Udostępnianie rocznego sprawozdania finansowego za 2020 r. odpowiednim organom

W myśl ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy, stosując odpowiednio zasady wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Przypominamy, iż każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zobowiązana jest do sporządzania sprawozdania finansowego w postaci elektronicznej (por. art. 45 ust. 1f ww. ustawy). Możliwe jest stosowanie dwóch form e-sprawozdań, tj. ustrukturyzowanej i nieustrukturyzowanej.

Na mocy art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy. Z kolei z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. Jednostki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym sporządzają i podpisują zatem sprawozdanie finansowe nie później niż do końca marca następnego roku, a zatwierdzają je nie później niż do końca czerwca następnego roku.

Ważne terminy dla księgowych podajemy w serwisie  www.terminy.gofin.pl

W związku z epidemią COVID-19, w bieżącym roku, analogicznie jak w roku poprzednim, przedłużono terminy dotyczące sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Zmiany terminów obowiązków sprawozdawczych za 2020 r. wynikają z rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 26 marca 2021 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dz. U. poz. 572), dalej zwanego rozporządzeniem z dnia 26 marca 2021 r. Termin sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego został przedłużony o 3 miesiące, a w przypadku jednostek sektora finansów publicznych posiadających osobowość prawną - o miesiąc. Oznacza to, że w przypadku jednostek sektora prywatnego i organizacji non profit sporządzenia sprawozdania finansowego za 2020 r. można było dokonać do 30 czerwca 2021 r., natomiast zatwierdzić to sprawozdanie można do 30 września 2021 r. Z kolei w przypadku jednostek sektora finansów publicznych posiadających osobowość prawną sporządzenia sprawozdania finansowego za 2020 r. można było dokonać do 30 kwietnia 2021 r., a zatwierdzenia - do 31 lipca 2021 r.

Rozporządzenie z dnia 26 marca 2021 r. podaje także zasady dotyczące terminów sprawozdawczości finansowej, przewidziane dla spółdzielni mieszkaniowych, jednostek innych niż spółdzielnie mieszkaniowe oraz jednostek sektora finansów publicznych.

Nowe terminy w zakresie sprawozdawczości finansowej oblicza się przy uwzględnieniu daty, na którą przypadał dzień bilansowy.

Przypominamy, że roczne sprawozdanie finansowe jednostki zatwierdza jej organ zatwierdzający, o którym mowa w art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu, przez organ zatwierdzający rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. Organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe w zależności od formy prawnej jednostki są:

• w spółce z o.o., jawnej, partnerskiej, komandytowej i cywilnej - wspólnicy,
• w firmie osoby fizycznej - właściciel,
• w spółce komandytowo-akcyjnej - zwyczajne walne zgromadzenie,
• w spółce akcyjnej - zwyczajne walne zgromadzenie.

Zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego wymaga formy pisemnej dla zapewnienia jego ważności. W zależności od formy prawnej jednostki może mieć ono postać oświadczenia woli, uchwały organu zatwierdzającego bądź decyzji organu założycielskiego. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego oznacza, że organ zatwierdzający uznał, że przedstawia ono jasno i rzetelnie sytuację majątkową, finansową oraz wynik finansowy jednostki.

Należy pamiętać, że jeżeli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu na mocy art. 64 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to nie można go zatwierdzić, jeżeli badanie to nie zostało przeprowadzone.

Z terminem zatwierdzenia sprawozdania finansowego powiązany jest m.in. termin jego przekazania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) lub przekazania do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szefa KAS). Przesunięcie ostatecznego terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego powoduje jednoczesne przesunięcie ostatecznych terminów na jego przekazanie odpowiednim organom.

Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS składają swoje sprawozdania finansowe wyłącznie w KRS na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Podmioty podlegające wpisowi do rejestru przedsiębiorców KRS wymienia art. 36 ustawy o KRS.

Z art. 69 ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (w KRS) roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, które są zobowiązane do sporządzenia sprawozdania z działalności, także to sprawozdanie - w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli zatem w jednostce rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a zatwierdzenie sprawozdania finansowego nastąpi 30 września 2021 r., to jednostka ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe w KRS do 15 października 2021 r. Co ważne, jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowym terminie, to należy złożyć je w KRS dwukrotnie, tj. w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.

