W terminie do 31 marca 2024 r. należy podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. lub - w przypadku gdy któraś z osób zobowiązanych do podpisania tego sprawozdania nie zechce tego zrobić - dołączyć do niego odmowy podpisania sprawozdania. Jak prawidłowo podpisać sprawozdanie, z uwzględnieniem ułatwień dla członków zarządu, oraz złożyć odmowy podpisu?
Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.) kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. W odniesieniu do sprawozdania finansowego sporządzanego na koniec roku obrotowego przypadającego 31 grudnia 2023 r. termin na ostateczne zakończenie prac z tym związanych to 31 marca 2024 r. Zakończenie prac wieńczy podpisanie sprawozdania, więc do 31 marca 2024 r. sprawozdanie takie musi być podpisane przez wszystkie osoby do tego zobowiązane (przy czym daty składania poszczególnych podpisów mogą być różne). Jak wynika z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, zobowiązani do podpisania sprawozdania finansowego są kierownik jednostki (por. art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości) oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (por. art. 4 ust. 5 tej ustawy). Sprawozdanie finansowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (art. 52 ust. 2a ustawy).
W tym roku termin sporządzenia, a więc i podpisania sprawozdania finansowego przypada w niedzielę, a więc w dzień wolny od pracy. Gdy jednostka nie pracuje w dniach 30-31 marca 2024 r., sprawozdanie finansowe trzeba podpisać najpóźniej w piątek 29 marca 2024 r.
W poprzednich latach terminy wskazane w ustawie o rachunkowości dotyczące rocznych sprawozdań finansowych były przesuwane. Jednak już sprawozdanie finansowe za 2022 r. należało sporządzić w normalnym ustawowym terminie. Także w odniesieniu do sprawozdania finansowego za 2023 r. nie planuje się przesunięć terminów, co potwierdza odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 22 lutego 2024 r. na pytanie dziennikarzy zamieszczona na stronie internetowej resortu: eureka.mf.gov.pl (ID 579324).
Warto zauważyć, że w samym pliku XML sprawozdania finansowego istnieje pole do wskazania daty jego sporządzenia, wskazuje się ją także we wniosku o przyjęcie dokumentów finansowych do RDF. Zgodnie z wyjaśnieniami zawartymi na stronie internetowej Ministerstwa Finansów data ta powinna być traktowana jako oświadczenie wiedzy potwierdzające występowanie określonego stanu majątkowego i finansowego na konkretny dzień bilansowy, według wiedzy na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego. Stąd jest to data, w jakiej jednostka, tj. w praktyce najczęściej osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, ujęła zdarzenia mające wpływ na kształt sprawozdania, znane jednostce w tej właśnie dacie. Natomiast sprawozdanie finansowe jest kompletne i skutecznie sporządzone, gdy zostanie podpisane przez wszystkie osoby, które powinny je podpisać. Zatem za datę faktycznego sporządzenia sprawozdania finansowego pod kątem formalnoprawnym należy uznać datę złożenia pod nim ostatniego wymaganego podpisu.
Odnośnie daty sporządzenia sprawozdania należy jeszcze wskazać, że istnieją sytuacje, w których po terminowym sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem wystąpią okoliczności, w których sprawozdanie to wymaga korekty. Jest tak np. w sytuacji wykrycia istotnych błędów w pierwotnie sporządzonym sprawozdaniu. Wtedy, zgodnie z art. 54 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostka powinna otworzyć wstępnie zamknięte księgi rachunkowe i wprowadzić korektę błędu lub odpowiednio zmienić informację dodatkową (gdy są to zdarzenia niewpływające na stan wynikający z ksiąg) i sporządzić nowe sprawozdanie finansowe oraz zaopatrzyć we wszystkie niezbędne podpisy. Data sporządzenia (i podpisania) kolejnej wersji sprawozdania może wtedy przypadać po ostatecznym terminie określonym na jego sporządzenie, czyli w odniesieniu do sprawozdania za 2023 r. - po 31 marca 2024 r., i będzie to prawidłowa sytuacja, dopuszczona przepisami ustawy o rachunkowości. Wersję pierwotną sprawozdania, sporządzoną w ustawowym terminie, należy wówczas przechowywać dla celów dowodowych wraz z ostateczną wersją.
W klasycznej sytuacji sprawozdanie finansowe podpisać powinni kierownik jednostki - jeśli kierownictwo jednostki jest organem wieloosobowym, to wszyscy członkowie tego organu - oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przy czym do podpisania sprawozdania finansowego zobowiązane są osoby pełniące te funkcje na faktyczny dzień sporządzenia (podpisania) sprawozdania.
Ustawa o rachunkowości dopuszcza pewne ułatwienia w podpisywaniu sprawozdań finansowych. Dotyczą one wyłącznie kierownictwa jednostki będącego organem wieloosobowym - nie mają zastosowania do osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych ani do jednoosobowego kierownika jednostki. Zgodnie z art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości, jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości. Ważne jest tu zachowanie chronologii dat - najpierw trzeba uzyskać oświadczenia, a potem osoby wchodzące w skład wieloosobowego kierownictwa jednostki, które podpisują sprawozdanie, powinny je podpisać, co wynika z odpowiedzi zamieszczonej przez Ministerstwo Finansów na stronie internetowej resortu www.gov.pl/web/finanse/pytania-i-odpowiedzi-rachunkowosc.
Oświadczenia, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, są dołączane do sprawozdania finansowego. W ich treści wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Oświadczenia sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym albo sporządza się w postaci papierowej oraz opatruje własnoręcznym podpisem. Przy czym w tym drugim przypadku jedna z osób wchodzących w skład kierownictwa jednostki, podpisująca sprawozdanie finansowe, zapewnia sporządzenie ich elektronicznych kopii. Tak stanowi art. 52 ust. 2c-2e ustawy o rachunkowości.
Zarówno kierownik jednostki (gdy jest to organ wieloosobowy, to każdy z jego członków), jak i osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, mogą odmówić podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Zdarzyć się to może np. w sytuacji przejęcia stanowiska w trakcie roku i niepewności co do prawidłowości sprawozdania. W takiej sytuacji sporządzana jest odmowa podpisu sprawozdania finansowego lub odmowa złożenia oświadczenia w przypadku wskazanym w art. 52 ust. 2b ustawy o rachunkowości.
Do odmowy podpisu i odmowy złożenia oświadczenia odpowiednie zastosowanie ma wcześniej wspomniany art. 52 ust. 2c-2e ustawy o rachunkowości. Przy czym, jeśli osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, składa odmowę podpisania sprawozdania finansowego, w treści odmowy trzeba wskazać inne jednoznaczne i niebudzące wątpliwości kryteria umożliwiające powiązanie sprawozdania i sporządzanego dokumentu. Tak wynika z odpowiedzi Ministerstwa Finansów z dnia 28 stycznia 2022 r. na pytanie naszego Wydawnictwa w tej sprawie.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
