Wakacyjna praca ucznia i studenta a ubezpieczenia w ZUS

1) Spółka z o.o. planuje zatrudnić na wakacje w ramach umowy zlecenia syna (w wieku 16 lat, ucznia liceum ogólnokształcącego) wspólnika tej spółki. Jakie obowiązki, w tym ubezpieczeniowe, musi spełnić?

Przez umowę zlecenia przyjmujący zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do dokonania określonej czynności prawnej dla zleceniodawcy (art. 734 § 1 K.c.). Z art. 735-750 K.c. oraz z orzecznictwa wynika, że charakteryzuje się ona:

• starannością działań (stąd nazywa się ją "umową starannego działania"), które mają doprowadzić do określonego skutku, przy czym za jego nieuzyskanie zleceniobiorca nie odpowiada, a jego odpowiedzialność ogranicza się do zasady starannego działania, określonej w art. 355 § 1 K.c. (por. wyrok SA w Gdańsku z 9 stycznia 2013 r., sygn. akt III AUa 1123/12 i postanowienie SN z 3 lipca 2012 r., sygn. akt II UK 60/12),
• powtarzalnością czynności w umówionym czasie (por. m.in. wyrok SN z 19 marca 2024 r., sygn. akt I USKP 138/23),
• odpłatnością, chyba że strony zastrzegą nieodpłatność,
• osobistą realizacją zlecenia, choć możliwe jest także powierzenie go innej osobie,
• brakiem podporządkowania, tj. samodzielnością w kształtowaniu sposobu, miejsca i czasu realizacji zlecenia, chociaż zleceniodawca może je wyznaczyć ze względu na charakter zlecenia (por. m.in. wyroki SN z 24 lutego 2021 r., sygn. akt III USKP 32/21, OSNP 2022/3/25 i z 21 lipca 2016 r., sygn. akt I UK 313/15),
• zachowaniem przez zleceniodawcę możliwości ogólnej kontroli (por. wyrok SN z 28 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 9/11).

Zleceniodawca może zawrzeć umowę zlecenia z osobą małoletnią (poniżej 18. roku życia) już od 13. roku życia, ponieważ wówczas nabywa ona ograniczoną zdolność do czynności prawnych (art. 15 K.c.). Potrzebna jest jednak zgoda jej przedstawiciela ustawowego albo opiekuna prawnego, a jeśli umowa już została podpisana - potwierdzenie jednej z tych osób (art. 17 i art. 18 § 1 K.c.). Przyjmując, że szesnastolatek z pytania pozostaje pod władzą rodzicielską rodziców, każde z nich jest jego przedstawicielem ustawowym i może zgodzić się na zawarcie umowy zlecenia (art. 98 § 1 K.r.o.). Zgoda nie wymaga żadnej szczególnej formy, gdyż nie jest ona też przewidziana do zawarcia umowy zlecenia (art. 63 K.c.).

Małoletni w wieku 16 lat może wprawdzie zawierać umowy należące do umów powszechnie zawieranych w drobnych bieżących sprawach życia codziennego bez zgody przedstawiciela ustawowego (art. 20 K.c.), jednak umowa zlecenia nie należy do tej kategorii umów. Jeśliby więc zawarł taką umowę bez wymaganej zgody, jej ważność zależałaby od potwierdzenia przez jego przedstawiciela ustawowego (art. 18 § 1 K.c.).

Czytelnik powinien pamiętać, żeby umowa zlecenia nie zastępowała umowy o pracę. Oznacza to, że małoletni nie powinien wykonywać pracy pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, za wynagrodzeniem (art. 22 § 1² K.p.). Ponadto w treści umowy zlecenia i sposobie jej realizacji nie mogą przeważać cechy charakterystyczne dla umowy o pracę, ponieważ wtedy jest to stosunek pracy, bez względu na nazwę umowy (art. 22 § 1¹ K.p.). Gdy analiza treści umowy (zwłaszcza sposobu jej wykonywania) wykaże jednakowe nasilenie umowy zlecenia i umowy o pracę, to o jej rodzaju decyduje zgodny zamiar stron i cel umowy (por. art. 65 K.c. i m.in. postanowienie SN z 4 kwietnia 2024 r., sygn. akt I USK 188/23).

Zwracamy uwagę! Przy umowie zlecenia nie stosuje się regulacji Kodeksu pracy. Jednak od tej zasady są dwa wyjątki, które dotyczą Czytelnika. Pierwszy jest zapisany w art. 304 § 1 i 3 K.p., który zobowiązuje pracodawców oraz przedsiębiorców niebędących pracodawcami, organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom wykonującym pracę w zakładzie lub w innym wyznaczonym miejscu. Obowiązek ten jest rozumiany bardzo szeroko i obejmuje m.in.:

• przeszkolenie z bhp,
• zapoznanie z zagrożeniami oraz sposobami ochrony przed ich negatywnym oddziaływaniem,
• przekazanie instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy.

