Składanie oświadczeń kontrahentom

Oświadczenie woli, np. o odstąpieniu od umowy, wypowiedzeniu umowy, skorzystaniu z uprawnień z rękojmi czy gwarancji jest złożone z chwilą, gdy dotarło do adresata w taki sposób, że mógł się on zapoznać z jego treścią. Nie decyduje więc data nadania pisma.

Data stempla pocztowego

W przypadku korespondencji wysyłanej w toku postępowań sądowych lub administracyjnych pismo jest uznawane za złożone z chwilą nadania go za pośrednictwem Poczty Polskiej. Decyduje więc data stempla pocztowego. Nie można jednak tej zasady rozciągać na oświadczenia składane innym osobom poza postępowaniami sądowymi i administracyjnymi. Tu zasada jest inna. Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią (art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego). Nie decyduje więc data stempla pocztowego. Miarodajna nie jest też data faktycznego odbioru pisma, bo adresat może przecież np. zwlekać z odbiorem awizowanego listu na poczcie albo w ogóle go nie odebrać. Oświadczenie jest złożone z chwilą, gdy adresat mógł zapoznać się z jego treścią - choćby faktycznie tego nie zrobił.

W wyroku z 17 czerwca 2009 r., sygn. akt IV CSK 53/09, Sąd Najwyższy stwierdził, że przesłanki określone w art. 61 § 1 K.c. są spełnione, jeśli oświadczenie woli, skierowane do adresata będącego przedsiębiorcą, zostanie mu przekazane pocztą na adres siedziby (adres wykonywania działalności gospodarczej), przez co będzie się mógł zapoznać z jego treścią najpóźniej w następnym dniu roboczym. Jeśli z jakiejś przyczyny bezpośrednie doręczenie było niemożliwe - będzie to pierwszy dzień roboczy, w którym przesyłka mogła zostać odebrana na podstawie zaświadczenia pocztowego (tzw. awizo). Jeśli więc np. awizo pozostawiono 1 sierpnia i przesyłkę odebrano z poczty dopiero 10 sierpnia, to i tak oświadczenie uznawane jest za złożone z dniem 2 sierpnia, bo już wtedy adresat mógł korespondencję odebrać.

Ostatni znany adres

Niekiedy pojawia się problem, gdy druga strona umowy zmienia swój adres i korespondencja wysyłana na jej poprzedni adres wraca z adnotacją "adresat wyprowadził się". W umowach można znaleźć postanowienia, zgodnie z którymi strony mają obowiązek wzajemnego informowania się o zmianie adresu, a skutkiem niewywiązania się z tego obowiązku jest przyjęcie, że korespondencja wysłana na ostatni znany adres została skutecznie doręczona. Taka modyfikacja zasad określonych w art. 61 § 1 K.c. w umowach z innymi przedsiębiorcami jest dopuszczalna. Nie należy jej jednak stosować w umowach z konsumentami, czyli osobami fizycznymi dokonującymi danej czynności prawnej w celu niezwiązanym bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.

Postanowień wpisanych do rejestru żaden przedsiębiorca nie może stosować we wzorach umów z konsumentami. Niedozwolone klauzule umowne nie wiążą konsumentów, zatem korespondencja wysłana na nieaktualny adres konsumenta i tak nie zostanie uznana za skutecznie doręczoną. Przedsiębiorca stosując takie postanowienia w umowach z konsumentami naraża się na kary i sprawy sądowe.

Wyjątki od zasady

Od przedstawionych zasad przepisy szczególne mogą wprowadzać wyjątki. Obowiązek informowania się przez strony o zmianie adresu został zapisany w art. 6g ustawy o ochronie praw lokatorów (Dz. U. z 2005 r. nr 31, poz. 266 ze zm.). Zgodnie z nim w okresie trwania najmu strony umowy są obowiązane informować się nawzajem na piśmie o każdej zmianie adresu swojego zamieszkania lub siedziby. W razie zaniedbania tego obowiązku korespondencję wysłaną na ostatni adres listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru i nieodebraną, uważa się za doręczoną. Zasada ta ma więc zastosowanie również do najemców będących konsumentami.

Inny wyjątek zawarty jest w ustawie o ochronie niektórych praw konsumentów (Dz. U. z 2000 r. nr 22, poz. 271 ze zm.) i dotyczy prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa bez podania przyczyny w terminie 10 dni. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem (art. 2 ust. 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy).

Podobnie wygląda sprawa z zawiadamianiem przez konsumenta przedsiębiorcy o wadach kupionego towaru. Kupujący traci przysługujące mu uprawnienia związane z reklamowaniem towaru, jeśli przed upływem dwóch miesięcy od stwierdzenia niezgodności towaru konsumpcyjnego z umową nie zawiadomi o tym sprzedawcy. Do zachowania tego terminu wystarczy wysłanie zawiadomienia przed jego upływem (art. 9 ust. 1 ustawy o szczególnych warunkach sprzedaży konsumenckiej, Dz. U. z 2002 r. nr 141, poz. 1176 ze zm.).

Oświadczenie wysłane pocztą elektroniczną

Sporo oświadczeń wysyłanych jest pocztą elektroniczną. Moment złożenia oświadczenia w formie elektronicznej został uregulowany w art. 61 § 2 K. c. Zgodnie z nim oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią.

Jak rozumieć ten przepis wyjaśnił Sąd Najwyższy w postanowieniu z 10 grudnia 2003 r. (sygn. akt V CZ 127/03). Oświadczenie woli w postaci elektronicznej dokonywane on line zostaje złożone z chwilą jego przejścia do systemu informatycznego prowadzonego i kontrolowanego przez odbiorcę, to jest w momencie przyjęcia oświadczenia przez serwer odbiorcy i zarejestrowania na nim odpowiednich danych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.)