Wydatki związane z bezpieczeństwem i higieną pracy w księgach rachunkowych

Do jakiego rodzaju kosztów zaliczyć badania wstępne i szkolenia bhp przeprowadzone dla nowo zatrudnionych pracowników - w pozostałe koszty rodzajowe, czy świadczenia na rzecz pracowników? Za szkolenie bhp oraz za badania lekarskie otrzymaliśmy faktury. Prowadzimy ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4. Jak to zaksięgować?

Stosownie do przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) - zwanej dalej K.p. - pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki (zob. art. 207 § 2 K.p.).

Na podstawie art. 207 § 2¹ K.p. koszty działań podejmowanych przez pracodawcę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy nie mogą obciążać pracowników.

Wśród świadczeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy wyróżnić można, np.: wydatki na szkolenia pracowników w zakresie bhp oraz ochrony przeciwpożarowej, wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie, odzież ochronną i roboczą, odpowiednie napoje (np. mleko, kawa, herbata, zimne napoje w czasie upałów), posiłki profilaktyczne wydawane pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, środki czystości, czy materiały opatrunkowe do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku.

Na koncie 40-5, oprócz świadczeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, ujmuje się w szczególności składki na ubezpieczenia społeczne stanowiące koszt pracodawcy, świadczenia urlopowe, obowiązkowe odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, ekwiwalenty za używanie przez pracowników własnej odzieży i obuwia lub za pranie odzieży otrzymanej od zakładu pracy i wiele innych. W związku z tym, iż konto to charakteryzuje się dużą różnorodnością świadczeń na nim ujmowanych, jednostki najczęściej tworzą konta analityczne do konta 40-5 w zależności od swoich potrzeb.

Na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z zatrudnieniem nowego pracownika. Osoba przyjmowana do pracy podlega wstępnym badaniom lekarskim zaliczanym do badań profilaktycznych, które wykonywane są na koszt pracodawcy (por. art. 229 K.p.). Ponadto przed dopuszczeniem pracownika do pracy, powinien on odbyć wstępne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, o którym mowa w art. 237³ § 2 K.p. Zaświadczenie o zdolności do pracy wystawione przez lekarza medycy pracy oraz zaświadczenia o odbytym szkoleniu z zakresu bhp przechowuje się w aktach osobowych pracownika. Szczegółowe zasady, tryb przeprowadzania i sposób dokumentowania badań profilaktycznych reguluje rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie Pracy (Dz. U. nr 69, poz. 332 z zm.). Z kolei szkolenia bhp zostały szczegółowo uregulowane rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. nr 180, poz. 1860 ze zm.).

Ewidencję księgową poniesionych kosztów związanych z zatrudnieniem nowych pracowników, tj. szkolenia z zakresu bhp oraz wstępnych badań profilaktycznych, przedstawia poniższy przykład.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. "ABC" skierowała dwie osoby przyjmowane do pracy na wstępne badania lekarskie (badania profilaktyczne), za których wykonanie otrzymała fakturę na kwotę: 200 zł (usługa zwolniona z VAT).
    
2. Przed dopuszczeniem do pracy nowo zatrudnieni pracownicy przeszli wstępne szkolenie w dziedzinie bhp. Za przeprowadzone szkolenie spółka otrzymała fakturę na kwotę: 400 zł (usługa zwolniona z VAT).
    
3. Jednostka prowadzi działalność handlową i księguje koszty tylko w układzie rodzajowym (zespół 4) oraz sporządza rachunek zysków i strat w wersji porównawczej.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jak zaksięgować fakturę za przekazywaną pracownikom wodę mineralną? Czy trzeba sporządzić fakturę wewnętrzną i zaksięgować VAT?

Obowiązek zapewnienia wszystkim pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów, a pracownikom zatrudnionym na stałe lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych oprócz wody, także innych napojów wynika z art. 237¹⁵ § 1 K.p. oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz. U. nr 60, poz. 279). W § 4 ust. 1 tego rozporządzenia określono w jakich warunkach pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom napoje, których rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy, w tym na przykład zatrudnionym przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 KJ) u mężczyzn oraz 1.000 kcal (4.187 KJ) u kobiet, czy też przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10^o C lub powyżej 25^o C.

Ewidencję księgową przekazania pracownikom wody pitnej i innych napojów w ramach obowiązków pracodawcy z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka produkcyjna zakupiła w sierpniu 2012 r. wodę pitną i inne napoje dla pracowników zatrudnionych okresowo w warunkach ocenionych jako szczególnie uciążliwe. Faktura VAT dokumentująca zakup napojów opiewała na kwotę brutto: 861 zł, w tym VAT: 161 zł.
    
2. Pracownikom zatrudnionym przy pracach na otwartej przestrzeni wydano z magazynu wodę i napoje o wartości: 400 zł.
    
3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5. Napoje przyjmuje do magazynu i prowadzi ich ewidencję w cenach zakupu.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W jednostkach, które nie prowadzą magazynu lub przyjęły rozwiązanie ewidencyjne polegające na tym, że wodę i inne napoje przekazują pracownikom z pominięciem magazynu, kwotę netto z faktury (w przykładzie: 700 zł) przeksięgowuje się z konta 30 "Rozliczenie zakupu" bezpośrednio w ciężar kosztów, zapisem:

oraz równolegle:

Powyższy zapis zastąpi więc operację 2 i 3 z przykładu.

Pracodawca zwraca pracownikom koszty szkieł korekcyjnych do wysokości 300 zł. Jak zaksięgować i udokumentować taki zwrot wydatków, gdy rachunki przedstawiane przez pracowników wystawione są na większe kwoty?

Z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. nr 148, poz. 973) wynika, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego (zob. § 8 ust. 2 tego rozporządzenia).

Rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nie określa kwoty podlegającej refundacji w związku z zakupem okularów korekcyjnych. Decyzja ta należy do pracodawcy, który może pokryć koszty w pełnej wysokości, bądź określić procentowy lub kwotowy limit w ponoszeniu tych kosztów.

W sytuacji gdy faktura dokumentująca zakup okularów dla pracownika wystawiona jest na firmę, wówczas nie ma przeszkód, aby firma odliczyła VAT z takiej faktury. Warunkiem prawa do odliczenia VAT jest związek nabywanych przez firmę towarów i usług z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT (por. art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).

Jeżeli koszty zakupu okularów pracodawca pokrywa do wysokości określonego limitu, to kwotę VAT podlegającą odliczeniu należy ustalić w proporcji do kosztów zwracanych pracownikowi, czyli kosztów poniesionych przez jednostkę.

Przykład

I. Założenia:

1. Lekarz okulista w ramach okresowych badań profilaktycznych zalecił pracownikowi stosowanie okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze ekranowym. Pracownik zakupił zalecane okulary i przedstawił pracodawcy (spółka z o.o.) fakturę na kwotę: 540 zł (w tym VAT: 40 zł).
    
2. Pracodawca finansuje zakup okularów korekcyjnych do wysokości: 300 zł. Kwota dofinansowania została wypłacona pracownikowi gotówką.
    
3. Spółka prowadzi ewidencję kosztów tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

Jeśli pracownik przedstawi fakturę za okulary wystawioną na swoje imię i nazwisko zamiast na pracodawcę, to jednostce - zgodnie z ustawą o VAT - nie będzie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ewidencja księgowa faktury dotyczącej zwrotu za okulary korekcyjne będzie przedstawiać się wtedy następująco: