Zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy

Kodeks pracy przewiduje ogólny obowiązek prowadzenia przez pracodawcę ewidencji czasu pracy. Zasady jego realizacji konkretyzuje odpowiednie rozporządzenie i w pewnym zakresie regulacje odrębne. Kwestie wątpliwe dotyczące niektórych aspektów prowadzenia ewidencji czasu pracy wyjaśniane były w drodze opinii urzędów.

Ewidencja w wersji ogólnej

Pracodawca, dla celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą, jest zobowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535), zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym, wskazuje, jakie informacje powinny się znaleźć m.in. w ewidencji czasu pracy, zwanej też kartą ewidencji czasu pracy. Jak wynika z § 6 pkt 1 lit. a) rozporządzenia dokumentacyjnego, ewidencja czasu pracy zawiera informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin pracy w porze nocnej i nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W większości przypadków karta ewidencji czasu pracy prowadzona jest w typowy sposób, tj. w zakresie wymaganym przez § 6 rozporządzenia dokumentacyjnego. Może mieć postać papierową lub elektroniczną, w zależności od decyzji pracodawcy. Należy nadmienić, że prowadzenie ewidencji czasu pracy w innej postaci niż reszta dokumentacji pracowniczej, np. w postaci elektronicznej przy papierowej postaci pozostałych dokumentów, jest dopuszczalne. Takie stanowisko zajął resort pracy (patrz ramka - pkt 1) z tym zastrzeżeniem, że inna postać nie może dotyczyć jednostkowych dokumentów.

Karta ewidencji bez godzin pracy

W niektórych przypadkach przepisy prawa pracy dopuszczają prowadzenie ewidencji czasu pracy w wersji uproszczonej. Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277) taka możliwość występuje w odniesieniu do ewidencji pracowników:

• należących do kadry zarządzającej zakładem pracy w imieniu pracodawcy,
• objętych zadaniowym systemem czasu pracy,
• którym wypłacany jest ryczałt za pracę w nadgodzinach i w nocy.

Do kadry zarządzającej zalicza się osoby kierujące zakładem pracy jednoosobowo i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego oraz głównych księgowych (art. 128 § 2 pkt 2 K.p.). Nie zalicza się natomiast kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Ich ewidencja czasu pracy ma więc typową, pełną postać.

Co ważne, uproszczenie ewidencji czasu pracy polega jedynie na braku obowiązku wykazywania godzin pracy. Nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku ujawniania pozostałych, tj. poza godzinami pracy, elementów tej ewidencji oraz prowadzenia pozostałej dokumentacji z zakresu ewidencjonowania czasu pracy, określonej w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia dokumentacyjnego.

Praca na dyżurze i dni choroby

Jedną z informacji wykazywanych w karcie ewidencji czasu pracy są dane o dyżurze, w tym o godzinach pracy świadczonej w trakcie dyżuru. W kontekście prowadzenia uproszczonej ewidencji czasu pracy - gdzie nie wykazuje się godzin pracy - pojawiła się wątpliwość, czy i jak odnotować dyżur pracownika objętego taką ewidencją. Wobec braku odpowiednich regulacji w tym zakresie, w kwestii tej wypowiedziało się Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

W stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 8 września 2021 r. resort pracy uznał, że uproszczenie ewidencji pracowników objętych zadaniowym systemem czasu pracy (i odpowiednio pracowników zarządzających zakładem pracy) oznacza, iż nie podlegają wykazaniu godziny dyżuru, w czasie których pracownicy ci wykonywali pracę (patrz ramka - pkt 2). Godziny takie są bowiem zaliczane do ich czasu pracy, a tym samym do godzin pracy. Ewidencjonowaniu podlegają natomiast godziny dyżuru, w czasie których pracownicy objęci uproszczoną ewidencją nie wykonywali pracy. Przy czym Ministerstwo w swoim piśmie jednocześnie uznało, że art. 149 Kodeksu pracy, dotyczący m.in. uproszczonej ewidencji czasu pracy, nie wyklucza możliwości wykazywania godzin pracy w takiej ewidencji. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Inną ważną kwestią, co do której wypowiedział się resort pracy w przywołanej opinii, był sposób wykazywania w karcie ewidencji chorobowej nieobecności w pracy. Ministerstwo przyjęło, że powinno się ją wykazywać w dniach.