Departament Prawny GIP w piśmie z 8 sierpnia 2007 r. w sprawie szkolenia bhp (znak GNP/426/4560-364/07/PE) podkreślił, że: "(...) Jednocześnie przepis (art. 304 K.p. - przyp. red.) nie rozstrzyga, w jaki sposób zostanie ten obowiązek zrealizowany. Jeżeli rodzaj wykonywanej pracy, stopień zagrożeń związanych z warunkami pracy lub przebiegiem procesów jest tak znaczny, że wskazane jest, aby nawet do doraźnego wykonywania tych prac lub przebywania w tych warunkach były dopuszczane wyłącznie osoby fizyczne mające odpowiedni stan zdrowia i przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, to pracodawca lub inny podmiot organizujący pracę może wymagać od osoby, z którą zawiera umowę cywilnoprawną (będącą podstawą wykonywania pracy przez samozatrudniającego), poddania się badaniu lekarskiemu lub szkoleniu w zakresie bhp. Wówczas osoba ta ma na podstawie art. 211 K.p. obowiązek odbyć szkolenie i poddać się badaniom lekarskim. (...)

Umowa łącząca podmioty może (i powinna) określać wszystkie kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Jeśli bowiem obowiązek zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy nie będzie zrealizowany właściwie, to podmiotem odpowiedzialnym będzie pracodawca (lub przedsiębiorca niebędący pracodawcą).".

Drugi wyjątek od niestosowania Kodeksu pracy dotyczy kontroli na obecność w organizmach młodocianych wykonujących umowy zlecenia alkoholu i środków podobnie do niego działających. Na podstawie art. 22^1h K.p., Czytelnik może stosować art. 22^1c-22^1f K.p. oraz rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika (Dz. U. poz. 317).

Określając w umowie zlecenia wynagrodzenie małoletniego, Czytelnik musi pamiętać o konieczności ustalenia jego wysokości za każdą godzinę wykonania zlecenia na poziomie co najmniej minimalnej stawki godzinowej, która w 2025 r. wynosi 30,50 zł/godz. Jest zwolniony z tego obowiązku jedynie w sytuacji zawarcia umowy zlecenia wymienionej w art. 8d ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773), dalej ustawy. Gdy nie korzysta z ww. zwolnienia, jest zobligowany do:

• wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej w formie pieniężnej (art. 8a ust. 5 ustawy),
• wypłaty wynagrodzenia w wysokości wynikającej z wysokości minimalnej stawki godzinowej co najmniej raz w miesiącu, jeśli zlecenie zawarto na okres dłuższy niż 1 miesiąc (art. 8a ust. 6 ustawy),
• przechowywania dokumentów określających sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia oraz dokumentów potwierdzających liczbę godzin wykonania zlecenia przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c ustawy).

Z kolei zleceniobiorca jest zobligowany do potwierdzania liczby wykonanych godzin zlecenia w sposób uzgodniony w umowie, a przy braku takiego zapisu - według reguł ustawowych (art. 8b ustawy).

Za wypłacanie zleceniobiorcy wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia w wysokości niższej niż minimalna stawka godzinowa grozi grzywna od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 8e ustawy).

Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne

Umowa zlecenia zawarta przez spółkę z 16-letnim synem wspólnika tej spółki, będącego uczniem, nie stanowi tytułu do ubezpieczeń społecznych. Zgodnie bowiem z art. 6 ust. 4 ustawy o sus, osoby wykonujące umowę zlecenia nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat. Nie podlegają one również ubezpieczeniu zdrowotnemu. Obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego, zgodnie z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e ustawy zdrowotnej, podlegają osoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, które są m.in. osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy zlecenia.

Szkoły ponadpodstawowe to czteroletnie liceum ogólnokształcące, pięcioletnie technikum, trzyletnia branżowa szkoła I stopnia, trzyletnia szkoła specjalna przysposabiająca do pracy, dwuletnia branżowa szkoła II stopnia, szkoła policealna dla osób posiadających wykształcenie średnie lub wykształcenie średnie branżowe, o okresie nauczania nie dłuższym niż 2,5 roku (art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe, Dz. U. z 2024 r. poz. 737 z późn. zm.). Rok szkolny we wszystkich szkołach i placówkach rozpoczyna się z dniem 1 września każdego roku, a kończy - z dniem 31 sierpnia następnego roku (art. 94 ustawy - Prawo oświatowe). Dla celów rozstrzygania obowiązku ubezpieczeń społecznych należy przyjąć, iż uczniem do 31 sierpnia każdego roku jest osoba, która:

• kontynuuje naukę w tej samej szkole,
• ukończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
• ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Osoba, która ukończyła naukę w szkole i przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, za ucznia jest uznawana do 30 września.

Wynagrodzenie uzyskiwane z umowy zlecenia nie podlega więc oskładkowaniu. Jest ono również wolne od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o pdof. W myśl tego przepisu, wolne od podatku dochodowego są przychody m.in. ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy, z umów zlecenia, o których mowa w art. 13 pkt 8 ustawy o pdof - otrzymane przez podatnika do ukończenia 26. roku życia, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 85.528 zł.

