Wymiar urlopu zaległego po obniżeniu etatu

Pracownik do końca ubiegłego roku był zatrudniony na cały etat, natomiast od 1 stycznia br. świadczy pracę na 1/2 etatu. Na początku stycznia br. wystąpił z wnioskiem o udzielenie całego urlopu zaległego. Jak długo powinien przebywać na urlopie, jeżeli z poprzedniego roku pozostało mu 16 dni? Czy zaległości urlopowe podlegają proporcjonalnemu obniżeniu?

Pracownik powinien wykorzystać pełną pulę nabytego urlopu. Okres, podczas którego będzie na nim przebywał, jest uzależniony od aktualnej organizacji czasu pracy.

Pracodawca jest obowiązany udzielać urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, zgodnie z planem urlopów albo w terminie uzgodnionym przez strony (art. 161 i art. 163 § 1-2 K.p.). Gdyby jednak z przyczyn wskazanych w przepisach urlopowych (np. choroba pracownika) nie doszło do jego wykorzystania, to stosownie do art. 168 K.p. urlopu tego należy udzielić w następnym roku.

Niewykorzystanego urlopu za dany rok należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Jak poinformował Główny Inspektor Pracy (pismo z 16 grudnia 2011 r., znak GNP-364-4560-63-1/11/PE/RP): "(...) Nieudzielenie pracownikowi urlopu zaległego w terminie określonym w art. 168 K.p. stanowi naruszenie obowiązujących przepisów i może skutkować odpowiedzialnością z tytułu popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika zagrożonego karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.".

Wskazany termin uważa się za zachowany, jeżeli pracownik rozpocznie urlop najpóźniej w dniu 30 września - może go następnie kontynuować w kolejnych dniach. Przy czym termin wykorzystania zaległości urlopowych, stosownie do treści art. 168 in fine K.p., nie obejmuje części przeznaczonej "na żądanie". Takie też stanowisko prezentuje w tej sprawie Departament Prawny Państwowej Inspekcji Pracy (por. pismo z 7 kwietnia 2008 r., znak GPP-110-4560-170/08/PE).

Wymiar urlopu za cały rok to: 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat oraz 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat. W przypadku zatrudnienia na część etatu, wymiar urlopu podlega proporcjonalnemu obniżeniu (art. 154 § 1-2 K.p.). Nie ma przy tym podstaw do stosowania reguły proporcji do uprawnień nabytych za okres wcześniejszy, nawet jeśli pracownik dotąd z nich nie skorzystał.

Pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony na cały etat i legitymuje się 8-letnim stażem pracy. W styczniu br. złożył wniosek o obniżenie od lutego br. wymiaru czasu pracy do 5/8 etatu. Urlop wypoczynkowy nabyty 1 stycznia 2019 r. w wymiarze 20 dni na podstawie art. 154 § 2 K.p. podlega weryfikacji. Pracownik nabędzie prawo do 2 dni (20 dni x 1/12 = 1,66 dnia, po zaokrągleniu 2 dni) urlopu za pierwszy miesiąc bieżącego roku oraz do 12 dni (20 dni x 5/8 etatu = 12,5 dnia, po zaokrągleniu 13 dni; 13 dni x 11/12 = 11,91 dnia, po zaokrągleniu 12 dni) za pozostały okres (luty-grudzień br.). Jeśli w tym roku doszłoby do kolejnej zmiany w wielkości etatu, pracodawca ponownie przeliczyłby urlop.

Urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy jego udzielaniu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, chyba że pracownik jest objęty odrębnymi normami czasu pracy. Zatem pracownik z pytania ma do wykorzystania 128 godzin zaległego urlopu wypoczynkowego (16 dni x 8 godz.).

Zakładamy, że pracownik z pytania rozpocznie urlop zaległy w wymiarze 16 dni, czyli 128 godzin od 14 stycznia br., a ponadto, że wykonuje pracę w równej miary dniówkach, od poniedziałku do piątku lub zasadniczo po 8 godzin w poniedziałek i we wtorek oraz 4 godziny w piątek.

Pracownik będzie przebywał na urlopie zaległym w pierwszym przypadku do 26 lutego 2019 r. (32 dni po 4 godz.), a w drugim do 25 lutego 2019 r. (13 dni x 8 godz. + 6 dni x 4 godz.).