Prowadzenie ksiąg rachunkowych opiera się na kilku procesach, które w przeważającej mierze są procesami składającymi się z czynności powtarzalnych, a więc poddających algorytmizacji. Z tego powodu do księgowości coraz szerzej wkracza automatyzacja, uwalniająca księgowych od monotonii ręcznego wprowadzania danych lub w znaczącym stopniu czynności te ograniczająca. Procesem równoległym i komplementarnym jest digitalizacja coraz większej ilości danych zewnętrznych, a także rozwój i integracja oprogramowania. Automatyzacja procesów księgowych nie jest czymś, co rozpoczęło się obecnie - w pewnych obszarach obecna jest już od długiego czasu. Może ona być rozpatrywana co najmniej na poziomach:
W niniejszym artykule przyjrzymy się wybranym zagadnieniom z tego obszaru.
Zakres automatyzacji procedur dostępnych na poziomie oprogramowania uzależniony jest od posiadanego oprogramowania i jego klasy, a także od umiejętności osób obsługujących te systemy. Najwięcej możliwości posiadają zintegrowane systemy klasy ERP, łączące w sobie moduł FK z szeregiem innych modułów niezbędnych w zarządzaniu firmą, np.;
Niekiedy jako osobny moduł funkcjonuje moduł rozrachunków, zazwyczaj z rozszerzonymi możliwościami analitycznymi.
Głównymi zaletami zintegrowanych rozwiązań jest wewnętrzna spójność pomiędzy poszczególnymi modułami oraz możliwość automatyzacji dekretacji. Przykładowo wprowadzenie do modułu kadrowo-płacowego nowo zatrudnianego pracownika powoduje, że pojawi się on w słowniku pracowników dostępnym z poziomu pozostałych modułów, w tym FK. Wprowadzenie w module handlowym nowego kontrahenta utworzy w ogólnym słowniku dedykowaną mu pozycję i jeśli do konta rozrachunków z tytułu dostaw i usług słownik ten jest podpięty jako analityka, to nowy kontrahent zacznie się pojawiać w tej analityce bez konieczności definiowania konta analitycznego. Wystawienie faktury sprzedaży w module handlowo-magazynowym będzie widoczne m.in. w module FK, gdzie możliwe jest zdefiniowanie dekretu dla danej grupy faktur. Dekretacja następuje wówczas wedle ustalonej definicji dekretu. Definiowanie dekretu - najogólniej rzecz biorąc - polega na tym, że do danego rodzaju dokumentu o statusie dokumentu księgowego (w systemach ERP nie wszystkie dokumenty mają taki status), np. do dokumentu zdefiniowanego jako faktura sprzedaży towarów podpina się definicję dekretu. Wówczas w definicji dekretu stają się widoczne poszczególne elementy faktury, jak np. wartość netto, VAT, wartość brutto, wartość sprzedanego towaru. Wystarczy następnie pod te pozycje podpiąć odpowiednie konta (odpowiednio: sprzedaży, VAT należnego i należności), wskazać stronę zapisu, określić treść operacji oraz jej składowe i wówczas wszystkie tego rodzaju dokumenty będą automatycznie dekretowane według nadanego w definicji dekretu schematu. Jeżeli moduł handlowo-magazynowy ustawiono tak, że wystawienie faktury powoduje od razu rozchodowanie sprzedanego towaru z magazynu, to w definicji dekretu wartość tę podpinamy odpowiednio do kont kosztu sprzedanych towarów i magazynu. Ta sama definicja dekretu będzie generowała automatycznie zapis księgowy dotyczący zarówno ujęcia samej sprzedaży, jak i kosztu sprzedanego towaru. Dekretacja taka może następować od razu albo zbiorczo, np. na koniec miesiąca.
