Zasady prowadzenia akt osobowych dla stosunku pracy trwającego 1 stycznia 2019 r.

Pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Nie zdecydował się na dostosowanie dokumentacji sprzed 1 stycznia 2019 r. do przepisów obowiązujących od tego dnia. Czy akta osobowe osób zatrudnionych do 31 grudnia 2018 r. należy podzielić na część zgromadzoną do tego dnia i kompletowaną od 1 stycznia 2019 r. oraz w każdej z nich dokumenty numerować osobno? Czy dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. można wpinać do dotychczasowych części i kontynuować numerację?

Akta osobowe dotyczące stosunku pracy powstałego przed 1 stycznia 2019 r. i kontynuowanego po tej dacie stanowią jeden zbiór dokumentów. Sposób ich prowadzenia od tego dnia zależy od wyboru pracodawcy w kwestii dostosowania/niedostosowania części zgromadzonej do 31 grudnia 2018 r. do nowych przepisów.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy mają obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą (akta osobowe i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy) zgodnie z wymogami obowiązującego od tego dnia rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.), dalej rozporządzenia. W zakresie stosunków pracy trwających w dniu 1 stycznia 2019 r., o które pyta Czytelnik, stosują do dokumentacji:

• zgromadzonej przed 1 stycznia 2019 r. (dalej zwanej starą częścią) - przepisy rozporządzenia, z wyjątkiem jego § 2-6, które dotyczą podziału, zawartości i reguł katalogowania akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy - w wyłączonym zakresie utrzymują strukturę i zasady przewidziane w uchylonym rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji... (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), jeżeli nie skorzystają (tak jak Czytelnik) z możliwości dostosowania do nowych regulacji (§ 20 ust. 1 oraz § 21 rozporządzenia),
• gromadzonej od 1 stycznia 2019 r. - przepisy rozporządzenia (§ 20 ust. 2 rozporządzenia),
• w postaci kart ewidencji czasu pracy - zakres danych wynikający z przepisów rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r. (§ 20 ust. 3 rozporządzenia).

Gdy pracodawca wybierze możliwość ułożenia starej dokumentacji pracowniczej według nowych zasad, wówczas każdy dokument z akt osobowych musi przełożyć do części A, B, C, D lub E (ta część została dodana 21 marca 2023 r. i ma zawierać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu), realizując wytyczne z § 3 rozporządzenia. Ma przy tym zachować porządek chronologiczny i nadać nową numerację (w tym w katalogach tematycznych np. A1, B1, C1 i kolejne, jeżeli je tworzy, a także dotyczących danej kary porządkowej D1 i kolejne oraz danej kontroli trzeźwości/na obecność innych środków działających podobnie do alkoholu E1 i kolejne, które jest obowiązany tworzyć) oraz zawrzeć ich wykaz, zgodnie z § 4 rozporządzenia. Dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. dokłada do poszczególnych segmentów. W identyczny sposób pracodawca postępuje z dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy, kierując się § 6 rozporządzenia. Czytelnik nie zdecydował się jednak na to rozwiązanie, w związku z czym dotyczą go zasady przedstawione poniżej.

Zwracamy uwagę! W razie decyzji o zachowaniu starej części dokumentacji pracowniczej w dotychczasowym kształcie, przepisy nie instruują, jak technicznie dokonać jej połączenia z częścią powstającą od 1 stycznia 2019 r. W takiej sytuacji, biorąc pod uwagę przepisy rozporządzenia i konieczność kontynuacji dokumentacji:

• pozostawia się bez zmian istniejące części A, B i C starych akt osobowych oraz tworzy część D i E,
• dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. dokłada się według zasad określonych w § 3 rozporządzenia do poszczególnych części akt osobowych, o jakich mowa w poprzednim myślniku, zachowując porządek chronologiczny, kontynuując numerację i dopisując do wykazu dokumentów w danej części (§ 4 ust. 1 rozporządzenia),
• dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. w częściach A, B i C można podzielić na katalogi tematyczne, a w ramach każdego z nich zachować odrębny porządek chronologiczny, numerację i wykaz dokumentów (§ 4 ust. 2 rozporządzenia),
• dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. w części D i E trzeba podzielić na katalogi związane odpowiednio z daną karą porządkową i kontrolą trzeźwości lub na obecność innych środków działających podobnie do alkoholu (§ 4 ust. 3-4 rozporządzenia),
• zachowuje się dotychczasowy układ starej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, a dokumenty gromadzone od 1 stycznia 2019 r. wpina się w układzie i według zasad określonych w § 6 rozporządzenia.