Forma przekazania pracownikom PIT-11

Tak wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 września 2020 r., nr 0115-KDIT1.4011.497.2020.1.JG.

Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy używając indywidualnego loginu oraz hasła, mają dostęp do zabezpieczonej platformy internetowej. Mogą na niej sprawdzać informacje m.in. o swoim zatrudnieniu, nieobecnościach, szkoleniach, a w przyszłości również wyświetlać fiszki wynagrodzeń. Dostęp do platformy zostaje nadany w momencie zatrudnienia i jest aktywny do 10 dnia miesiąca następnego po miesiącu ustania zatrudnienia. Mając na uwadze znaczną liczbę zatrudnionych pracowników, usprawnienie pracy oraz dbałość o środowisko (oszczędność papieru), wnioskodawca planuje udostępnić pracownikom informacje PIT-11 w formie elektronicznej na platformie. Informacje te zostaną udostępnione pracownikom, którzy w momencie wysyłania informacji pozostają w stosunku pracy, natomiast pracownikom zwolnionym PIT-11 zostanie przesłany pocztą. Wnioskodawca poinformuje pracowników o zmianie sposobu przekazywania PIT-11 oraz wyda odpowiedni akt wewnętrzny regulujący nowy sposób dostarczania tej informacji.

Po zakończeniu roku podatkowego PIT-11 zostaną wygenerowane w formie nieedytowalnych plików w formacie PDF, zaopatrzone w podpis elektroniczny i umieszczone na platformie. Wnioskodawca będzie posiadał generowany przez system informatyczny raport potwierdzający dzień przekazania informacji PIT-11 na platformę internetową jako potwierdzenie wywiązania się z obowiązku przekazania PIT-11 pracownikom. Będzie on mógł również wygenerować raport z logowania pracowników, zawierający datę i godzinę otwarcia i pobrania pliku PDF z informacją PIT-11.

Wnioskodawca do organu podatkowego zwrócił się o potwierdzenie, że przekazanie pracownikom informacji PIT-11 w sposób wcześniej opisany stanowi realizację obowiązku płatnika.

Organ podatkowy zauważył, że art. 39 ust. 1 updof nakłada na płatników obowiązek przekazania podatnikom i odpowiednim urzędom skarbowym informacji PIT-11. Jednocześnie przepis ten nie określa zasad przekazania tej informacji podatnikom. Ustawodawca wprowadził w nim jedynie wymóg sporządzenia takiej informacji według ustalonego wzoru i przekazania jej podatnikowi. Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych regulacji takich nie zawierają. W związku z tym należy uznać, że przekazanie podatnikom informacji PIT-11 może nastąpić nie tylko przez bezpośrednie jej doręczenie w sposób zwyczajowo przyjęty w każdym miejscu, w którym zastanie się adresata, czy też przez operatora pocztowego, ale również za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Przenosząc to na grunt analizowanej sprawy, powołany organ zgodził się z wnioskodawcą, że przekazanie pracownikom PIT-11 w opisany we wniosku sposób stanowi realizację obowiązku płatnika wynikającego z art. 39 ust. 1 updof. W rozpatrywanej sytuacji korzystanie przez pracownika z platformy internetowej jest jego obowiązkiem, wynika bowiem z faktu zatrudnienia i z wewnętrznych regulacji. Oznacza to zatem, że pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem opisanej we wniosku platformy, nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie.

Organ podatkowy podkreślił również, że przepisy nie wskazują sposobu potwierdzania przekazania pracownikom informacji PIT-11. Jednak w sytuacji gdy z wygenerowanego przez system informatyczny raportu wynikać będzie data umieszczenia tej informacji na platformie internetowej, a więc udostępnienia informacji PIT-11 przez płatnika, co z kolei umożliwi swobodne jej pobranie przez pracownika, to uznać należy, że raport ten potwierdza realizację przez wnioskodawcę obowiązku przekazania PIT-11 pracownikom.