Warto zauważyć, że przy zintegrowanych systemach wiele modułów współistniejących z modułem FK będzie mogło pełnić funkcję ewidencji analitycznych. Będą to choćby zasoby modułu magazynowo-handlowego, ewidencje płac modułu kadrowo-płacowego, ewidencje i plany amortyzacji modułu środków trwałych, raporty kasowe. Prostsze będzie także okresowe uzgadnianie obrotów i sald ewidencji analitycznych ze stanem stosownych kont księgowych. Z modułu handlowo-magazynowego wystarczy wygenerować zestawienie stanu magazynów na ostatni dzień miesiąca i porównać z odpowiednimi kontami zespołu 3 lub 6, czy tez porównać zestawienie sprzedaży z obrotami odpowiednich kont zespołu 7. Tego rodzaju procedury kontroli spójności należy przeprowadzać przed zamknięciem każdego miesiąca.
Ważne jest, aby przed zaksięgowaniem zadekretowanych automatycznie dokumentów przejrzeć zestawienie dekretów. Niektóre systemy sygnalizują ewentualne nieprawidłowości i oznaczają potencjalnie wadliwy dekret np. innym kolorem na liście zadekretowanych dokumentów. Jeśli takiej funkcjonalności nie wdrożono, to warto przejrzeć listę dekretacyjną przed zaksięgowaniem pod kątem kompletności i ewentualnych odstępstw od schematu.
|
Przykład W niewielkiej spółce handlowej zdefiniowano kilka dokumentów sprzedaży, w tym: krajowa sprzedaż towarów, sprzedaż eksportowa, sprzedaż środków trwałych. Operator systemu handlowo-magazynowego, wskutek pomyłki, do udokumentowania sprzedaży zbędnego środka trwałego użył formatu faktury sprzedaży krajowej towarów (formalnoprawna prawidłowość dokumentu jest mimo to zachowana). W module finansowo-księgowym pod ten dokument podpięty jest dekret emitujący zapisy na konta sprzedaży towarów i tak zostanie wstępnie zadekretowany. Nie wystąpi natomiast koszt własny sprzedaży towaru. Możliwa jest sytuacja, że system FK zasygnalizuje niekompletność danych do zdefiniowanego dekretu. Wówczas oczywiście należy ręcznie zmienić konto przychodów na pozostałe przychody operacyjne (i doksięgować LT). Jeśli zasygnalizowanie nie nastąpi, to wykrycie nieprawidłowości zależy od przejrzenia listy dekretacyjnej (jeden z dekretów będzie po prostu krótszy, wskazując na odchylenie od typowych zapisów) lub ujawni się w toku innych czynności analitycznych, np. zawyżona marża w miesiącu. Jeśli wartość przychodu ze sprzedaży środka trwałego nie jest znaczna, to błąd może nie zostać wykryty. |
Z uwagi na powyższe, istotne znaczenie mają zaplanowane procedury sprawdzenia automatycznych dekretów. Ostatecznie to księgowy (a nie operatorzy innych modułów) odpowiada za właściwe ewidencjonowanie zdarzeń i operacji gospodarczych i kontrolę w tym obszarze. Przed zamknięciem każdego miesiąca warto przeprowadzić co najmniej następujące procedury:
1) sprawdzić zgodność syntetyk z właściwymi analitykami;
2) wygenerować zestawienia obrotów i sald w momencie, gdy dokumenty są już zadekretowane, ale jeszcze niezaksięgowane oraz dokonać ich przeglądu pod kątem kompletności, nietypowych sald, znaczących odchyleń od wartości typowych, co pozwoli zidentyfikować ewentualne błędne dekretacje i je poprawić; w tym miejscu warto podkreślić, iż zestawienia obrotów i sald (oraz m.in. zapisy kont) można generować z tzw. bufora, który jest swego rodzaju prowizorium, gdzie dokumenty są zadekretowane, ale jeszcze nie są zaksięgowane (m.in. nie ma ich w dzienniku), bufor pozwala na ewentualną modyfikację dekretów, w tym tych generowanych automatycznie, przed ich zaksięgowaniem i zapisem w dzienniku (temu ostatniemu towarzyszy automatyczne nadane numeru zapisu księgowego - zob. art. 14 ust. 4 ustawy o rachunkowości);
3) przejrzeć listy dekretacyjne (są to zestawienia dekretów dla danego rodzaju dokumentów, pokazujące sposób dekretacji; listy te mogą zastąpić ręczną dekretację umieszczaną na dokumencie).
