującego o stanie salda, to jednostka powinna postarać się o jego uzyskanie.

Z art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika również obowiązek wyceny, nie rzadziej niż na dzień bilansowy, wyrażonych w walutach obcych składników aktywów i pasywów. W świetle tego przepisu środki pieniężne w walucie obcej znajdujące się na dzień bilansowy na rachunku walutowym należy wycenić po kursie średnim ogłoszonym na ten dzień dla danej waluty obcej przez NBP. Powstałe w związku z wyceną bilansową różnice kursowe zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych.

Przykład

Wycena bilansowa środków zgromadzonych na rachunku walutowym

I. Założenia:

1. Na 31 grudnia 2023 r. spółka posiadała na rachunku walutowym kwotę: 10.000 EUR, wycenioną po kursie: 4,5142 zł/EUR, co stanowiło równowartość: 45.142 zł.
2. Średni kurs NBP obowiązujący na 31 grudnia 2023 r. wynosił: 4,6049 zł/EUR (kurs przykładowy).
3. Wycena bilansowa środków na rachunku walutowym przebiegła następująco:

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

3. Wycena bilansowa środków pieniężnych w kasie

Środki pieniężne w kasie wycenia się według wartości nominalnej. Stan gotówki w kasie wynikający z ksiąg rachunkowych powinien być potwierdzony inwentaryzacją w drodze spisu z natury i zgodny ze stanem wykazanym w tym spisie na dzień bilansowy. Jak wynika bowiem z art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, aktywa pieniężne, przez które rozumie się m.in. krajowe środki płatnicze, a także waluty obce posiadane przez jednostkę, powinny być inwentaryzowane drogą spisu z natury na koniec każdego roku obrotowego.

Inwentaryzacja w drodze spisu z natury środków pieniężnych polega na ustaleniu rzeczywistego stanu przez ich przeliczenie oraz porównanie ze stanem księgowym, a następnie obliczeniu, wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic pomiędzy stanem księgowym a rzeczywistym. Jeśli jednostka prowadzi więcej niż jedną kasę, to inwentaryzację gotówki należy przeprowadzić we wszystkich kasach równocześnie, aby zapobiec przemieszczeniu gotówki z kasy do kasy. Inwentaryzacji środków pieniężnych w kasie dokonuje zespół spisowy w obecności kasjera. Z inwentaryzacji kasy sporządza się protokół. Przykład wypełnienia protokołu inwentaryzacji kasy przedstawiamy na kolejnej stronie:

Stan środków pieniężnych w kasie ustala się poprzez porównanie salda końcowego raportu kasowego ze stanem przeliczonej gotówki. Również rzeczywisty stan waluty obcej w kasie powinien być zgodny z jej stanem wykazanym w raporcie kasowym sporządzonym dla transakcji walutowych. Przy czym środki pieniężne w walucie obcej znajdujące się na dzień bilansowy w kasie walutowej należy wycenić w sposób określony w art. 30 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, tj. po kursie średnim ogłoszonym na ten dzień dla danej waluty przez NBP. Powstałe w związku z wyceną bilansową różnice kursowe zalicza się odpowiednio do przychodów lub kosztów finansowych.

Przykład

Wycena bilansowa gotówki w kasie walutowej

I. Założenia:

1. Stan gotówki w kasie walutowej jednostki na dzień 31 grudnia 2023 r., na podstawie przeprowadzonej na ten dzień inwentaryzacji kasy, wynosi: 120 EUR.
2. Wartość gotówki wyrażona w walucie polskiej po kursie sprzedaży banku zastosowanym przy zakupie tej waluty wynosi: 120 EUR × 4,4452 zł/EUR = 533,42 zł.
3. Na dzień 31 grudnia 2023 r. dokonano wyceny bilansowej posiadanej gotówki w walucie obcej. Średni kurs NBP na dzień bilansowy dla euro wynosił: 4,6049 zł/EUR (kurs przykładowy). W związku z tym wartość gotówki wyrażona w złotych na dzień 31 grudnia 2023 r. wynosi: 120 EUR × 4,6049 zł/EUR = 552,59 zł.
4. Powstała dodatnia różnica kursowa z wyceny bilansowej: (120 EUR × 4,6049 zł/EUR) - (120 EUR × 4,4452 zł/EUR) = 19,17 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: