Przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów w zakresie kwalifikacji przychodów z działalności gospodarczej oraz ustalenia momentu ich powstania muszą stosować uregulowania z art. 14 updof, z kolei w zakresie ich ewidencjonowania - rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 2544), zwane dalej rozporządzeniem.
Z objaśnień zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia wynika, że do ewidencjonowania przychodów w podatkowej księdze służą kolumny 7-9. Są one przeznaczone do wpisywania:
Przepisy rozporządzenia określają również rodzaje dowodów stanowiących podstawę zapisu przychodów w księdze.
Do dowodów księgowych będących podstawą ujmowania przychodów w księdze odnoszą się przepisy § 18-22 rozporządzenia. Z ich uregulowań wynika, że w przypadku sprzedaży towarów i usług na sposób dokumentowania przychodów wpływa status podatnika na gruncie VAT.
Podatnicy, którzy sprzedaż wyrobów, towarów handlowych i usług dokumentują fakturami, generalnie na podstawie tych dowodów powinni wpisywać przychody do podatkowej księgi. Przepis § 18 ust. 3 rozporządzenia przewiduje jednak, że jeżeli podatnicy wystawiają wiele faktur, to zapisu przychodów w księdze mogą dokonywać jedną kwotą (sumą). Podstawą takiego zapisu będzie w tym przypadku dzienne zestawienie faktur (zwane zestawieniem sprzedaży). W myśl § 18 ust. 4 rozporządzenia powinno ono zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, numery od-do faktur objętych zestawieniem, sumę zbiorczą tych faktur oraz podpis podatnika lub osoby, która sporządziła zestawienie.
| Zwróć uwagę!
W myśl § 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia, fakturami są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami. |
Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, niebędący czynnymi podatnikami VAT i których nie dotyczy obowiązek ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, wystawiają dowody sprzedaży lub wykonania usługi na żądanie kupującego lub usługobiorcy. W przypadku braku takiego żądania ma miejsce tzw. sprzedaż nieudokumentowana.
Dla celów dowodowych i prawidłowego rozliczenia podatku dochodowego przychody osiągnięte w danym dniu ze sprzedaży nieudokumentowanej fakturami podatnicy wykazują w wystawianym na koniec dnia dowodzie wewnętrznym. W ten sposób udokumentowany przychód powinien być wpisany do podatkowej księgi po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Wynika tak z § 18 ust. 1 i 2 rozporządzenia.
Wystawienie dziennego zestawienia sprzedaży nieudokumentowanej nie zawsze jest jednak konieczne. Obowiązek nie dotyczy podatników prowadzących ewidencję sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia, gdyż ewidencja ta służy rejestrowaniu przychodu nieudokumentowanego fakturami, czy rachunkami. Tak wynika z § 7 ust. 2 rozporządzenia, który określa podstawowy zakres informacji, jakie ewidencja ta powinna zawierać.
§ 18 ust. 5 rozporządzenia stanowi, że przychody wykazane w ewidencji sprzedaży, o której mowa w § 7 ust. 1 rozporządzenia mogą być wpisywane do podatkowej księgi w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca.
Należy zauważyć, że ewidencję sprzedaży muszą prowadzić podatnicy, którzy:
Zgodnie z odrębnymi przepisami sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej podlega ewidencjonowaniu przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Przepisy § 19 ust. 1 i 2 rozporządzenia przewidują, że podatnicy, którzy prowadzą ewidencję przy zastosowaniu tych urządzeń, dokonują zapisów w podatkowej księdze na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub na koniec każdego miesiąca - na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych). W przypadku obu dokumentów wynikające z nich dane należy skorygować o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu (np. zwroty towarów, reklamacje, pomyłki), wynikające z odrębnych ewidencji. Z kolei korekty, które nie podlegają ujęciu w odrębnych ewidencjach, podatnik opisuje na odwrocie raportu fiskalnego dobowego lub okresowego (miesięcznego).
Uzupełniająco dodajmy, że w razie wystawienia faktury na sprzedaż uprzednio zarejestrowaną w kasie fiskalnej, podatnicy nie wpisują do księgi kwot wynikających z tych faktur, natomiast są obowiązani do połączenia w sposób trwały zwróconych oryginałów paragonów fiskalnych z kopiami wystawionych faktur. Stanowi o tym § 19 ust. 3 rozporządzenia.