Nie należy bezrefleksyjnie zakładać, że skoro "dekretuje się samo", to dekrety te są zawsze i wszystkie poprawne. Może wystąpić błąd po stronie operatora sporządzającego dokument źródłowy, może wystąpić sytuacja nietypowa, coś może się nie zadekretować lub zadekretować podwójnie, nie do tego okresu, czy w końcu ktoś może przypadkowo lub celowo zmodyfikować definicję dekretu. Z tego względu edycja definicji dekretów powinna być udostępniona tylko osobom do tego upoważnionym, przy czym nie musi oznaczać to równoczesnej blokady możliwości ingerencji w automatycznie wygenerowany zapis księgowy na etapie, gdy jeszcze jest w buforze. Zwykle ręczna poprawka dekretu automatycznego jest opatrywana na liście dekretacyjnej odpowiednim symbolem.
Inne obszary, w których dzięki automatyzacji oszczędzamy czas oraz zmniejszamy ryzyko błędów, to przykładowo:
1) księgowanie naliczanej w systemie (module) EŚT amortyzacji - zdefiniowany dekret wygeneruje zapisy obciążające konto kosztów w zespole 4 oraz uznający konto umorzenia; przy czym dla celów amortyzacji wartości firmy należy podstawić odrębną definicję dekretu (w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych); odmienne będą też dekrety dla amortyzacji inwestycji w nieruchomości czy wartości niematerialnych i prawnych; odpowiednią definicję dekretu przypisuje się zazwyczaj w module EŚT podczas wprowadzania nowego środka trwałego; jeżeli środek trwały był dotowany, możliwe będzie uzupełnienie definicji dekretu tak, by równolegle do odpisu umorzeniowego następowało ujęcie przeniesienia odpowiedniej kwoty dotacji z rozliczeń międzyokresowych przychodów do pozostałych przychodów operacyjnych oraz emisja odpowiednich zapisów do zespołu pozabilansowego, jeśli jest on stosowany do ujmowania różnic w ścieżce księgowej i podatkowej;
2) automatyzacja identyfikacji i księgowania różnic kursowych zarówno tych powstających na rozrachunkach, jak i na rachunkach bankowych i kasach walutowych - wymaga to zaprojektowania kilku definicji dekretów, gdyż inne będą dla każdej z podanych kategorii, ponadto mogą wystąpić różnice dodatnie albo ujemne; niektóre zaawansowane rozwiązania pozwalają na osadzenie w jednej definicji dekretu kilku wzorców dekretów, dobieranych automatycznie w zależności od zmiennej jaka wystąpiła w dekretowanym dokumencie (dekretowanie warunkowe);
3) księgowanie odpisów rozliczeń międzyokresowych;
4) księgowanie list płac.
Zasadniczo automatyczne dekrety można stosować dla każdego procesu powtarzalnego. Warto wspomnieć, że stosowane w systemie definicje dekretów powinny zostać załączone do polityki rachunkowości. Jako algorytmy przetwarzania danych są bowiem jej elementem (por. art. 10 ust. 3 lit. c ustawy o rachunkowości).
Coraz więcej danych i dokumentów finansowych posiada postać cyfrową lub może do takiej postaci zostać przetworzona. Najbardziej typowe obszary to pliki JPK (szczególnie JPK_V7 i JPK_Faktura) oraz zestawienia operacji bankowych, a od niedawna także - póki co jeszcze nieobowiązkowe - faktury elektroniczne tworzone w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Dane zewnętrzne mogą zostać pobrane ze źródła zewnętrznego, skonwertowane do postaci zapisów księgowych, a następnie zadekretowane (automatycznie lub ręcznie) i po weryfikacji zaksięgowane. Istotne znaczenie ma tu art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, w myśl którego przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
1) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;
2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;
3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;
4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Procedury księgowania w oparciu o zewnętrzne dane elektroniczne szczególnie często występują w biurach rachunkowych.
