HITY GOFINU

Od 1 kwietnia 2014 r. zmianie uległy przepisy dotyczące odliczania podatku VAT od wydatków związanych z użytkowaniem samochodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Odliczenie 100% podatku jest możliwe tylko pod określonymi, zaostrzonymi w porównaniu do poprzednich regulacji, warunkami. Mimo że nowelizacja przepisów z zakresu VAT formalnie nie ma powiązania z prawem pracy, to jednak, w związku z częstym korzystaniem z aut firmowych przez pracowników, ma praktyczne przełożenie na sposób ustalenia obowiązków pracowniczych związanych z takim użytkowaniem.

Pełne odliczenie pod nowymi warunkami

W dniu 1 kwietnia 2014 r. weszła w życie nowelizacja ustawy o VAT (Dz. U. z 2014 r. poz. 312). Zmieniła ona brzmienie m.in. art. 86a, dotyczącego zasad odliczania podatku VAT od wydatków poniesionych w związku z korzystaniem z pojazdów samochodowych o dmc nieprzekraczającej 3,5 tony dla celów prowadzonej przez podatnika działalności. Od wskazanej daty co do zasady przyjmuje się, że pojazdy wykorzystywane w działalności gospodarczej są równocześnie używane do celów prywatnych. Zakłada się więc mieszany, służbowo-prywatny, charakter używania samochodów do celów związanych z działalnością. To zaś zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy o VAT uprawnia do odliczenia co do zasady 50% podatku naliczonego od wydatków związanych z takimi pojazdami. Pełne, 100-procentowe odliczenie przysługuje przedsiębiorcy tylko wówczas, gdy auto wykorzystywane jest:

1) do celów związanych z prowadzoną działalnością lub

2) konstrukcja samochodu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą bądź powoduje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.

W celu skorzystania z pełnego odliczenia VAT (w przypadku wymienionym w pkt 1) przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu i zgłosić pojazd na specjalnym formularzu (VAT-26) do urzędu skarbowego. Spoczywa na nim też ciężar dowodu (w razie powzięcia wątpliwości przez organy skarbowe), że pojazd jest wykorzystywany zgodnie z deklaracją, tj. wyłącznie do celów prowadzonej działalności. Jeżeli przedsiębiorca samodzielnie prowadzi pojazd, na który zamierza skorzystać z preferencyjnych zasad odliczenia VAT, wówczas może osobiście realizować zaostrzone wymogi uprawniające do pełnego odliczenia. Trudności mogą wystąpić w przypadku, gdy samochody podatnika są użytkowane przez jego pracowników. Pojawia się wówczas pytanie, w jaki sposób dotrzymać wskazanych warunków, jeżeli podatnik nie ma bezpośredniej kontroli nad pojazdem?

W bardzo wielu firmach udostępnianie samochodów służbowych do dyspozycji pracowników jest utartą praktyką. Możliwość ich wykorzystywania do celów prywatnych jest często jednym z tzw. bonusów związanych z zatrudnieniem. Znajduje to odzwierciedlenie w umowie o pracę, umowie o odpowiedzialności materialnej czy obowiązujących u danego pracodawcy regulaminach. Od 1 kwietnia br. zapisy takich umów czy aktów, przewidujące prawo pracownika do użytkowania pojazdu służbowego dla celów prywatnych, przekreślają szanse przedsiębiorcy na pełne odliczenie VAT od samochodów firmowych. Dlatego w ślad za zmianami w przepisach podatkowych należy też wprowadzić niezbędne korekty w umowach lub regulacjach zakładowych, chyba że pracodawca postanowił pozostać przy niższym odliczeniu VAT.

Umowy i regulaminy do aktualizacji

Najczęściej stosowanymi przepisami wewnątrzzakładowymi są regulaminy pracy i wynagradzania. Równolegle do nich pracodawcy wprowadzają niekiedy regulaminy korzystania ze służbowego sprzętu, w tym z samochodów służbowych. W razie braku przepisów zakładowych (m.in. z uwagi na zatrudnianie poniżej 20 pracowników), zapisy określające zasady korzystania z firmowych aut wprowadzane są do umowy o pracę, umowy o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (tu samochód) lub do regulaminu określającego zasady korzystania ze sprzętu służbowego. Jeżeli wspomniane regulaminy lub umowy przewidują prawo do użytkowania samochodu służbowego również do celów prywatnych, w zakresie tego zapisu powinny ulec zmianie. Odliczanie przez przedsiębiorcę 100% podatku VAT od samochodu oznacza zakaz jego wykorzystywania przez pracownika w celach pozasłużbowych. Zakaz taki, jednoznaczny w brzmieniu, powinien zostać wprowadzony do tych aktów czy umów, na mocy których korzystanie ze służbowego auta ma "mieszany" charakter. Przy czym zmiana przepisów zakładowych, umowy o pracę lub umowy o odpowiedzialności materialnej wymaga zachowania procedury obowiązującej przy dokonywaniu takich zmian (patrz tabela).

