Koszty zakupu obuwia roboczego przez przedsiębiorcę

Prowadzę działalność gospodarczą w formie warsztatu samochodowego, a z podatku dochodowego rozliczam się na podstawie zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Na potrzeby tej działalności kupuję obuwie robocze, a konkretnie obuwie wojskowe (standardowe buty w okresie zimowym nie chronią należycie przed zimnem i wodą). Czy wydatki poniesione na zakup obuwia roboczego mogę zaliczać do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktury VAT?

Obowiązki pracodawcy wynikające z prawa pracy

Zgodnie z dyspozycją art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca ustala rodzaje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne w związku z art. 237⁶ i art. 237⁷ K.p. oraz przewidywane okresy używania odzieży i obuwia roboczego.

Zasady wyposażania pracowników w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy bądź zarządzeniem wewnętrznym.

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy.

Dla każdego pracownika pracodawca powinien prowadzić kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej (wymaga tego § 8 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy… - Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów podatkowych

W świetle definicji kosztów uzyskania przychodów, zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, oraz utrwalonej linii orzecznictwa sądów administracyjnych i interpretacji dokonywanych przez organy podatkowe należy uznać, iż o zakwalifikowaniu określonego wydatku do kosztów podatkowych decyduje spełnienie przede wszystkim następujących przesłanek:

• wystąpienie obiektywnie zauważalnego związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem danego wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zwiększeniem ich wysokości lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów,
   
• istnienie racjonalnego, z ekonomicznego punktu widzenia, uzasadnienia do poniesienia określonego wydatku,
   
• niewymienienie konkretnej kategorii wydatków w zamieszczonym w art. 23 ustawy o PDOF katalogu wydatków i kosztów, które w żadnych okolicznościach i niezależnie od celu ich poniesienia, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
   
• odpowiednie udokumentowanie poniesienia wydatków.

Wydatki na zakup obuwia roboczego

Wydatki poniesione na zakup obuwia roboczego, w które zgodnie z przedstawionymi wyżej przepisami prawa pracy pracodawca ma obowiązek zaopatrzyć pracowników - spełniają przesłanki wyrażone w definicji kosztów podatkowych.

Tym samym nie ma przeszkód natury prawnej, aby wydatki na zakup obuwia roboczego dla pracowników pracodawca uwzględnił w kosztach uzyskania przychodów.

Powyższy pogląd znajduje potwierdzenie m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 31 maja 2012 r., nr IPTPB3/423-86/12-4/GG.

Jeżeli zaś z obuwia roboczego korzysta przedsiębiorca, który osobiście wykonuje prace związane z prowadzoną działalnością gospodarczą - to wprawdzie przepisy prawa pracy nie regulują wprost tej kwestii, ale obowiązek w tym zakresie wynika z dyspozycji art. 304¹ K.p. w związku z art. 211 K.p.

Na gruncie przepisów o podatku dochodowym nie ma zakazu kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup obuwia roboczego dla przedsiębiorcy wykonującego określone prace w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Wydatki poniesione na zakup obuwia roboczego używanego przez przedsiębiorcę, który w ramach prowadzonej działalności osobiście wykonuje prace wymagające takiego obuwia dla zachowania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, spełniają zatem przesłanki art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, a tym samym mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Taki pogląd wyraził również Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 21 stycznia 2011 r., nr ILPB1/415-1201/10-4/AGr.

Trzeba jednak pamiętać, że obuwie robocze powinno spełniać wymagania określone w ww. przepisach i mieć właściwości użytkowe dostosowane do specyfiki warunków pracy. Obuwie robocze musi zatem posiadać cechy pozwalające na obiektywne uznanie, że rzeczywiście służy ono do wykonywania określonej pracy, a nie do celów osobistych.

W razie ewentualnego sporu z organami podatkowymi co do celowości poniesienia konkretnego wydatku, to na podatniku ciąży obowiązek wykazania, iż dany wydatek był uzasadniony z ekonomicznego punktu widzenia i wynikał z charakteru prowadzonej działalności gospodarczej.

Dowody księgowe

Stosownie do postanowień § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, podstawowym dokumentem pozwalającym na zaewidencjonowanie poniesionego wydatku w kosztach podatkowych jest faktura VAT. Zatem w sytuacji przedstawionej w pytaniu wydatki poniesione na zakup obuwia roboczego dla pracowników (oraz ewentualnie dla przedsiębiorcy) ujmuje się w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" podatkowej księgi przychodów i rozchodów - na podstawie faktury VAT.