Jeszcze innych zapisów w księdze dotyczących przychodów mogą dokonywać podatnicy prowadzący odrębną ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT. Tacy podatnicy, stosownie do § 20 ust. 1 rozporządzenia, zapisów dotyczących przychodów ze sprzedaży towarów i usług mogą dokonywać w podatkowej księdze na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z tej ewidencji. Zestawienie to powinno zawierać co najmniej następujące dane: datę i kolejny numer zestawienia, sumę przychodów ze sprzedaży pomniejszoną o należny VAT oraz wartość towarów i usług niestanowiącą przychodów w rozumieniu ustawy o PIT i powiększoną o przychody nieobjęte obowiązkiem ewidencjonowania dla celów VAT.
W ramach działalności gospodarczej podatnicy mogą osiągać przychody nie tylko ze sprzedaży wyrobów, towarów handlowych czy usług, ale również w związku z zaistnieniem innych zdarzeń gospodarczych i prawnych (np. różnice kursowe, odszkodowania, dotacje, odsetki od środków na lokatach bankowych). Jak wskazano w § 22 rozporządzenia, zapisów w księdze dotyczących pozostałych przychodów należy dokonywać na podstawie dowodów potwierdzających te przychody (np. wyciągów z rachunku bankowego). Należy przyjąć, że takie przychody powinny być wpisywane do podatkowej księgi w dacie ich powstania ustalonej zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT.
Stosownie do okoliczności i po spełnieniu określonych warunków, na podstawie omówionych dowodów księgowych, zapisu przychodów w podatkowej księdze dokonują podatnicy, którzy samodzielnie realizują ciążący na nich obowiązek prowadzenia takiej księgi. Możliwe jest jednak, aby podatkową księgę podatnika prowadziło biuro rachunkowe. Wówczas w zakresie prowadzenia księgi zastosowanie znajduje § 27 ust. 1 rozporządzenia. W myśl tego przepisu w razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe, zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie:
przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
W kontekście omawianego zagadnienia dotyczącego dokumentowania i ujmowania przychodów w podatkowej księdze na uwagę zasługuje okoliczność, że jako podstawy zapisów dokonywanych przez biuro rachunkowe nie wskazano zestawienia, o którym mowa w § 20 rozporządzenia, tj. miesięcznego zestawienia sprzedaży sporządzonego na podstawie danych wynikających z ewidencji dla celów VAT, o której mowa w art. 109 ust. 1 i 3 ustawy o VAT.
Ewidencję sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, obowiązani są prowadzić podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT ze względu na obroty (nieprzekraczające 200.000 zł). Ujmuje się w niej generalnie sprzedaż nieudokumentowaną, a jej prowadzenie jest niezbędne w celu ustalenia momentu, w którym wartość sprzedaży przekroczy kwotę uprawniającą podatnika do korzystania ze zwolnienia z VAT. Przepisy o VAT nie określają formy tej ewidencji ani zasad jej prowadzenia. Warto natomiast zauważyć, że podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT mogą prowadzić jedną ewidencję sprzedaży dla celów VAT oraz podatku dochodowego. Wskazuje na to § 7 ust. 4 rozporządzenia, z którego wynika, że jeżeli tacy podatnicy nie prowadzą odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT, mogą w ewidencji sprzedaży w odrębnej kolumnie wykazywać przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług od czynności określonych w art. 5 ustawy o VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur. Zapisy powinny być w niej dokonywanie nie później, niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Taka ewidencja sprzedaży będzie stanowić dla biura rachunkowego podstawę do ujęcia w podatkowej księdze jednym zapisem na koniec miesiąca, przychodów wykazanych w tej ewidencji.
Jeżeli natomiast podatnik dla celów VAT prowadzi ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT, biuro rachunkowe nie ma możliwości dokonywania zapisów w księdze w jednej kwocie (sumie). W konsekwencji przychody te powinno się ewidencjonować na podstawie faktur lub raportu fiskalnego okresowego (w zakresie w jakim sprzedaż dokumentowana jest za pomocą kasy rejestrującej).
| ||||||||||||
|
||||||||||||
