Ustalanie kosztów płacy na potrzeby uzyskania dofinansowania z PFRON

Pracodawca zatrudniający osobę niepełnosprawną po spełnieniu określonych warunków ma możliwość uzyskania z PFRON dofinansowania do jej wynagrodzenia. Wysokość takiej pomocy finansowej uzależniona jest m.in. od stopnia niepełnosprawności pracownika i wysokości poniesionych kosztów płacy. Jak ustalić ich wysokość na potrzeby PFRON?

Kwota dofinansowania

Wysokość miesięcznego dofinansowania do wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika nie może przekroczyć 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej - 75% tych kosztów. Maksymalne dofinansowanie jest uzależnione od stopnia niepełnosprawności pracownika i obecnie wynosi odpowiednio:

• 2.400 zł - w związku z zatrudnieniem pracownika o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• 1.350 zł - dla pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności,
• 500 zł - w przypadku zatrudnienia pracownika z lekkim stopniem niepełnosprawności.

Kwoty te mogą wzrosnąć, jeżeli pracownik ma orzeczoną chorobę psychiczną (02-P), upośledzenie umysłowe (01-U), całościowe zaburzenia rozwojowe (12-C) lub epilepsję (06-E) oraz w przypadku niewidomych w stopniu znacznym i umiarkowanym (04-O). Wówczas kwoty dofinansowania ulegają zwiększeniu odpowiednio o:

• 1.200 zł - w przypadku pracowników ze znacznym stopnieniem niepełnosprawności (w sumie kwota dofinansowania wynosi 3.600 zł),
• 900 zł - na pracowników z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności (w sumie kwota dofinansowania wynosi 2.250 zł),
• 600 zł - w odniesieniu do pracowników z lekkim stopniem niepełnosprawności (w sumie kwota dofinansowania wynosi 1.100 zł).

Definicja kosztów płacy

Co do zasady, w myśl art. 2 pkt 4a ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jako koszty płacy traktować należy wynagrodzenie brutto oraz finansowane przez pracodawcę obowiązkowe składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe naliczone od tego wynagrodzenia i obowiązkowe składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy.

Celem uszczegółowienia, jakie składniki płacy należy zawrzeć w wynagrodzeniu brutto pracownika niepełnoprawnego, warto odwołać się do wyjaśnień Biura Pełnomocnika Rządu ds. Osób Niepełnosprawnych zawartych w piśmie z dnia 30 września 2009 r., nr BON-I-52312-57a-1-LK2009. W opinii BON jako wynagrodzenie brutto traktować należy: "(...) kwoty wypłacane pracownikowi, które mają charakter wynagrodzenia, a nie np. zasiłku, deputatu, czy ekwiwalentu. (...) wynagrodzenie brutto może mieć nie szerszy zakres od wynagrodzenia osiąganego. (...) Do wynagrodzenia w tym rozumieniu wchodzą wynagrodzenia np. za czas pracy, choroby, godziny nadliczbowe, za okres wypowiedzenia itd. dodatki funkcyjne (...) oraz premie. Natomiast nie mieszczą się w tym wynagrodzeniu ekwiwalenty, dodatki świadczeniowe, zasiłki, odszkodowania, zapomogi i odprawy".

Koszty płacy przy pracy zdalnej

Od dnia 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe regulacje w zakresie pracy zdalnej. Z tą formą pracy wiążą się nowe koszty, które musi pokryć pracodawca. W efekcie rozszerzeniu uległ katalog kosztów wliczanych do kosztów płacy na potrzeby PFRON. W przypadku świadczenia pracy zdalnej przez pracownika w katalogu tych kosztów należy też uwzględniać świadczenia określone w art. 67²⁴ § 3 i § 4 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). Zatem pracodawca osoby niepełnosprawnej w kosztach płacy uwzględnia ekwiwalent pieniężny przysługujący pracownikowi wykonującemu pracę zdalną wykorzystującemu materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnione przez pracodawcę, spełniające wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy. Wypłata ekwiwalentu może być zastąpiona obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika z tytułu wykonywania pracy zdalnej. Wówczas w kosztach płacy uwzględnia się to świadczenie.

Zmiana ta wzbudziła wśród pracodawców wątpliwości co do możliwości uwzględniania tych kosztów przy ustalaniu kwoty należnego dofinansowania. Wyjaśnień w tym zakresie udzielił PFRON w komunikacie zamieszczonym na swojej stronie internetowej www.pfron.org.pl. Wskazał on, że ryczałt czy ekwiwalent mogą być uwzględniane w kosztach płacy, o ile świadczenia te przyporządkowane są do danego miesiąca. Natomiast jeżeli są one traktowane jako składnik wynagrodzenia przysługujący pracownikowi za okresy dłuższe niż miesiąc, np. kwartalnie, to nie mogą być one uwzględniane w kosztach płacy i nie mają wpływu na wysokość wypłacanego wsparcia. Poza tym nie podlegają one wówczas ocenie co do warunków niezbędnych do otrzymania dofinansowania z PFRON.

Potrącenia z wynagrodzenia

Pracodawca osoby niepełnosprawnej korzystający z dofinansowania do jego wynagrodzenia może dokonywać potrąceń od wynagrodzenia pracownika np. z tytułu:

• potrąceń sądowych,
• potrąceń komorniczych,
• spłaty pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej,
• obciążeń pracowniczych - kar i niedoborów,
• spłaty raty pożyczki z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON),
• udziałów członkowskich w spółdzielniach.

Wówczas należy uznać, że pracodawca poniósł koszty wynagrodzenia, a część wypłaty pracownika została potrącona na poczet jego zobowiązań. Jednak potrącenie takie musi wynikać z umowy zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem bądź z innych podstaw prawnych możliwych do udowodnienia.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 100 ze zm.)