Refundacja kosztów na utworzenie miejsca pracy dla bezrobotnego w firmie osoby fizycznej

Szczegółowe zasady udzielania refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego reguluje ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2015 r. poz. 149), dalej zwana ustawą o promocji zatrudnienia, a także rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 kwietnia 2012 r. w sprawie dokonywania z Funduszu Pracy refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania środków na podjęcie działalności gospodarczej (Dz. U. poz. 457 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie refundacji. Na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia, starosta z FP może między innymi zrefundować podmiotowi prowadzącemu działalność gospodarczą koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego w wysokości określonej w umowie, nie wyższej jednak niż 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia.

Podstawą refundacji – w świetle § 4 rozporządzenia w sprawie refundacji – jest umowa zawarta przez starostę z podmiotem gospodarczym na piśmie, pod rygorem nieważności. Umowa taka powinna zawierać zobowiązanie podmiotu gospodarczego m.in. do:

• zatrudnienia na wyposażonym lub doposażonym stanowisku pracy w pełnym wymiarze czasu pracy skierowanego bezrobotnego przez okres co najmniej 24 miesięcy,
   
• utrzymania przez okres co najmniej 24 miesięcy stanowisk pracy utworzonych w związku z przyznaną refundacją,
   
• złożenia rozliczenia zawierającego zestawienie kwot wydatkowanych od dnia zawarcia umowy o refundację na poszczególne wydatki ujęte w szczegółowej specyfikacji,
   
• zwrotu otrzymanych środków wraz z odsetkami, w wysokości proporcjonalnej do okresu niezatrudniania na utworzonych stanowiskach pracy skierowanych bezrobotnych, w przypadku niespełnienia ww. warunków lub naruszenia innych warunków umowy,
   
• zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego, zgodnie z ustawą o VAT, podatku naliczonego dotyczącego zakupionych towarów i usług w ramach przyznanej refundacji.

Refundacja ze środków FP kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy jest dokonywana przez urząd pracy, dopiero po przedłożeniu przez przedsiębiorcę rozliczenia kwot wydatkowanych od dnia zawarcia umowy o refundację. Po ich poniesieniu przedsiębiorca (pracodawca) składa do urzędu pracy rozliczenie poniesionych kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy wraz z załączonymi kserokopiami faktur, rachunków, dowodami poniesienia wydatków, kopiami ewidencji środków trwałych i/lub wyposażenia. W zestawieniu przedsiębiorca wykazuje kwoty wydatków z uwzględnieniem podatku od towarów i usług (zob. § 5 ust. 5 rozporządzenia w sprawie refundacji). Rozliczenie powinno również zawierać oświadczenie, czy podmiotowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zawartego w wykazanych wydatkach lub prawo do zwrotu podatku naliczonego. Z przepisów rozporządzenia w sprawie refundacji wynika, że podmiot, który otrzymał refundację, jest zobowiązany do zwrotu równowartości odliczonego lub zwróconego podatku VAT naliczonego, dotyczącego zakupionych towarów i usług w ramach przyznanego dofinansowania (zob. § 4 ust. 2 pkt 6).

Środki pieniężne otrzymane jako refundacja wydatków poniesionych na zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych, w celu wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego – nie stanowią przychodu z działalności gospodarczej. Jednocześnie odpisy amortyzacyjne dokonywane od tych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych – nie stanowią kosztów uzyskania przychodów w części odpowiadającej poniesionym wydatkom zwróconym podatnikowi, między innymi w formie refundacji. Wynika to odpowiednio z treści art. 14 ust. 2 pkt 2 updof oraz art. 23 ust. 1 pkt 45 updof.

Zwracamy jednak uwagę, że przychód podatkowy wystąpi w przypadku otrzymania refundacji na wydatki inne niż środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne. W świetle art. 14 ust. 3 pkt 3a updof – do przychodów nie zalicza się zwróconych wydatków, które nie zostały wcześniej zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli w związku z utworzeniem stanowiska pracy zakupiono wyposażenie, i wydatek ten zaliczono do kosztów uzyskania przychodów, to otrzymana dotacja będzie stanowiła przychód podatkowy.

Na temat refundacji w świetle przepisów podatkowych można przeczytać w Biuletynie Informacyjnym nr 33 z 2014 r. na str. 9–15

Otrzymana refundacja w części dotyczącej zakupu wyposażenia (innego niż środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych), stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, a wydatki dotyczące tej części refundacji stanowią koszty uzyskania przychodów.

Faktury za zakupione składniki majątku w ramach umowy o refundację ujmuje się w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych określonych w polityce rachunkowości jednostki. Ewidencja księgowa może przebiegać następująco:

Wpływ przyznanej refundacji na rachunek bankowy ujmuje się w księgach, zapisem:

Przy czym dalsze rozliczenie konta 24 wymaga uwzględnienia art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika bowiem, że środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają kapitałów (funduszy) własnych, zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Następnie kwoty te stopniowo zwiększają pozostałe przychody operacyjne równolegle do odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych od środków trwałych sfinansowanych z tych źródeł.

