Jak długo przechowywać firmowe dokumenty podatkowe?

Okres przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia podatków jest skorelowany z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że na czas archiwizacji mają wpływ także okoliczności wydłużające bieg terminu przedawnienia, np. zawarcie układu ratalnego z urzędem skarbowym, wszczęcie egzekucji administracyjnej czy podjęcie postępowania karnego skarbowego. Analogiczne zasady obowiązują w przypadku zamknięcia roku podatkowego stratą.

Zasada ogólna

Dokumentację stanowiącą podstawę rozliczeń podatkowych należy przechowywać, dla celów kontaktów z administracją skarbową, zasadniczo do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Taki okres archiwizacji dotyczy: ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z ich prowadzeniem (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej), ewidencji VAT oraz dokumentów, w szczególności faktur związanych z rozliczaniem VAT (art. 112 ustawy o VAT), rachunków (art. 88 § 1 Ordynacji podatkowej), a także dokumentacji odnoszącej się do poboru podatków przez płatnika (art. 32 § 1 Ordynacji podatkowej). Zobowiązanie podatkowe przedawnia się zasadniczo po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (wyjątek w ramce - Zobowiązanie podatkowe...). Taki jest też podstawowy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zobowiązania podatkowego. Można więc, co do zasady, pozbyć się ksiąg i dokumentów związanych z rozliczeniem podatków, których termin płatności przypadał w 2018 r. lub wcześniej, np. PIT za 2017 r. Trzeba jednak uważać na dokumenty dotyczące środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Powinno się je przechowywać przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 24 listopada 2023 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM).

Księgi podatkowe to księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia zobowiązani są podatnicy lub płatnicy.

Zamknięcie firmy nie zwalnia z obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów przez wymagany czas. W przypadku likwidacji bądź rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma przy tym obowiązek zawiadomić na piśmie właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji podatkowej. Musi to zrobić nie później niż w ostatnim dniu istnienia podmiotu. Dokumentację można zniszczyć po upływie okresu obligatoryjnego jej przechowywania. Wyjątek stanowią dokumenty związane z poborem podatków wykonywanym w ramach pełnienia funkcji płatnika, np. podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników. Po upływie okresu ich przechowywania należy je przekazać podatnikom. Dopiero jeżeli okaże się to niemożliwe, dokumenty podlegają zniszczeniu.

Strata podatkowa

Analogicznie ustala się okres przechowywania ksiąg podatkowych i innych dokumentów w przypadku wykazania w danym roku podatkowym przez przedsiębiorcę straty.

Termin przedawnienia dotyczy co prawda zobowiązania podatkowego, a strata nim nie jest. Zobowiązanie podatkowe to wynikające z obowiązku podatkowego zobowiązanie podatnika do zapłacenia podatku w wysokości, w terminie oraz w miejscu określonych w przepisach prawa podatkowego. Nie ma jednak przepisów regulujących przedawnienie straty. Organy podatkowe mogą natomiast wydać decyzję określającą wysokość straty tylko do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za rok, w którym została poniesiona. Termin "przedawnienia" straty ustala się więc, przyjmując okres przedawnienia hipotetycznego zobowiązania podatkowego za rok, w którym strata wystąpiła.

Konsekwentnie dokumenty dotyczące rozliczenia podatku dochodowego za rok podatkowy zamknięty stratą należy zasadniczo przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin złożenia zeznania podatkowego za rok podatkowy zamknięty stratą. Nie ma znaczenia, czy strata została rozliczona w następnych latach podatkowych, czy nie (por. interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 28 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4017.7.2023.1.AS).

Dłuższy okres

Powiązanie okresu przechowywania dokumentacji podatkowej z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego oznacza, że na okres archiwizacji mają wpływ okoliczności powodujące wydłużenie biegu terminu przedawniania.

Termin przedawnienia podatku - a w konsekwencji czas przechowywania dokumentacji podatkowej - wydłuża się, jeżeli jego bieg nie rozpocznie się, np. w związku z rozłożeniem zapłaty podatku na raty, będzie zawieszony, np. po wniesieniu sprawy do sądu administracyjnego, lub zostanie przerwany, np. w wyniku ogłoszenia upadłości. Przewidują to art. 70 § 2-7, art. 70a-70e Ordynacji podatkowej.

Podstawą zawieszenia biegu terminu przedawnienia podatku może być więcej niż jedna przesłanka, np. wszczęcie postępowania karnego skarbowego i wniesienie do sądu administracyjnego skargi na decyzje organów podatkowych, w wyniku czego okresy zawieszenia "nakładają się" na siebie. Początek i koniec zawieszenia należy wówczas wyznaczyć pomiędzy datą wcześniejszą - jako jego początkiem oraz późniejszą - jako końcem (por. wyrok WSA w Szczecinie z dnia 14 października 2021 r., sygn. akt I SA/Sz 444/21).

