Praca cudzoziemca na podstawie oświadczenia

Polscy pracodawcy bardzo często decydują się na zatrudnianie cudzoziemców. Wiąże się to z reguły z koniecznością uzyskania dokumentu legalizującego pracę takiej osoby. Jedną z możliwości legalizacji jest oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Od 1 czerwca 2025 r. zasady wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń regulują przepisy ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Procedura oświadczeniowa

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisuje się do ewidencji oświadczeń, jeżeli cudzoziemiec posiada określone obywatelstwo i będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu - na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej.

Polski podmiot powierzający pracę może zatrudnić cudzoziemca w oparciu o rejestrację oświadczenia o powierzaniu pracy cudzoziemcowi, jeżeli:

1) cudzoziemiec jest obywatelem Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Ukrainy oraz

2) cudzoziemiec będzie wykonywał pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, oraz

3) cudzoziemiec będzie wykonywał pracę poza zakresem działalności określonych jako sezonowe, oraz

4) powierzenie pracy cudzoziemcowi nie będzie dotyczyło przypadków:

a) pełnienia funkcji w zarządach osób prawnych wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego lub spółek kapitałowych w organizacji, jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, lub

b) reprezentacji lub prowadzenia spraw spółki komandytowej lub komandytowo-akcyjnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców KRS, jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium RP, lub

c) pełnienia funkcji prokurenta przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przedsiębiorców KRS, jeżeli cudzoziemiec przebywa na terytorium Polski, oraz

5) okres wykonywania pracy określony w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nie będzie dłuższy niż 24 miesiące, oraz

6) dzień rozpoczęcia pracy wskazany w złożonym oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi nastąpi nie później niż 6 miesięcy od dnia złożenia tego oświadczenia.

Rejestracja oświadczenia

Podmiot powierzający pracę składa oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi przez system teleinformatyczny www.praca.gov.pl. Do oświadczenia należy dołączyć m.in. oświadczenia o niekaralności, podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem dokumentów, dotyczące braku kary i braku skazania za:

• doprowadzenie cudzoziemca do nielegalnej pracy, żądanie od cudzoziemca korzyści majątkowej za uzyskanie zezwolenia na pracę, doprowadzenie innej osoby do nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca,
• brak powiadomienia powiatowego urzędu pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ustalonym terminie,
• nielegalne zatrudnianie cudzoziemca lub nielegalne powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi,
• przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową,
• utrudnienie przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia,
• przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów w związku z postępowaniem o wydanie zezwolenia na pracę,
• przestępstwo handlu ludźmi.

Oświadczenia składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. Wysokość opłaty za złożenie oświadczenia wynosi 100 zł.

W sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego wpis lub odmowa dokonania wpisu wniosku do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia. W przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego wpisanie następuje w terminie do 30 dni.

Starosta, wpisując oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, może określić późniejszy dzień rozpoczęcia pracy niż określony w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, nie wcześniejszy niż dzień następujący po dniu wpisania tego oświadczenia do ewidencji oświadczeń.

Do postępowań w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń nie stosuje się prawa do wniesienia ponaglenia na zasadach zawartych w art. 37 Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572 ze zm.).

Obowiązki pracodawcy

Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP nakłada na pracodawcę obowiązki związane z powierzeniem pracy cudzoziemcowi w oparciu o oświadczenie. Podmiot taki ma obowiązek:

• poinformować starostę o podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu, zaś w przypadku niepodjęcia pracy w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w oświadczeniu,
• zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem - musi przedstawić mu jej tłumaczenie na język zrozumiały dla cudzoziemca zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu,
• przekazać organowi, który wpisał oświadczenie do ewidencji kopię zawartej umowy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi.

Poza tym, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi ma obowiązek przestrzegania wszystkich obowiązków wynikających z powierzania pracy, takich samych jak w przypadku polskich pracowników. Chodzi tu np. o zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych w ciągu 7 dni, gdy dana umowa podlega ubezpieczeniom. Musi też przestrzegać przepisów związanych z zatrudnieniem cudzoziemca wynikających z innych przepisów, np. przechowywanie kopii dokumentu pobytowego cudzoziemca.

Pracodawca ma obowiązek dostosować wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Natomiast w razie zwiększenia wymiaru czasu pracy, w przypadku cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, musi proporcjonalnie podwyższyć jego wynagrodzenie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621)