Środki trwałe sfinansowane z funduszu wsparcia osób niepełnosprawnych w uczelni niepublicznej

Jesteśmy niepubliczną uczelnią wyższą. Co roku otrzymujemy dotację na zadania związane z kształceniem osób niepełnosprawnych. Do końca 2018 r. otrzymaną dotację odnosiliśmy na przychody, a ponoszone wydatki księgowaliśmy w koszty. Od 1 stycznia 2019 r. otrzymana dotacja zasila utworzony w uczelni fundusz wsparcia osób niepełnosprawnych (FWON), a wszelkie wydatki odnoszone są w ciężar tego funduszu (bez ewidencji kosztowej). Z FWON możemy finansować zakup środków trwałych do limitu jednorazowej amortyzacji (tj. do 10.000 zł). Ponadto zakupione z dotacji środki trwałe o wartości użytkowej przekraczającej 1 rok wpisujemy na stan środków trwałych bez względu na kwotę nabycia. Czy zakupione projektory o wartości 1.500 zł powinniśmy wnieść na stan środków trwałych, pomimo, że zakupione zostały z FWON, czy też powinniśmy zaprowadzić pozabilansową ewidencję środków trwałych, obejmującą tego rodzaju zakupy?

Od 1 października 2018 r. zasady funkcjonowania systemu szkolnictwa wyższego i nauki w Polsce określa ustawa z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85). Uczelnia prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Przepisy działu XII Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce określają zasady finansowania systemu szkolnictwa wyższego i nauki oraz gospodarkę finansową uczelni. Z kolei art. 408 ust. 2 ww. ustawy stanowi, że uczelnia niepubliczna prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie planu rzeczowo-finansowego, a w zakresie gospodarowania środkami pochodzącymi z budżetu państwa również zgodnie z przepisami o finansach publicznych. Zasady tworzenia, zwiększania i zmniejszania funduszy w uczelni regulują przepisy art. 409 ww. ustawy. Na ich podstawie uczelnia zobowiązana jest posiadać: fundusz zasadniczy, inne fundusze, których utworzenie przewidują odrębne przepisy lub statut, fundusz stypendialny oraz fundusz wsparcia osób niepełnosprawnych. FWON w uczelni stanowią - stosownie do przepisów art. 415 ww. ustawy - środki finansowe, o których mowa w ww. art. 365 pkt 6 ww. ustawy. Są to środki przeznaczone na finansowanie zadań związanych z zapewnieniem osobom niepełnosprawnym warunków do pełnego udziału w procesie przyjmowania na studia, do szkół doktorskich, kształceniu na studiach i w szkołach doktorskich lub prowadzeniu działalności naukowej. Niewykorzystane w danym roku budżetowym środki tego funduszu pozostają w funduszu na rok następny. Natomiast środki FWON wydatkowane niezgodnie ze wskazanym wyżej przeznaczeniem podlegają zwrotowi do funduszu ze środków finansowych uczelni innych niż pochodzące z subwencji lub dotacji z budżetu państwa.

Każda uczelnia zarówno publiczna, jak i niepubliczna prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami o rachunkowości z uwzględnieniem zasad określonych w Prawie o szkolnictwie wyższym i nauce. W uczelni rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy (por. art. 408 ust. 3 i 4 ww. ustawy). Oznacza to, że ciąży na niej - wynikający z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości - obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzenia sprawozdania finansowego zgodnie z zasadami określonymi w tej ustawie. Jednostki stosujące w pełnym zakresie zasady określone w ustawie o rachunkowości (a zatem i uczelnie niepubliczne) mogą - w odniesieniu do obiektu inwentarzowego o niskiej jednostkowej wartości początkowej (tzw. niskocennego) środka trwałego - przyjąć uproszczenie polegające na dokonaniu jednorazowego odpisu wartości początkowej. Rozwiązanie takie jest zwyczajowo stosowane do takich środków trwałych jak np.: urządzenia komputerowe, urządzenia biurowe, niektóre aparaty telefoniczne lub smartfony, sprzęt RTV. Jednostka określa w zasadach (polityce) rachunkowości poziom istotności, wyznaczający maksymalną wartość początkową obiektu inwentarzowego podlegającą jednorazowemu odpisaniu. Ustawa o rachunkowości nie określa bowiem wartości progowej, poniżej której możliwe jest jednorazowe odnoszenie wartości początkowej środków trwałych w koszty działalności operacyjnej. Niemniej ustawa przewiduje przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych i ustalaniu wyniku finansowego stosowanie zasady istotności (art. 4 ust. 4 i ust. 4a oraz art. 8 ust. 1), która zezwala jednostkom na przyjęcie uproszczeń. Warunkiem ich stosowania jest, aby nie wywierały istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego, co innymi słowy oznacza, że wywołane uproszczeniami pominięcia lub zniekształcenia ani pojedynczo ani łącznie nie wprowadzają odbiorcy sprawozdania finansowego w błąd.