2) Osoba prowadząca działalność gospodarczą na okres od 1 lipca do 15 września 2025 r. zawarła umowę zlecenia z własną córką (w wieku 22 lat), która w czerwcu br. ukończyła studia pierwszego stopnia. Czy z umowy zlecenia podlega ona ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu? Nadmieniamy, że od 1 października 2025 r. rozpocznie ona studia drugiego stopnia.

Córka przedsiębiorcy z umowy zlecenia podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ubezpieczeniu wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Ubezpieczenia te powstają od dnia oznaczonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania (tu od 1 lipca 2025 r.) i trwają do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy. Ponadto może ona przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Powyższe wynika stąd, że w okresie przypadającym po ukończeniu studiów pierwszego stopnia, a przed rozpoczęciem studiów drugiego stopnia córka przedsiębiorcy nie ma statusu studenta.

Zgodnie z art. 109 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 z późn. zm.), dalej ustawy, osoba, która ukończyła studia pierwszego stopnia, zachowuje prawa studenta do dnia 31 października roku, w którym ukończyła te studia, z wyłączeniem prawa do świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4 tej ustawy (tj. stypendium socjalnego, stypendium dla osób niepełnosprawnych, zapomogi, stypendium rektora). Zdaniem ZUS, użyte w tym przepisie sformułowanie "zachowuje prawa studenta" nie jest tożsame z posiadaniem statusu studenta (por. poradnik ZUS pt. "Praca na podstawie umów cywilnoprawnych. Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu oraz ustalania podstaw wymiaru składek.", dostępny na stronie internetowej www.zus.pl).

Zwracamy uwagę! Dla celów ubezpieczeń społecznych ZUS uzna za studenta osobę od daty przyjęcia w poczet studentów uczelni i złożenia ślubowania. Jeżeli data ślubowania jest późniejsza niż dzień 1 października danego roku kalendarzowego, wówczas zwolnienie z obowiązku ubezpieczeń obejmuje także okres między 1 października a dniem ślubowania (por. powołany wyżej poradnik ZUS). Datą ukończenia studiów jest data złożenia egzaminu dyplomowego, a w przypadku studiów na kierunkach lekarskim, lekarsko-dentystycznym i weterynarii - data złożenia ostatniego wymaganego programem studiów egzaminu (art. 76 ust. 7 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Zleceniodawca na okres od 1 czerwca do 31 października 2025 r. zawarł umowę zlecenia z własną córką (w wieku 22 lat), która 24 czerwca 2025 r. zdała egzamin dyplomowy na studiach pierwszego stopnia, a od 1 października 2025 r. podejmie studia drugiego stopnia.

Z tytułu wykonywania umowy zlecenia osoba ta:

• od 1 do 24 czerwca 2025 r. nie podlegała ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• od 25 czerwca do 30 września 2025 r. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ubezpieczeniu wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, natomiast dobrowolnie ubezpieczeniu chorobowemu,
• od 1 do 31 października 2025 r. nie będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu.

3) Osoba prowadząca działalność gospodarczą na okres od 20 czerwca do 30 września 2025 r. zawarła umowę zlecenia z własną córką (w wieku 23 lat), która jest studentką. Ponieważ z córką prowadzi wspólne gospodarstwo domowe, czy powinna zgłosić ją do ubezpieczeń w ZUS jako osobę współpracującą?

Córka przedsiębiorcy, dla celów ubezpieczeń w ZUS, nie jest uważana za osobę współpracującą, lecz zleceniobiorcę.

Za osobę współpracującą z osobą prowadzącą pozarolniczą działalność uważa się m.in. dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, jeżeli pozostają z nią we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu tej działalności; nie dotyczy to osób, z którymi została zawarta umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego (art. 8 ust. 11 ustawy o sus).

Jeśli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących, dla celów ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego jest traktowany jako osoba współpracująca (art. 8 ust. 2 ustawy o sus).

Córka przedsiębiorcy pozostająca z nim we wspólnym gospodarstwie domowym podlegałaby ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu jako osoba współpracująca, gdyby przy prowadzonej działalności współpracowała bezumownie lub w ramach umowy o pracę. Przedsiębiorca zawarł zaś z nią umowę zlecenia. Zatem obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego należy rozstrzygać na zasadach właściwych dla zleceniobiorców. Fakt, że ma ona status studenta i nie ukończyła 26 lat skutkuje tym, że umowa zlecenia nie stanowi dla niej tytułu do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

4) Z tegorocznym maturzystą zawarliśmy umowę o pracę na okres od 16 czerwca do 31 sierpnia 2025 r. Czy powinniśmy zgłosić go do ubezpieczeń w ZUS, jeśli ma on ukończone 18 lat i od października 2025 r. podejmie studia?

Umowa o pracę stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych wszystkich ryzyk i ubezpieczenia zdrowotnego. Dla podlegania przedmiotowym ubezpieczeniom bez znaczenia jest, że osoba ta do 31 sierpnia 2025 r. (do 30 września 2025 r., gdy przedłoży zaświadczenie o przyjęciu na studia) ma status ucznia, który nie ukończył 26 lat.