Rozliczanie wydatków na uruchomienie firmy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej wymaga poniesienia wielu różnorodnych nakładów. Osoba, która się na to zdecyduje, musi swoją firmę zarejestrować i dokonać różnych zgłoszeń w odpowiednich urzędach i instytucjach. Ponadto, żeby zaistnieć na rynku - poza zgromadzeniem majątku niezbędnego w jej prowadzeniu - musi dać o sobie znać i się wypromować. Jednak nie każdy ze wskazanych wydatków podlega rozliczeniu w księdze podatkowej jako koszt uzyskania przychodów.

Formalności i marketing

Jednymi z pierwszych ponoszonych przy uruchamianiu firmy są wydatki rejestracyjno-zgłoszeniowe, koszty obsługi prawnej, ewentualnie koszty notarialne i koszty rekrutacji pracowników. Obowiązek poniesienia pewnych nakładów związanych z podjęciem działalności wynika wprost z przepisów - dotyczy to m.in. opłat za wydanie zezwolenia lub koncesji uprawniającej do prowadzenia danego rodzaju działalności.

Ustawa o pdof nie zawiera uregulowań wyłączających z firmowych kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Mogą one stanowić koszty na zasadach ogólnych. W tym celu podatnik powinien udowodnić, że będą one służyły uzyskaniu przychodów albo zabezpieczeniu lub zachowaniu ich źródła, a następnie ująć je w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej pod datą poniesienia.

Aby firma dobrze wystartowała, niezbędne jest podjęcie działań informacyjno-reklamowych wśród potencjalnych klientów, dzięki którym dowiedzą się oni o powstaniu nowego podmiotu, zakresie jego działalności oraz miejscu funkcjonowania. Ponoszone w związku z tym wydatki (m.in. na reklamę radiową, prasową, ulotki reklamowe, wizytówki itp.) również ujmuje się w kosztach firmowych na dzień rozpoczęcia działalności.

Towary i materiały

Wydatki sprzed uruchomienia firmy na zakup towarów handlowych i materiałów nie obciążają bezpośrednio kosztów podatkowych. Te składniki obejmuje się spisem z natury sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość tego spisu podlega wpisaniu do podatkowej księgi jako pierwsza pozycja, ale nie jest sumowana z kosztami tego rodzaju w momencie poniesienia. Stanie się ona kosztem dopiero przy obliczaniu dochodu na koniec roku podatkowego (jako różnica pomiędzy wartością zapasu na początek i na koniec roku podatkowego).

Pozostałe składniki majątkowe

Część nabywanych przed rozpoczęciem pozarolniczej działalności gospodarczej składników majątkowych klasyfikowana jest w pdof jako środki trwałe. Wydatki z nimi związane rozliczane są w kosztach w czasie poprzez odpisy amortyzacyjne, jednak z kilkoma wyjątkami. Należy do nich tzw. jednorazowa amortyzacja stanowiąca pomoc de minimis, która ma zastosowanie m.in. do podatników rozpoczynających działalność gospodarczą (art. 22k ust. 7-13 ustawy o pdof). Tacy podatnicy mogą w roku jej rozpoczęcia dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grup 3-8 KŚT, z wyłączeniem samochodów osobowych w ramach limitu równowartości 50.000 euro (w 2022 r. - 230.000 zł).

Ponadto, w oparciu o art. 22k ust. 14-21 ustawy o pdof, jednorazowej amortyzacji może dokonać podatnik, u którego nakłady na fabrycznie nowe środki trwałe z grup 3-6 i 8 KŚT w danym roku podatkowym wyniosły co najmniej 10.000 zł i nie przekroczyły 100.000 zł. Nie dotyczy ona jednak wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych z grupowania 1-2 KŚT oraz całej grupy 7 KŚT (środki transportu).

Ponadto podatnicy mogą jednorazowo amortyzować, w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym, środki trwałe, których wartość początkowa nie przekracza 10.000 zł (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof).

Również wartość nabywanych do nowej firmy i zaliczanych do wyposażenia m.in. pojedynczych mebli i sprzętów biurowych oraz drobnego AGD zazwyczaj nie przekracza 10.000 zł. W efekcie podlegają one bezpośredniemu zaliczeniu do kosztów podatkowych, ale dopiero w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof).

Nakłady na obcy lokal/budynek

Gdy przedsiębiorca na cele uruchamianej firmy zamierza wykorzystywać lokal lub budynek wynajęty od innego podmiotu, to zazwyczaj wiąże się to z koniecznością dostosowania go do jego indywidualnych potrzeb. Takie nakłady w podatku dochodowym to inwestycje w obcych środkach trwałych, będące w praktyce ulepszeniem, o którym mowa w art. 22g ust. 17 ustawy o pdof, m.in. środków dzierżawionych, wynajmowanych lub leasingowanych. Inwestycje w obcych środkach trwałych podlegają amortyzacji niezależnie od przewidywanego okresu używania. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się metodą liniową od ich wartości początkowej ujętej w ewidencji środków trwałych począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały one do niej wprowadzone.

Dofinansowanie startu

Jednorazowe środki z Funduszu Pracy (FP) na rozpoczęcie działalności gospodarczej może otrzymać osoba bezrobotna. Środki te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o pdof.

Wyłączeniu z kosztów podlegają odpisy amortyzacyjne z tytułu zużycia środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych od tej części ich wartości, która m.in. odpowiada wydatkom zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie (art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o pdof). Stąd gdyby zakup środka trwałego podatnik częściowo sfinansował z dotacji z FP, a częściowo ze środków własnych, wówczas kosztu podatkowego nie będzie stanowił odpis amortyzacyjny od tej części jego wartości początkowej, która została sfinansowana dotacją.

Z kolei gdy omawianą dotacją podatnik sfinansuje wyposażenie do uruchamianej firmy, to wydatek na ten cel rozliczy w kosztach podatkowych niezależnie od tego, że dotacja korzysta ze zwolnienia podatkowego. Również wydatkami na zakup materiałów i towarów oraz najem lokalu sfinansowanymi z dotacji dla bezrobotnego na rozpoczęcie działalności gospodarczej można obciążyć koszty podatkowe.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)