Szkolenia pracownicze w kosztach i przychodach

Wydatki związane z finansowaniem szkoleń pracowniczych pojawiają się w większości firm będących pracodawcami. Zarówno dla firmy je finansującej, jak i szkolącego się pracownika nie pozostają one obojętne podatkowo.

Wydatki pracodawcy

Bez wątpienia koszty podatkowe przedsiębiorcy stanowią wydatki na sfinansowanie szkoleń pracowniczych, których obowiązek przeprowadzenia nakładają na niego przepisy prawa pracy. Są to m.in. szkolenia w zakresie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Kodeks pracy zobowiązuje równocześnie pracodawców do wspierania pracowników w procesie podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Z art. 103¹ § 1 K.p. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.) wynika, że pojęcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych ma bardzo szeroki zakres i oznacza zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.

Konieczność stałego dokształcania i doskonalenia umiejętności zawodowych często jest związana potrzebami rynku, zmieniającymi się szybko technologiami lub wynika z charakteru wykonywanej pracy. Te właśnie przesłanki mają kluczowe znaczenie przy podejmowaniu przez pracodawców decyzji o finansowaniu pracownikom nieobowiązkowych szkoleń. Pracodawcy uważają je bowiem za narzędzie służące umocnieniu pozycji rynkowej poprzez podnoszenie jakości świadczonych usług czy oferowanych wyrobów, a w konsekwencji wzrost własnej konkurencyjności. Niebagatelną zachętą do podejmowania tego typu działań jest perspektywa rozliczenia podatkowo wydatków ponoszonych na ten cel w kosztach uzyskania przychodów.

W kosztach na zasadach ogólnych

Oczywiście, jak wszelkie inne wydatki dokonywane w prowadzeniu działalności gospodarczej, również wydatki przedsiębiorcy na szkolenia pracownicze mogą stanowić koszty uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy spełniają definicję kosztu podatkowego, o której mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o pdof i odpowiednio art. 16 ust. 1 ustawy o pdop. Dlatego też, dokonując oceny wydatków poniesionych na sfinansowanie kosztów szkolenia pracownika, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę relacje występujące pomiędzy przedmiotem tego szkolenia a zakresem obowiązków służbowych pracownika wynikającym z umowy o pracę oraz z rodzaju i charakteru działalności prowadzonej przez pracodawcę.

Stąd, o ile można wykazać istnienie takiego związku, to należy uznać, że wydatki pracodawcy na ten cel stanowią dla jego firmy koszty podatkowe. Przykładowo można wskazać jako koszt podatkowy opłacenie przez firmę pracownikom magazynu kursu obsługi wózka widłowego. W ich przypadku wydatek na sfinansowanie np. kursu języka niemieckiego nie mieściłby się w definicji kosztu uzyskania przychodu, z racji nieistnienia wskazanych powyżej związków.

Jedynie opłaty za przydatne w firmie szkolenia pracownicze mogą być kosztem pracodawcy.

Potwierdzenie zaprezentowanego poglądu można znaleźć w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych, m.in. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 18 stycznia 2011 r., nr ILPB1/415-1182/10-5/TW, oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 25 sierpnia 2011 r., nr ITPB1/415-572/11/PSZ. Organy podatkowe wyraźnie podkreślają przy tym, że to na podatniku, jako stronie wywodzącej z konkretnego stanu faktycznego korzystne dla siebie skutki podatkowe, spoczywa ciężar udowodnienia wynikającej z definicji kosztu celowości poniesienia danego wydatku.

U pracownika nie zawsze opodatkowane

Z tytułu sfinansowania przez pracodawcę kosztów szkolenia po stronie pracowników każdorazowo powstanie przychód ze stosunku pracy, jednak zazwyczaj będzie on korzystał ze zwolnienia od podatku dochodowego.

Ustawa o pdof wskazuje, że do przychodów ze stosunku pracy należy zaliczyć wszystkie świadczenia otrzymane przez pracownika, wynikające z zawartej umowy bądź mające związek z wykonywaniem przez niego pracy (art. 12 ust. 1 ustawy o pdof). Wśród nich znajdują się świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń. Dlatego też generalnie wartość świadczeń otrzymywanych przez pracownika nieodpłatnie na dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji zawodowych stanowi przychód ze stosunku pracy.

Z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof wynika jednak, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych, zgodnie z odrębnymi przepisami, przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Zwolnienie to nie obejmuje wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z całości lub części dnia pracy.

Do kategorii "odrębnych przepisów" należy tu zaliczyć przede wszystkim przepisy art. 103³-103⁵ K.p. Z uregulowań tych wynika, że pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, przysługuje z mocy ustawy urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia pracy. Zachowuje on również prawo do wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy.

Ponadto art. 103³ K.p. przewiduje, że pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, pracodawca może przyznać dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Ponieważ jednak katalog tych dodatkowych świadczeń ma charakter otwarty, pracodawca może przyznać pracownikowi również inne świadczenia dodatkowe, takie jak np. zapewnienie wyżywienia podczas wyjazdu na szkolenie. Wszystkie te dodatkowe świadczenia korzystają ze zwolnienia od podatku na podstawie wspomnianego art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o pdof. Pracodawca nie ma obowiązku doliczenia wskazanych świadczeń do przychodów pracowników podlegających opodatkowaniu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.)