Rozliczenie otrzymanej refundacji w części przeznaczonej na nabycie środków trwałych przebiega zapisem:

oraz zapis równoległy do odpisów amortyzacyjnych od tych środków trwałych:

Z kolei otrzymaną refundację w części przeznaczonej na nabycie składników majątku niezaliczonych do środków trwałych ujmuje się zapisem: Wn konto 24, Ma konto 76-0.

Na koncie 24 pozostanie saldo oznaczające równowartość VAT podlegającego odliczeniu. Saldo to zostanie rozliczone w momencie zwrotu kwoty VAT do urzędu pracy (Wn konto 24, Ma konto 13-0).

Zazwyczaj wpływ środków pieniężnych z tytułu refundacji następuje już po rozpoczęciu używania środków trwałych i dokonaniu pierwszych odpisów amortyzacyjnych. Odpisów amortyzacyjnych od aktywów trwałych sfinansowanych z FP dokonuje się na ogólnych zasadach, tj. zapisem: Wn konto 40-0 lub konto zespołu 5, Ma konto 07-1. Przy czym dla celów podatku dochodowego można wyodrębnić część odpisów amortyzacyjnych niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wydzielając odpowiednie konta analityczne w ramach konta 40-0 "Amortyzacja".

Dla celów bilansowych nie koryguje się dokonanych wcześniej odpisów amortyzacyjnych. W momencie otrzymania refundacji należy rozliczyć w księgach rachunkowych jej część przypadającą proporcjonalnie na dokonane już odpisy amortyzacyjne od momentu wprowadzenia środka trwałego do ewidencji do czasu otrzymania refundacji, jednym zapisem: Wn konto 84, Ma konto 76-0

Zwracamy uwagę, że w świetle przepisów podatkowych, jeśli jednostka otrzyma refundację po przyjęciu środka trwałego do używania i rozpoczęciu jego amortyzacji, to naliczone do tego czasu odpisy amortyzacyjne będzie musiała skorygować o ich część niestanowiącą kosztów uzyskania przychodów odnoszącą się do tej refundacji. Organy podatkowe wskazują na konieczność dokonania tej korekty wstecz, tzn. w okresach rozliczeniowych, w których odpisy te były zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Takie stanowisko zajął np. Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 20 marca 2014 r., nr IPTPB3/423-516/13-4/KJ.

Z kolei sądy administracyjne najczęściej prezentują odmienne stanowisko. Przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 20 stycznia 2015 r., sygn. akt I SA/Łd 1129/14 (orzeczenie nieprawomocne) orzekł, iż korekty kosztów należy dokonać w miesiącu otrzymania środków pieniężnych tytułem dotacji. Analogiczne stanowisko zajął Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 30 września 2014 r., sygn. akt II FSK 2024/14 (orzeczenie prawomocne).

Przykład

I. Założenia:

1. Przedsiębiorca (osoba fizyczna) prowadzący księgi rachunkowe podpisał ze starostą umowę o refundację, na mocy której powiatowy urząd pracy (PUP) zrefunduje 100% wydatków poniesionych na utworzenie nowego miejsca pracy dla 1 osoby bezrobotnej skierowanej przez PUP.

2. W celu wyposażenia nowego stanowiska pracy przedsiębiorca dokonał następujących zakupów udokumentowanych fakturami:

a) środek trwały o wartości: 9.000 zł netto,

b) pozostałe drobne wyposażenie zaliczone w ciężar kosztów w momencie zakupu o wartości: 3.000 zł netto,

c) VAT naliczony podlegający odliczeniu: 2.760 zł,

d) wartość brutto zobowiązania wobec dostawcy: 14.760 zł.

3. Środek trwały przyjęto do używania i rozpoczęto dokonywanie odpisów amortyzacyjnych od stycznia 2015 r., według rocznej stawki amortyzacyjnej w wysokości: 14%. Miesięczna kwota odpisu amortyzacyjnego wynosi: (9.000 zł × 14%) : 12 m-cy = 105 zł.

4. W marcu 2015 r. przedsiębiorca otrzymał refundację całości (100%) poniesionych wydatków w wysokości: 14.760 zł. W terminie określonym w umowie o refundację zwrócił kwotę VAT: 2.760 zł na rachunek bankowy PUP.

5. Przedsiębiorca prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, przy czym zakupy dotyczące refundacji rozlicza poprzez konto 30 "Rozliczenie zakupu" (w analityce: Zakupy – umowa o refundację). Zakupy dotyczące niskocennych składników majątku odnosi w koszty w momencie przekazania ich do używania, rozliczając konto 30.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: