Projekt zmian dotyczący e-faktur offline24

Obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF będzie wprowadzony od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) przekroczyła w 2024 r. kwotę 200 mln zł, zaś od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. MF planuje wprowadzić możliwość dobrowolnego stosowania przez podatników sporządzania e-faktur w trybie offline24.

Możliwość wystawiania e-faktur offline24

Do przepisów ustawy o VAT (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 ze zm.) planuje się dodać nowy art. 106nda. Podatnikowi przyznane zostanie prawo wyboru, czy wystawia fakturę ustrukturyzowaną na ogólnie obowiązujących zasadach przy użyciu KSeF, czy decyduje się na nowy tryb offline24. Zgodnie z ust. 1 tego przepisu podatnik będzie mógł wystawić e-faktury w trybie offline24, jeżeli wymaga tego specyfika jego działalności. Fakturę tę będzie obowiązany niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym, przesłać do KSeF w celu przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Jak tłumaczy MF w uzasadnieniu do omawianego projektu, rozwiązanie to wychodzi naprzeciw sygnalizowanym przez przedsiębiorców obawom, że dokumenty wysłane do KSeF mogą nie zostać przez ten system przyjęte w czasie rzeczywistym.

Faktury wystawione w trybie offline24 podmiotowi innemu niż zarejestrowany do VAT, nieposługującemu się NIP (w tym konsumentowi lub podmiotowi zagranicznemu) lub podmiotowi korzystającemu ze zwolnienia w procedurze SME podatnik udostępni w sposób uzgodniony z nabywcą, także poza KSeF. W takiej sytuacji dokument ten będzie wymagał opatrzenia kodem QR, umożliwiającym dostęp do niego w KSeF. Dodatkowo pod kodem QR będzie umieszczane oznaczenie "OFFLINE".

Faktura udostępniania nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF powinna być opatrzona drugim kodem QR umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury. Dodatkowo pod kodem QR będzie umieszczane oznaczenie "CERTYFIKAT". Faktura otrzymana w ten sposób poza KSeF będzie pełnoprawną fakturą.

W każdym innym przypadku, tj. gdy nabywcą będzie przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP - fakturę wystawioną w trybie offline24 otrzyma wyłącznie w KSeF.

Certyfikat

Zgodnie z projektowanym art. 106nda ust. 5 ustawy o VAT, aby oznaczyć fakturę wystawianą w trybie offline24 kodem zapewniającym autentyczność pochodzenia i integralność treści tej faktury, trzeba będzie pobrać z KSeF certyfikat wystawcy faktury, który umożliwi uwierzytelnienie się wystawcy przy wystawianiu faktury. Zasady poboru certyfikatu oraz sposoby uwierzytelnienia zostaną określone w rozporządzeniu. Certyfikat będzie niezbędny do wytworzenia kodu QR zapewniającego autentyczność pochodzenia i integralność treści tej faktury.

Jak wskazało MF, od 1 listopada 2025 r. - jeszcze przed wejściem w życie ustawy, tj. przed 1 lutego 2026 r. - zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego poboru certyfikatów. Kwestie techniczne związane z pobraniem certyfikatu wystawcy faktur zostaną przedstawione w dokumencie "Specyfikacja interfejsów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)".

W proponowanym art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT ma być wskazane, że przy użyciu faktury wystawionej w trybie offline24, po przesłaniu jej do KSeF, poza systemem, podatnik będzie obowiązany do jej oznaczenia kodem QR, o którym mowa w art. 106gb ust. 5 ustawy. Jeśli nabywcą będzie podmiot wskazany w art. 106gb ust. 4 pkt 2 ustawy o VAT (tj. nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski), podatnik będzie obowiązany zapewnić dostęp do tej faktury w sposób określony w art. 106gb ust. 6.

Warto dodać, że zgodnie z proponowanym art. 106gb ust. 6 ustawy o VAT, w przypadku gdy nabywca nie jest podatnikiem VAT czynnym, podatnik będzie obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni podatnika z tego obowiązku, poprzez:

1) podanie kodu, o którym mowa w ust. 5 (czyli umożliwiającego dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającego weryfikację danych zawartych na tej fakturze), oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo

2) oznaczenie kodem, o którym mowa w ust. 5, umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Za datę wystawienia faktury w trybie offline24 uznawać się będzie datę wskazaną przez podatnika na tej fakturze, zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (art. 106nda ust. 7).

Natomiast za datę otrzymania takiej faktury, gdy nabywcą będzie:

• przedsiębiorca krajowy posługujący się NIP - będzie data przydzielenia numeru w KSeF,
• nabywca, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, tj. podmiot, który nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia faktury i jest podmiotem innym niż zarejestrowany na potrzeby VAT, w tym podmiot zagraniczny lub podmiot korzystający ze zwolnienia w procedurze SME - będzie data faktycznego otrzymania dokumentu (także poza KSeF).

Faktura korygująca

Z ust. 9 w art. 106nda ustawy o VAT wynikać będzie, że fakturę korygującą fakturę wystawioną w trybie offline24 wystawiać się będzie po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w KSeF. Zatem nie będzie można wystawić faktury korygującej do faktury wystawionej trybie offline24 przed jej przesłaniem do KSeF.

Fakturę wystawioną w trybie offline24 będzie można skorygować, wystawiając zarówno fakturę korygującą w postaci faktury ustrukturyzowanej, jak i fakturę w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 i podatnik będzie obowiązany przesłać ją do KSeF w sposób określony dla trybu offline24, tj. nie później niż w następnym dniu roboczym.

W ust. 11 art. 106nda ustawy o VAT będzie zaś wskazane, że w przypadku gdy faktura wystawiona w trybie offline24 i udostępniona nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, tj. dla podmiotu innego niż zarejestrowany do VAT, nieposługującego się NIP, lub dla podmiotu korzystającego ze zwolnienia w procedurze SME, w sposób inny niż przy użyciu KSeF, ulegnie zniszczeniu albo zaginie:

• po jej przesłaniu do KSeF - podatnik ponownie będzie mógł ją udostępnić temu nabywcy, jeśli ten wystąpi z takim żądaniem (przed ponownym udostępnieniem faktury podatnik będzie zobowiązany ją opatrzyć kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5), albo
• przed jej przesłaniem do KSeF - podatnik będzie wystawiał ponownie fakturę zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy, przy czym faktura wystawiona ponownie może zawierać datę wystawienia i wyraz "DUPLIKAT" (do oznaczania tych faktur udostępnianych w sposób inny niż przy użyciu KSeF będą miały odpowiednio zastosowanie przepisy dotyczące oznaczania ich kodami QR i pobrania w tym celu z KSeF certyfikatu wystawcy faktury).