|
Przykład Firma korzystająca z usług biura rachunkowego przekazuje do tego biura dokumenty sprzedaży w postaci faktur, a także przesyła comiesięcznie plik JPK_V7, który biuro rachunkowe, przy użyciu posiadanego narzędzia konwertującego, przetwarza na zapisy księgowe. Należy tak zaprojektować procedurę w tym obszarze, by mieć pewność co do tego, że przekazany do biura plik jest plikiem kompletnym i ostatecznym, tj. po jego wygenerowaniu pracownicy klienta tracą możliwość edycji dokumentów wpływających na zawartość zbioru. Procedura może opierać się na zamykaniu miesiąca na poziomie aplikacji klienta. Należy wykluczyć sytuację, że po przekazaniu lub udostępnieniu biuru rachunkowemu pliku JPK operator poprawi coś na fakturze objętej plikiem (niekiedy jest to stosowanie celem eliminacji wystawiania faktur korekt bądź not korygujących). |
Po wykonaniu procedur związanych z zamknięciem roku księgowego sporządzane jest, w oparciu o zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej, roczne sprawozdanie finansowe, w tym bilans oraz rachunek zysków i strat. Na tym etapie dane nie mogą znajdować się w buforze - należy je wszystkie zaksięgować sprawdzając, czy gdzieś nie ma jeszcze dokumentów o statusie "zadekretowane" (lub "w buforze"), zamiast "zaksięgowane". Celowe będzie także sprawdzenie, czy obroty zestawienia obrotów i sald są zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych - zgodności takiej wymaga art. 18 ustawy o rachunkowości.
Automatyczne generowanie bilansu opiera się o zdefiniowanie w systemie powiązań sald kont aktywów i pasywów z właściwymi pozycjami bilansu. To samo dotyczy rachunku zysków i strat, przy czym tu przyporządkowywane są obroty narastająco kont wynikowych. Dla niektórych pozycji wymagane jest przypisanie do przychodów albo kosztów operacji zsaldowanych - przykładem będzie tu wynik na różnicach kursowych. Generując automatyczne sprawozdanie zawsze należy:
Ten drugi punkt jest szczególnie istotny. Niektóre systemy FK (w tym także te dość często spotykane w jednostkach) nie posiadają procedur kontroli wewnętrznej spójności matematycznej sprawozdania (lub procedury te są niewystarczające) i są w stanie "puścić" bez sygnalizacji błędu sprawozdanie, gdzie nie grają np. sumy poszczególnych elementów podrzędnych lub wynik finansowy w pasywach z wynikiem netto rachunku zysków i strat. Błędy takie, jeśli nie zostaną wyłapane przez księgowość, ujawnią się dopiero przy badaniu sprawozdania (biegli rewidenci zazwyczaj dysponują specjalistycznymi narzędziami wychwytującymi takie stany), jednak nie wszystkie jednostki są audytowane. Odpowiedzialność za poprawność i rzetelność sprawozdania ponosi osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a nie algorytmy oprogramowania, które mogą być niewystarczające, nieaktualne lub błędne.
W przyszłości należy spodziewać się dalszej automatyzacji procedur księgowych. Kamieniem milowym będzie wprowadzenie obowiązkowego systemu KSeF, pozwalającego na import również dokumentów zewnętrznych obcych w postaci faktur zakupowych (kosztowych), które do tej pory zazwyczaj dekretowało się ręcznie. Otworzy to szerokie możliwości automatyzacji kolejnych obszarów, w tym tworzenia zaawansowanych procedur rozpoznawania dokumentu i automatycznego proponowania właściwej definicji dekretu. Możliwe tu będzie wykorzystanie tzw. sztucznej inteligencji, która wspomoże (ale nie zastąpi) pracy księgowych. Ewoluować będzie także rola tych ostatnich - zmaleje ich rola jako operatorów wprowadzających dane do systemów FK, a wzrośnie rola w zakresie projektowania procedur informatycznych w odniesieniu do spływających do systemów FK potoków danych cyfrowych. Dlatego podnoszenie kompetencji w tym obszarze jest już teraz nieodzowne.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