Problemów może przysporzyć przechowywanie dokumentów związanych z podatkiem zabezpieczonym hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym. Formalnie takie zobowiązanie podatkowe nie ulega przedawnieniu, z tym że po upływie terminu przedawnienia nie może być prowadzona egzekucja z innych składników majątku podatnika niż z przedmiotu hipoteki przymusowej lub zastawu skarbowego. Wynika to z art. 70 § 8 Ordynacji podatkowej.

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 8 października 2013 r., sygn. akt SK 40/12, uznał, że norma przewidująca nieprzedawnianie się podatków zabezpieczonych hipoteką przymusową jest sprzeczna z Konstytucją RP. Orzeczenie dotyczyło jednak przepisu w brzmieniu obowiązującym w latach 1998-2002 (ówczesnego art. 70 § 6 Ordynacji podatkowej). Obecny jego odpowiednik powiela niedozwoloną normę, rozszerzając ją dodatkowo na zastaw skarbowy, ale oficjalnie nie został zakwestionowany. Organy podatkowe uważają, że nieuchylony przepis obowiązuje, że mogą i muszą go stosować. Sądy administracyjne negują to stanowisko. Przepis stanowiący o nieprzedawnieniu się zobowiązania podatkowego zabezpieczonego hipoteką przymusową lub zastawem skarbowym jest w sposób oczywisty niezgodny z Konstytucją RP (oraz z przywołanym wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego). Takie zobowiązanie podatkowe przedawnia się na zasadach ogólnych (por. wyrok NSA z dnia 4 stycznia 2023 r., sygn. akt III FSK 1413/21).

Dłuższy okres przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatków może ponadto wynikać z przepisów szczególnych. Przykładowo przedsiębiorcy korzystający z pomocy publicznej, udzielanej zgodnie z ustawą o specjalnych strefach ekonomicznych, dłużej przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty. Przedsiębiorcy strefowi korzystający z pomocy publicznej udzielanej z tytułu tworzenia nowych miejsc pracy dodatkowo dłużej zachowują dokumenty związane z poborem podatków oraz innych dochodów budżetu państwa, a także przychodów państwowych funduszy celowych. Wspomniane księgi i dokumenty trzeba przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. Roszczenia te przedawniają się po 10 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym przedsiębiorca skorzystał z pomocy.

Brak ksiąg

Konsekwencją nieposiadania dokumentacji podatkowej do czasu upływu terminu przedawnienia podatku może być w razie przeprowadzenia postępowania podatkowego ustalenie podstawy opodatkowania w drodze szacowania.

Podstawa opodatkowania wyliczona w drodze szacowania powinna być określona w wysokości maksymalnie zbliżonej do rzeczywistej. Wykorzystuje się do tego w szczególności metodę porównawczą zewnętrzną, porównawczą wewnętrzną, remanentową, produkcyjną, kosztową lub udziału dochodu w obrocie (patrz ramka - Metody szacowania...). Katalog jest otwarty. Można stosować inne dowolne metody szacowania wielkości podstawy opodatkowania (por. wyrok NSA z dnia 11 lipca 2023 r., sygn. akt II FSK 33/21). Organ podatkowy ma jednak obowiązek uzasadnić wybór przyjętej metody.

Podstawa opodatkowania ustalona w wyniku szacowania zazwyczaj nie jest tożsama z faktyczną, ale powinna maksymalnie zbliżać się do tej wielkości. Zadaniem organu podatkowego nie jest pominięcie rzeczywistej wartości transakcji dokonanych przez podatnika, lecz jak najwierniejsze odtworzenie ich wartości. Organ podatkowy odstępuje od szacowania, jeżeli podatnik nie ma ksiąg podatkowych, ale zebrane dowody pozwalają na określenie podstawy opodatkowania. Szacowania nie stosuje się także wtedy, gdy księgi podatkowe są nierzetelne, ale dane z nich wynikające, uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania podatkowego, pozwalają na określenie podstawy opodatkowania.

W przypadku gdy podstawa opodatkowania została określona w drodze oszacowania, a podatnik jest zobowiązany do wpłaty zaliczek na podatek, organ podatkowy określa wysokość zaliczek za okres, za który podstawa opodatkowania została oszacowana, proporcjonalnie do wysokości zobowiązania podatkowego za cały rok podatkowy lub inny okres rozliczeniowy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.)

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2023 r. poz. 2805)