Może się zdarzyć, że w danym zakładzie pracownicy korzystają ze służbowego samochodu, jednak na zasadzie utartej praktyki, bez uregulowania tej kwestii w przepisach zakładowych czy w umowie. W takim przypadku poprzestanie na takiej niepisanej praktyce może skutkować niemożnością pociągnięcia pracownika do odpowiedzialności porządkowej za korzystanie z firmowego auta w celach prywatnych czy za nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca zdecydował się na pełne odliczenie VAT, ale nie poinformował pracowników o związanych z tym faktem zmianach w zakresie korzystania z aut służbowych lub uczynił to ustnie (w tym ostatnim przypadku pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności może być utrudnione).

Dojazdy do i z pracy mogą zostać uznane za przejazdy służbowe, jeżeli pracodawca wyznaczy miejsce parkowania samochodu w miejscu zamieszkania pracownika.

Należy zasygnalizować, że w przypadku, gdy miejsce parkowania samochodu zostanie wyznaczone w miejscu zamieszkania pracownika, problematyczna może okazać się kwestia zaliczania czasu przejazdu z domu pracownika do pracy (i z powrotem) do czasu pracy. Jeżeli bowiem pracodawca na mocy swoich uprawnień nakłada obowiązek parkowania w konkretnym miejscu, to dojazd do tego miejsca w celu zaparkowania i wyjazd z tego miejsca w celu stawienia się w pracy jest pozostawaniem przez pracownika w dyspozycji pracodawcy. Okresy pozostawania w dyspozycji pracodawcy na mocy art. 128 § 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) zalicza się zaś do czasu pracy. Ponadto nie można wykluczyć, iż urzędy skarbowe mogą podawać w wątpliwość służbowy charakter dojazdów do pracy, sprawdzając takie sytuacje pod kątem ewentualnego obejścia przez podatnika przepisów o VAT. Wyznaczenie innego niż przy siedzibie pracodawcy miejsca parkowania samochodu powinno więc być uzasadnione obiektywnymi przesłankami.

Ewidencja przebiegu na bieżąco

Jednym z warunków pełnego odliczenia VAT od wydatków związanych z zakupem (eksploatacją) samochodu firmowego jest prowadzenie przez przedsiębiorcę ewidencji przebiegu pojazdu. Powinna ona potwierdzać użytkowanie takiego samochodu wyłącznie w celach prowadzonej działalności. Jeżeli służbowym samochodem dysponuje pracownik, obowiązek bieżącego prowadzenia wspomnianej ewidencji będzie spoczywał na nim.

Dla celów dowodowych i porządkowych wskazane jest potwierdzenie wymogu prowadzenia ewidencji przez pracownika w przepisach zakładowych lub odpowiedniej umowie (patrz przykładowy fragment umowy). Druk ewidencji, którą ma wypełniać pracownik, powinien dostarczyć pracodawca, dbając przy tym, aby zawierał on wszystkie elementy określone przez przepisy dotyczące podatku VAT.

Nieprowadzenie lub niestaranne prowadzenie ewidencji prowadzenia pojazdu może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej.

Pracownik nie zwróci całej grzywny

Każdy pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną w mieniu pracodawcy. Jest to odpowiedzialność typu ogólnego, której podlegają wszyscy pracownicy bez wyjątku lub odpowiedzialność za mienie powierzone (np. samochód służbowy). Ten drugi rodzaj odpowiedzialności związany jest z powierzeniem pracownikowi mienia pracodawcy w taki sposób, aby mógł go zwrócić albo wyliczyć się z niego. Jeżeli pracownik zostanie obciążony tego rodzaju odpowiedzialnością (co najczęściej potwierdzone jest zawarciem umowy o odpowiedzialności materialnej), odpowiada za szkodę w mieniu w pełnej wysokości. Szkoda obejmuje wówczas nie tylko realny uszczerbek w mieniu, ale również utracone pożytki z tego mienia.

Odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych jest mniej restrykcyjna finansowo dla pracownika, ponieważ przewiduje obowiązek pokrycia przez niego szkody w wysokości maksymalnie 3-miesięcznych poborów. Wyjątek dotyczy przypadku, gdy szkoda została wyrządzona umyślnie - w takiej sytuacji odpowiedzialność za nią kształtuje się tak, jak przy odpowiedzialności za mienie powierzone.

Konsekwencją naruszenia warunków uprawniających do pełnego odliczenia VAT jest zagrożenie bardzo wysoką grzywną. Może być ona nałożona na przedsiębiorcę niezależnie od tego, kto - pracodawca czy jego pracownik - dopuścił się naruszenia. Grzywnę w każdym przypadku płaci pracodawca. Po jej uiszczeniu ma on jednak roszczenie zwrotne wobec pracownika, o ile zatrudniony wiedział, jakie zasady obowiązują przy korzystaniu ze służbowego samochodu. Przy założeniu, że nie wystąpiła szkoda w mieniu powierzonym (samochodzie), odpowiedzialność ta będzie ograniczona do 3 pensji pracownika. Pracownik nie może bowiem odpowiadać materialnie za grzywnę na zasadach przewidzianych dla mienia powierzonego (tj. w pełnej wysokości), jeżeli nie wystąpiła szkoda w tym mieniu w postaci realnego uszczerbku czy utraconych korzyści.