Tak jak w latach poprzednich jednostki wpisane do KRS i prowadzące księgi rachunkowe składają dokumenty finansowe w trybie zgłoszenia poprzez system Ministerstwa Sprawiedliwości - system RDF (repozytorium dokumentów finansowych), co wynika z art. 19e ust. 1 ustawy o KRS. Należy zaznaczyć, że od 1 lipca 2021 r. nastąpiła elektronizacja postępowania przed KRS odnoszącego się do podmiotów z rejestru przedsiębiorców. Od tego dnia bowiem przedsiębiorcy muszą składać wszystkie wnioski do KRS drogą elektroniczną przez system teleinformatyczny Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem prs.ms.gov.pl. Zasady przekazywania dokumentów finansowych do KRS generalnie nie uległy jednak zmianie. Wyjątek dotyczy tych podmiotów, które przekazują do RDF dokumenty sporządzone przez notariusza (np. uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego) - przekazywanie tych dokumentów do RDF zostało bowiem zautomatyzowane. Oznacza to, że przekazywanie dokumentów notarialnych do KRS następuje teraz pomiędzy notarialnym repozytorium (tj. Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych - skrót: CREWAN), a systemem KRS. Repozytorium to funkcjonuje już od 9 kwietnia 2018 r. i notariusze umieszczają w nim e-wpisy dotyczące przedsiębiorców z KRS. Od 1 lipca 2021 r. notarialny system został połączony z systemem KRS. Takie połączenie systemów powoduje, że wnioskodawca we wniosku składanym do KRS podaje tylko numer dokumentu z CREWAN, a po zarejestrowaniu wniosku elektroniczny wpis, którego numer w notarialnym repozytorium został podany przez wnioskodawcę, jest automatycznie przekazywany za pośrednictwem systemu teleinformatycznego z tego repozytorium i dołączany do wniosku (por. art. 19d ustawy o KRS w brzmieniu od 1 lipca 2021 r.).

Co ważne, uchwały wspólników mogą być nadal sporządzane w formie pisemnej (czyli nie muszą być sporządzane w formie elektronicznej) i do KRS jednostki mogą składać ich kopie (skany). Wynika to z art. 19e ust. 3 ustawy o KRS. Przepis ten z dniem 1 lipca 2021 r. nie uległ zmianie. Ważne jest także to, że nadal dane przedsiębiorców wpisane do KRS przekazywane są do urzędowych rejestrów (nadal funkcjonuje tzw. jedno okienko w KRS).

Z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS wynika, że zgłoszenie dokumentów finansowych w KRS opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Dokonuje tego co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Na mocy art. 70 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki, której sprawozdanie podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta, niewpisanej do KRS, jest obowiązany złożyć wprowadzenie do sprawozdania finansowego stanowiące część informacji dodatkowej, bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych za rok obrotowy, do ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) w ciągu 15 dni od dnia ich zatwierdzenia, wraz ze sprawozdaniem z badania oraz odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty. W przypadku jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym i w których zatwierdzenie sprawozdania finansowego nastąpi 30 września 2021 r., obowiązek ogłoszenia sprawozdania finansowego w MSiG należy zatem wypełnić do 15 października 2021 r.

Do MSiG należy złożyć dokumenty w formie elektronicznej w punktach przyjmowania ogłoszeń lub po zalogowaniu na Portal Dostępowo-Informacyjny Ministerstwa Sprawiedliwości na stronie internetowej: http://pdi.ms.gov.pl. Sprawozdanie należy dołączyć w postaci pliku edytowalnego w jednym z dozwolonych formatów: rtf, doc, docx. Sprawozdania finansowe są składane w punkcie przyjmowania ogłoszeń do MSiG w wyznaczonych sądach albo indywidualnie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (http://pdi.ms.gov.pl) przez osobę, której po zarejestrowaniu się jako użytkownik został przydzielony unikalny adres internetowy (konto użytkownika) powiązany z niepowtarzalną nazwą i hasłem i posiadającą ważny kwalifikowany certyfikat użytkownika (zarejestrowany użytkownik). Warunkiem złożenia sprawozdania tą drogą jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Na mocy art. 45 ust. 5 updof, podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej Szefowi KAS sprawozdanie finansowe przed upływem terminu określonego na złożenie zeznania w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej udostępnianej na podstawie art. 45 ust. 1g ustawy o rachunkowości. Terminem złożenia zeznania wynikającym z ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych dla tych podmiotów jest 30 kwietnia. Mocą rozporządzenia z dnia 26 marca 2021 r. termin przekazania sprawozdania finansowego Szefowi KAS (określony w art. 45 ust. 5 updof) przedłużono do dnia 31 lipca 2021 r. Co istotne, w związku z tym, że 31 lipca 2021 r. wypadał w dzień wolny (sobota), termin złożenia sprawozdania finansowego do Szefa KAS ostatecznie upływa 2 sierpnia 2021 r. (poniedziałek). Tak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w piśmie przesłanym naszemu Wydawnictwu 24 maja 2021 r.

Z kolei podatnicy CIT obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego, w myśl art. 27 ust. 2 updop, z wyłączeniem podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, przekazują, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, Szefowi KAS sprawozdanie wraz ze sprawozdaniem z badania, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, a spółki - także odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe przekazuje się do Szefa KAS w postaci elektronicznej, odpowiadającej strukturze logicznej udostępnionej na podstawie art. 45 ust. 1g lub 1h ustawy o rachunkowości, sprawozdanie z badania - w postaci elektronicznej nieustrukturyzowanej (np. plik PDF), natomiast odpis uchwały, o którym mowa wyżej - w formie skanu. Przypomnijmy, że obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania (por. art. 27 ust. 2 updop). Termin zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego za 2020 r. dla jednostek, których rok obrotowy skończył się 31 grudnia 2020 r., przedłużono do 30 września 2021 r., zatem termin na złożenie sprawozdanie do Szefa KAS również uległ przesunięciu.