Uwzględniając zatem zasadę istotności oraz granicę 10.000 zł dla przedmiotów o cechach środków trwałych, jednostka może zdecydować:

1) czy przedmioty małowartościowe zaliczać będzie według ogólnych zasad do środków trwałych, a ich wartość początkową odpisywać będzie stopniowo; przedmioty te wykazywane będą w aktywach bilansu jako środki trwałe w ich wartości księgowej netto (wartość początkowa pomniejszona o umorzenie),

2) czy przedmioty małowartościowe zaliczać będzie według ogólnych zasad do środków trwałych, ale ich wartość początkową odpisywać będzie jednorazowo w miesiącu ich przyjęcia do użytkowania; w bilansie figurować one będą per saldo, tj. po zmniejszeniu ich wartości początkowej o umorzenie, a więc w wartości zerowej,

3) czy przedmioty małowartościowe w dacie oddania ich do użytkowania odpisywać będzie jednorazowo i ujmować (lub nie) w pozabilansowej ewidencji ilościowej; ewidencja ta powinna dostarczać wskazówek pozwalających stwierdzić gdzie w jednostce znajduje się odpisany jednorazowo przedmiot spełniający kryteria dla uznania go jako środek trwały.

Jednostki mogą jednocześnie stosować wszystkie ww. rozwiązania, np. 1 i 2 - do przedmiotów droższych i atrakcyjnych wymagających lepszej ochrony, o łącznie znacznej wartości (np. laptopy, notebooki), zaś rozwiązanie 3 - do pozostałych, tanich przedmiotów. Przyjęte przez jednostkę zasady w tym zakresie powinny zostać zapisane w dokumentacji stosowanych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.

W odniesieniu do zakupionych ze środków FWON projektorów o wartości 1.500 zł wskazane jest, naszym zdaniem, przyjęcie przez uczelnię rozwiązania polegającego na ich zaliczeniu do środków trwałych, ujęciu w ewidencji środków trwałych oraz dokonaniu jednorazowego odpisania ich wartości początkowej. Oczywiście takie rozwiązanie jest możliwe, o ile projektory te spełniają kryteria dla uznania ich za środki trwałe w świetle przepisów art. 3 ust. 1 pkt 12 i 15 ustawy o rachunkowości, tj. są one kompletne, zdatne do użytku, przeznaczone na potrzeby jednostki, a ich przewidywany okres ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok. Potwierdzeniem słuszności zaproponowanego rozwiązania jest również - wskazana w treści pytania informacja o ujmowaniu w ewidencji środków trwałych wszystkich składników majątkowych, których wartość użytkowa jest dłuższa niż rok, a ich nabycie zostało sfinansowane ze środków pieniężnych pochodzących z dotacji. Zauważenia wymaga, że w kontekście zapisów art. 365 pkt 6 w powiązaniu z art. 371 ust. 2 Prawa o szkolnictwie wyższym, źródłem sfinansowania zakupu przedmiotowych projektorów są środki pieniężne pochodzące z dotacji podmiotowej, których równowartość znajduje swoje odzwierciedlenie w funduszu wsparcia osób niepełnosprawnych. Rozwiązanie to powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w dokumentacji przyjętych do stosowania zasad (polityki) rachunkowości uczelni.