Organizacja czasu pracy u małego przedsiębiorcy

Wykonywanie pracy etatowej musi odbywać się w ramach określonych systemów i rozkładów czasu pracy. Obowiązek ich ustalenia ciąży na każdym pracodawcy, bez względu na stan zatrudnienia w jego firmie. Liczba pracowników nie ma też wpływu na stosowanie przewidzianych w Kodeksie pracy systemów i rozkładów czasu pracy, mogą z nich bowiem korzystać zarówno mali, jak i więksi pracodawcy. Liczebność załogi decyduje natomiast - w przypadku pracodawcy pozabudżetowego - o sposobie wprowadzania określonej organizacji czasu pracy.

Obwieszczenie zamiast regulaminu

Generalnie kwestie związane z organizacją czasu pracy, m.in. dotyczące stosowanych w danym zakładzie systemów i rozkładów czasu pracy, jak też okresów rozliczeniowych, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Pracodawcy, u których stan zatrudnienia wynosi poniżej 50 pracowników, są jednak zwolnieni z obowiązku posiadania regulaminu pracy i wynagradzania (choć mogą je tworzyć na zasadzie dobrowolności). Jeżeli nie posiadają tych aktów zakładowych, jak też nie są objęci układem zbiorowym pracy, sprawy związane z organizacją czasu pracy w ich firmie muszą uregulować w innym akcie. Jest nim obwieszczenie o systemach i rozkładach czasu pracy oraz obowiązujących w zakładzie okresach rozliczeniowych (art. 150 Kodeksu pracy, Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 ze zm.). Wskazuje się w nim te systemy i rozkłady czasu pracy (oraz okresy rozliczeniowe), które mają obowiązywać w konkretnej firmie. Zasadniczo mogą być one wdrożone do stosowania na gruncie danego zakładu dopiero po zamieszczeniu ich we wspomnianym obwieszczeniu. Niektóre rozkłady i systemy czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe wprowadza się jednak w innym trybie. Dotyczy to:

• rocznego okresu rozliczeniowego oraz ruchomego rozkładu czasu pracy, który wprowadza się m.in. w drodze porozumienia z przedstawicielami pracowników, a w odniesieniu do ruchomego rozkładu czasu pracy również na wniosek pracownika (art. 150 § 3 i 5 K.p.),
   
• przerywanego systemu czasu pracy, który wprowadza się w układzie zbiorowym pracy, na podstawie porozumienia zawieranego zgodnie z art. 139 § 3 K.p., bądź w umowie o pracę,
   
• systemów czasu pracy: tzw. skróconego tygodnia pracy oraz weekendowego, które stosuje się na podstawie umowy o pracę.

Zapisy obwieszczenia dotyczące stosowanych systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych wchodzą w życie po upływie dwóch tygodni od ich ogłoszenia pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy. Dopiero po upływie tego terminu można stosować systemy i rozkłady przewidziane w obwieszczeniu.

Druk obwieszczenia w sprawie organizacji czasu pracy dostępny jest w serwisie www.druki.pl, w dziale Prawo pracy.

Umowa i informacja dodatkowa

Przepisy prawa pracy wymagają, aby w umowie o pracę znalazły się zapisy dotyczące podstawowych spraw związanych z zatrudnieniem danego pracownika. Umowa o pracę musi określać:

• rodzaj pracy i miejsce jej wykonywania,
   
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
   
• wymiar czasu pracy i termin jej rozpoczęcia.

Są to tzw. obligatoryjne elementy umowy o pracę, które jednak nie przeszkadzają wprowadzeniu do tej umowy zapisów dodatkowych. Strony umowy o pracę korzystają niekiedy z tej swobody zamieszczając w umowie o pracę ustalenia dotyczące organizacji czasu pracy. Zdarzają się więc niekiedy zapisy o obowiązujących w zakładzie rozkładach i systemach czasu pracy czy o obowiązujących pracownika normach czasu pracy. Z formalnego punktu widzenia takie zapisy mogą zostać wprowadzone do umowy o pracę, niemniej trzeba zauważyć, że są one niepotrzebne, a w niektórych sytuacjach mogą być problematyczne.

Postanowienia dodatkowe zamieszczone w umowie o pracę należy traktować jako warunki umowy o pracę, które generalnie nie mogą być zmieniane w trybie jednostronnej decyzji pracodawcy. Jeżeli są one istotne, do ich zmiany wymagane jest porozumienie stron lub wypowiedzenie zmieniające. Dlatego mały pracodawca, który nie musi tworzyć regulaminu pracy, powinien rozważyć celowość ewentualnego wprowadzenia do umowy o pracę zapisów dotyczących organizacji czasu pracy. W razie jej zmiany, co w praktyce zdarza się dość często, pojawia się wtedy problematyczna kwestia zmiany umowy o pracę. Taka sama uwaga dotyczy zamieszczenia zapisu o systemach i rozkładach czasu pracy w informacji o warunkach zatrudnienia, tzw. informacji dodatkowej. Jedyne dane związane z tematyką czasu pracy, które wykazuje się w tej informacji, to dane o normach czasu pracy obowiązujących pracownika (art. 29 § 3 pkt 1 K.p.). Cała reszta informacji z zakresu organizacji czasu pracy powinna znaleźć się w obwieszczeniu wydawanym na podstawie art. 150 K.p.

Ogólne zasady ustalania grafików

Różnice między dużym a małym pracodawcą w zakresie wprowadzania systemów i rozkładów czasu pracy nie przekładają się na zasady ich stosowania. W tym zakresie pracodawcy objęci ogólnymi przepisami prawa pracy podlegają tym samym regulacjom i wymogom - bez względu na posiadany stan zatrudnienia. Układanie rozkładów czasu pracy odbywa się więc w ten sam sposób, tj. z uwzględnieniem:

• obowiązujących pracownika norm czasu pracy i nominalnego wymiaru czasu pracy w danym okresie,
   
• stosowanego systemu czy rozkładu czasu pracy,
   
• okresów rozliczeniowych i odpoczynków.

Niezbędne jest też przestrzeganie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i obowiązku rekompensowania pracy w takim dniu lub pracy w niedzielę czy święto.

Pracodawca musi mieć na uwadze, że nie może z góry planować nadgodzin ani pracy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Dzień ten może być jednak "uwolniony", tj. może być wyznaczony w grafiku ustalonym na dany okres i przypadać w różne dni tygodnia - co musi być potwierdzone odpowiednim zapisem w obwieszczeniu. Taką sytuację przedstawia poniższy przykład harmonogramu czasu pracy w tzw. systemie podstawowym, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym wrzesień 2017 r., gdzie dni wolne z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przypadają na różne dni tygodnia. Zakładamy, że pracownik wykonuje pracę na jedną zmianę, w ramach nominalnego wymiaru czasu pracy (168 godz. we wrześniu br.).