Nowo przyjęty pracownik twierdzi, że przepracował w sumie 15 lat, jednak nie przedłożył świadectw pracy ani żadnych innych dokumentów potwierdzających dotychczasowy przebieg zatrudnienia. Czy naliczać mu urlop wypoczynkowy jak osobie, która podjęła pierwszą pracę w życiu, czy też na podstawie jego oświadczenia, jak pracownikowi z 15-letnim stażem pracy?
Uprawnienia urlopowe pracownika, który podejmuje pracę po raz pierwszy określa art. 153 § 1 K.p. Przepis ten stanowi, że taka osoba nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym podejmuje pracę z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Przyjmuje się, że użyty tu termin "praca" oznacza wyłącznie stosunek pracy, a nie stosunek prawny powstały na mocy przepisów prawa cywilnego (w efekcie zawarcia umowy cywilnoprawnej) czy prawa przedsiębiorców (w wyniku prowadzenia działalności gospodarczej). To konsekwencja pojęcia "pracownika", jakim posługuje się art. 153 K.p., w którym to pojęciu mieści się - zgodnie z art. 3 K.p. - zatrudniony na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Bez względu na liczbę miesięcy i pracodawców w pierwszym roku kalendarzowym pozostawania w zatrudnieniu pracowniczym, pracownik uzyskuje urlop cząstkowy po przepracowaniu każdego miesiąca aż do końca tego roku kalendarzowego. Dopiero 1 stycznia następnego roku nabywa prawo do urlopu z góry, który wynosi 20 dni rocznie (jeśli był zatrudniony krócej niż 10 lat) lub 26 dni rocznie (gdy był zatrudniony co najmniej 10 lat). Tak stanowią art. 153 § 2 i art. 154 § 1 K.p. O tym, czy pracownik powinien nabyć cząstkowy, czy pełny wymiar urlopu wypoczynkowego rozstrzyga to, czy podjęta praca jest dla niego pierwszą w życiu, czy też kolejną pracą w innym niż pierwszy roku kalendarzowym.
Ważne: Pracodawca może wymagać przedłożenia informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracownika, jeśli nie pozyskał ich na etapie rekrutacji ze względu na brak do tego podstaw (art. 221 § 3 pkt 4 K.p.). |
W odpowiedzi na żądanie pracodawcy pracownik musi udostępnić dane osobowe o przebiegu zatrudnienia w formie oświadczenia (art. 221 § 5 zd. 1 K.p.). Jego obowiązkiem jest także udokumentowanie tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, jeśli pracodawca będzie się tego domagał zgodnie z art. 221 § 5 zd. 2 K.p. Jest to w obecnym stanie prawnym podstawowy przepis pozwalający pracodawcy żądać przedłożenia m.in. świadectw pracy, które dokumentują dotychczasowe okresy zatrudnienia pracownika i zawierają informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych (w tym urlopowych) i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (art. 97 § 1-2 K.p.).
W razie nieprzedłożenia przez pracownika świadectw pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy poprzedniego zatrudnienia, pracodawca może odmówić ich uwzględnienia w stażu urlopowym. W takim przypadku informacje w tym zakresie wskazane w oświadczeniu pracownika mimo kodeksowego obowiązku nie zostały bowiem przez niego potwierdzone. Tym samym pracodawca nie ma pewności co do ich prawdziwości i ma prawo je pominąć ustalając uprawnienia urlopowe pracownika. Można wprawdzie spotkać się z poglądem, że pracodawcy wolno oprzeć się wyłącznie na oświadczeniu pracownika, lecz jest to stanowisko odosobnione w kontekście przywołanych wyżej przepisów kodeksowych. Czytelnik powinien potraktować pracownika jako będącego w pierwszym roku pracy w życiu i naliczać mu urlop cząstkowy po każdym miesiącu pracy w 2020 r.
Zwracamy uwagę! Gdy pracownik z opóźnieniem przedłoży świadectwa pracy i inne dokumenty potwierdzające jego poprzednie okresy zatrudnienia (tu 15-letni staż pracy), pracodawca będzie musiał zweryfikować jego nieprzedawnione uprawnienia urlopowe. Jego obowiązkiem będzie ustalenie urlopu pracownika należnego za 2020 r. w wymiarze proporcjonalnym:
Rok 2020 będzie w takim przypadku kolejnym, a nie pierwszym rokiem pracy. Podstawą obliczeń zakładając, że pracownik jest zatrudniony na cały etat, będzie 26 dni, z zastrzeżeniem że pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców (art. 1551 § 1 pkt 2 i § 2 K.p.).
Przykład |
Pracownik zatrudniony od 1 lutego 2020 r. na okres dwóch lat, mimo wezwań ze strony służb kadrowych nie przedłożył dokumentów poświadczających 11-letni (według oświadczenia) staż urlopowy. W tej sytuacji naliczane są urlopy cząstkowe z rocznego wymiaru 20 dni - każdego ostatniego dnia miesiąca począwszy od lutego 2020 r. pracownik nabywa prawo do 1,66 dnia urlopu (20 dni x 1/12).
Załóżmy, że pracownik przedłoży wymagane dokumenty w przyszłym roku oraz że będzie z nich wynikać, iż w 2020 r. był zatrudniony tylko u obecnego pracodawcy. Pracodawca będzie zobowiązany wyrównać urlop za ten rok o 5,74 dnia (11/12 x 26 dni = 23,83 dnia, po zaokrągleniu 24 dni; 1,66 dnia x 11 m-cy = 18,26 dnia; 24 dni - 18,26 dnia = 5,74 dnia).
|