Prowadzę firmę w zakresie pośrednictwa w ubezpieczeniach. Przygotowuję oprogramowanie, które ma nam ułatwić przekazywanie informacji osobom, których dane przetwarzam. Czy za udostępnianie informacji o przetwarzaniu danych konkretnej osoby mogę pobierać od niej opłatę?
Zasadniczo wszystkie informacje, do przekazania jakich zobowiązany jest administrator danych (podmiot przetwarzający), muszą być przekazane bezpłatnie osobom, których dane są przetwarzane. Chodzi tu głównie o informacje określone w art. 13 i 14 RODO, a także o komunikację i działania opisane w art. 15-22 i 34 RODO. Przykładowo na mocy art. 15 RODO, osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące. Takie informacje powinny być udzielone jej bezpłatnie. Przy czym unijne rozporządzenie o ochronie danych w art. 12 ust. 5 wprowadza od tej zasady dwa wyjątki. Otóż jeżeli żądania osoby, której dane dotyczą, są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, administrator może:
Jak informuje Urząd Ochrony Danych Osobowych na stronie www.uodo.gov.pl w zakładce Inspektor Ochrony Danych, "Z sytuacjami takimi mamy do czynienia w szczególności ze względu na ustawiczny charakter żądania (np. osoba, której dane dotyczą wielokrotnie, w krótkich odstępach czasu zwraca się do administratora o przekazanie informacji na podstawie przepisów rozdziału III RODO)".
W takich sytuacjach, jeżeli administrator uzna, że przedstawione żądania są nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności z uwagi na ich ustawiczny charakter, wówczas może podjąć działania i pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem. Przy czym należy mieć na uwadze, by pobierana opłata była "rozsądna". Oznacza to, że powinna stanowić odzwierciedlenie istotnie poniesionych przez administratora kosztów w związku z udzielaniem informacji. Będą to m.in. koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań.
UODO w przytoczonym już wcześniej stanowisku zwraca uwagę, iż pobranie opłaty przez administratora może nastąpić nie tylko w przypadku żądania wydania kolejnej kopii danych, ale może dotyczyć również np. nieuzasadnionego żądania sprostowania, ograniczenia czy usunięcia danych. Gdy administrator już wcześniej dokonał takich działań, a podmiot dalej występuje z takim samym żądaniem, można wówczas pobrać opłatę, która uwzględni koszty udzielenia odpowiedzi na nieuzasadniony wniosek. Co jednak najważniejsze, pobranie opłaty musi być uzasadnione i w żadnym przypadku nie może mieć na celu ograniczenia praw osób, których dane dotyczą, a jedynie zapobiegać nadużywaniu takiego prawa.
|