W grudniu 2012 r. wpłaciliśmy zaliczkę (3.500 zł) na zakup licencji oprogramowania sklepu internetowego. Pozostałą część zapłacimy po wykonaniu całości oprogramowania. Czy wydatki te można zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, czy do podlegających amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych?
| Wydatek na zakup licencji programu komputerowego, o ile spełnia definicję wartości niematerialnej i prawnej, a jego wartość jest wyższa niż 3.500 zł - nie może być jednorazowo odniesiony w koszty uzyskania przychodów, lecz podlega amortyzacji. |
W myśl definicji zawartych w ustawach o podatku dochodowym, przez podlegające amortyzacji wartości niematerialne i prawne (dalej: wnip) rozumie się nabyte i nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania m.in.:
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu czy dzierżawy.
W przypadku, gdy wartość początkowa licencji (programu) nie przekracza 3.500 zł, wówczas wydatki na jej nabycie mogą być odniesione bezpośrednio w koszty uzyskania przychodu w miesiącu oddania jej do używania (por. art. 16d ust. 1 ustawy o PDOP oraz art. 22d ust. 1 ustawy o PDOF). Podatnicy mogą również wydatek nieprzekraczający 3.500 zł zaliczyć do wnip i amortyzować. Wówczas odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo w miesiącu oddania do używania takiej wnip albo w miesiącu następnym, albo na zasadach ogólnych dotyczących wnip o wartości przekraczającej 3.500 zł (czyli począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wnip wprowadzono do ewidencji do końca miesiąca, w którym nastąpi zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową wnip).
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOP oraz art. 22m ust. 1 pkt 1 ustawy o PDOF, okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich nie może być krótszy niż 24 miesiące (taki sam okres amortyzacji może być przyjęty dla celów bilansowych). Do wnip nie stosuje się metody degresywnej, indywidualnego ustalania stawek, podwyższenia stawek ze względu na intensywność i warunki ich używania, a także jednorazowego odpisu przewidzianego dla podmiotów rozpoczynających działalność i małych podatników.
Również w myśl przepisów ustawy o rachunkowości, licencje na programy komputerowe czy autorskie prawa majątkowe mogą być kwalifikowane do wartości niematerialnych i prawnych.
Odnosząc powyższe do sytuacji opisanej w pytaniu, można stwierdzić, że o ile przewidywany okres wykorzystania nabywanego oprogramowania przekracza 12 miesięcy, będziemy mieli do czynienia z nabyciem wartości niematerialnej i prawnej. Ponieważ jednak dokonana w roku ubiegłym wpłata stanowiła zaliczkę (która co do zasady nie podlega odniesieniu w koszty), do chwili zakończenia prac związanych z uruchomieniem oprogramowania nie można takiego wydatku odnieść na konto 02 "Wartości niematerialne i prawne" i rozpocząć amortyzacji. Nie można również, np. w związku z krótkim przewidywanym okresem użytkowania (krótszym niż rok) czy też niską wartością (nieprzekraczającą 3.500 zł), dokonać rozliczenia takiego wydatku (zaliczki) bezpośrednio w koszty uzyskania przychodów.
W każdym bowiem przypadku rozliczenie zaliczki (czy to bezpośrednio w koszty, czy za pośrednictwem odpisu amortyzacyjnego) może nastąpić dopiero po przyjęciu wnip do używania.
W ewidencji księgowej zapłatę zaliczki (oraz pozostałej części zobowiązania) za wykonanie oprogramowania sklepu internetowego oraz przyjęcie programu do używania można zaksięgować następująco:
| 1. Wpłata zaliczki: |
| - Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki", - Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący". |
| 2. Faktura zaliczkowa: |
| • jeżeli jednostka stosuje konto 30 "Rozliczenie zakupu": |
| a) wartość brutto faktury: Wn konto 30, Ma konto 24, |
| b) VAT naliczony podlegający odliczeniu: Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie", Ma konto 30; |
| • jeżeli jednostka nie stosuje konta 30, księgowaniu na podstawie otrzymanej faktury podlegać będzie wyłącznie kwota VAT: Wn konto 22-1, Ma konto 24. |
|
Zaliczki przekazane na poczet dostaw wnip, które do dnia bilansowego nie zostały zrealizowane, wykazuje się w aktywach bilansu w pozycji A.I.4. "Zaliczki na wartości niematerialne i prawne". Przy czym kwoty tych zaliczek figurują na dzień bilansowy jako saldo Wn konta 24 "Pozostałe rozrachunki" lub 30 "Rozliczenie zakupu".
|
| 3. Zakończenie prac i przyjęcie oprogramowania do używania: |
| - Wn konto 02 "Wartości niematerialne i prawne", - Ma konto 30 lub 24. |
| 4. Odpis amortyzacyjny: |
| - Wn konto 40-0 "Amortyzacja", - Ma konto 07-2 "Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych". |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
