Limit 15.000 zł a koszty w księdze podatkowej

Podatnicy opłacający gotówką wydatki w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł nie mogą zaliczać tych wydatków do kosztów podatkowych. Jeśli zaliczyli je do kosztów przed dokonaniem płatności, muszą dokonać odpowiedniej korekty.

Transakcje objęte limitem

Podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca jednorazowej transakcji między przedsiębiorcami przekraczającej limit 15.000 zł została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Jeżeli płatność dotycząca jednorazowej transakcji przekraczającej 15.000 zł została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego już po zaliczeniu kosztu do kosztów uzyskania przychodów, wówczas w miesiącu, w którym dokonano tej płatności, podatnik powinien o jej wartość zmniejszyć te koszty. Gdy nie może zmniejszyć kosztów uzyskania przychodów w tym okresie - powinien zwiększyć w nim przychody podatkowe. Wynika to z art. 22p ust. 1 i 2 ustawy o pdof (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.). Przepisy te mają zastosowanie także do nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych.

Wyłączeniu z kosztów (ewentualnie odniesieniu do przychodów) nie podlega jedynie nadwyżka transakcji ponad kwotę 15.000 zł, lecz każda płatność dokonana z pominięciem rachunku płatniczego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł. Zatem gdy wartość transakcji jest wyższa niż 15.000 zł, to jakakolwiek kwota przekazana gotówką nie może być kosztem podatkowym.

Jako "wartość transakcji" należy tu przyjąć cenę uzgodnioną przez strony do zapłaty, czyli wartość brutto. Wyłączona z kosztów podatkowych (lub odniesiona do przychodów) powinna być natomiast taka część płatności, która zgodnie z przepisami podatkowymi może zostać uznana za koszt (wartość netto, gdy VAT podlega odliczeniu). Z kolei przez "jednorazową wartość transakcji" należy rozumieć ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określoną w umowie zawartej między przedsiębiorcami.

Ograniczenia wynikające z art. 22p ustawy o pdof nie mają zastosowania w sytuacji uregulowania zobowiązania poprzez kompensatę.

Korekta w księdze podatkowej

Gdy podatnik ujął koszt związany z transakcją przekraczającą limit 15.000 zł w księdze podatkowej, a następnie dokonał płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego, musi dokonać korekty zapisów w księdze. Podstawą ujęcia korekty w księdze podatkowej jest dowód określony w § 12 ust. 3 pkt 1c rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.). Powinien on zawierać:

a) datę wystawienia oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów podatkowych lub zwiększenia przychodów,

b) wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek jej wystawienia - umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów podatkowych kosztów związanych z płatnościami dokonanymi bez pośrednictwa rachunku płatniczego,

c) wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty lub zwiększa przychody,

d) podpis osoby sporządzającej dokument.

Konstrukcja przepisów ustawy o pdof oraz rozporządzenia wskazuje, że dowód ten sporządzić można po zakończeniu miesiąca, gdy podatnik zna już łączną wartość kosztów tego miesiąca i może ustalić, czy korekty dokonać poprzez zmniejszenie kosztów, czy zwiększenie przychodów. Dowód powinien wtedy określać wszystkie faktury (umowy czy inne dokumenty), związane z korektą za dany miesiąc, oraz poszczególne kwoty korekt. Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 22p ustawy o pdof, dokonuje się poprzez wpisanie kwoty zmniejszenia ze znakiem minus (-) lub kolorem czerwonym (§ 12 ust. 4b rozporządzenia). Korektę kosztów należy wprowadzić do tych kolumn księgi, w których uprzednio ujęto koszty. Z kolei gdy wystąpi konieczność zwiększenia przychodów, to kwotę, o którą nie zostały pomniejszone koszty, należy wpisać w kolumnie 8 "Pozostałe przychody".

Jeśli korekta dokonana na podstawie art. 22p ustawy o pdof dotyczy materiałów, towarów, wyrobów gotowych, półproduktów, produkcji w toku, braków czy odpadów i pozostają one na stanie na dzień sporządzenia spisu z natury, to należy ich wartość w spisie pomniejszyć o kwotę dokonanej korekty w części na nie przypadającej (§ 29 ust. 4d rozporządzenia).

Gdyby podatnik nabył towary lub usługi w ramach jednorazowej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł i od razu opłacił to gotówką (przy zakupie), nie powinien w ogóle ujmować kosztu w księdze. Co oczywiste, nie wystąpi wtedy obowiązek korekty w odniesieniu do tego zdarzenia. Jednak jeżeli dotyczyć to będzie składników majątku obejmowanych spisem z natury, wskazane jest wpisać ten zakup np. w kolumnie 17 księgi "Uwagi", ze względu na późniejszy obowiązek odpowiedniego pomniejszenia wartości spisu.

Przedstawione zasady dokonywania korekt w księdze podatkowej będą miały zastosowanie także od 1 stycznia 2020 r. po zmianie brzmienia art. 22p ustawy o pdof (patrz ramka). Przepisy rozporządzenia w omawianym zakresie pozostają bowiem bez zmian.