Od 2009 r. instytucja kultury przeprowadzała konserwację murów zamku, niebędącego jej własnością (umowa użyczenia zawarta z urzędem marszałkowskim). Ponoszone wydatki gromadziła na koncie 08 jako nakłady w obcym obiekcie. Część inwestycji sfinansowała z dotacji, odnoszonych na konto funduszu instytucji kultury (w okresie 2009 r.-2011 r.) oraz na konto rozliczeń międzyokresowych przychodów (w 2012 r. i 2013 r.). Obecnie cała kwota nakładów zostanie przekazana do urzędu marszałkowskiego. Jak zaksięgować to zdarzenie w księgach instytucji kultury?
Zasady gospodarowania mieniem instytucji kultury
Zasady działania instytucji kultury regulują przepisy ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r. poz. 406), zwanej dalej ustawą o działalności kulturalnej. Prowadzona przez instytucje kultury działalność kulturalna polega na tworzeniu, upowszechnianiu i ochronie kultury (art. 1 ust. 1 ww. ustawy).
Instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania (art. 27 ust. 1 ustawy o działalności kulturalnej). Instytucja kultury pokrywa koszty bieżącej działalności i zobowiązania z uzyskiwanych przychodów. Przychodami instytucji kultury są przychody z prowadzonej działalności, w tym ze sprzedaży składników majątku ruchomego, przychody z najmu i dzierżawy składników majątkowych, dotacje podmiotowe i celowe z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, środki otrzymane od osób fizycznych i prawnych oraz z innych źródeł.
Z obowiązującego do dnia 31 grudnia 2011 r. brzmienia art. 29 ustawy o działalności kulturalnej wynikało m.in., że wartość majątku instytucji kultury odzwierciedla fundusz instytucji kultury, który odpowiada wartości wydzielonego instytucji i nabytego mienia. Fundusz ten zwiększał się o: amortyzację majątku trwałego, dotacje budżetowe na finansowanie rozwoju instytucji, zysk pozostający w dyspozycji instytucji kultury, środki z innych źródeł, a zmniejszał się o: straty bilansowe, umorzenie majątku trwałego, finansowanie inwestycji, inne zmniejszenia.
Z kolei przepisy art. 29 ustawy o działalności kulturalnej obowiązujące od 1 stycznia 2012 r. nie zawierają już powyższych regulacji. Stanowią one wyłącznie, że wartość majątku instytucji kultury odzwierciedla fundusz instytucji kultury, który odpowiada wartości mienia wydzielonego dla instytucji.
Ujęcie w księgach rachunkowych nakładów na ulepszenie w obcym środku trwałym
Z przepisów art. 14 ustawy o działalności kulturalnej wynika, że instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. Oznacza to, że instytucje kultury zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości.
Z przepisów art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości o wynika, że ulepszenia w obcych środkach trwałych spełniające warunki zawarte w tym przepisie kwalifikowane są do środków trwałych. Jednocześnie ustawa o rachunkowości w art. 31 ust. 1 za ulepszenia środków trwałych uznaje prace polegające na przebudowie (zmianie istniejącego stanu środków trwałych na inny), rozbudowie (powiększeniu składników majątkowych, w szczególności budynków, budowli, linii technologicznych), modernizacji (unowocześnienie środka trwałego) lub rekonstrukcji (odtworzenie zużytych całkowicie lub częściowo składników majątkowych). Co istotne, wartość użytkowa środka trwałego po zakończeniu ulepszenia powinna przewyższać posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami. Ulepszenia w obcych środkach trwałych stanowią oddzielny obiekt inwentarzowy. Jest to spowodowane tym, że poniesionych przez jednostkę nakładów na ulepszenie nie da się doliczyć do dotychczasowej wartości obiektu, bowiem figuruje on w ewidencji bilansowej środków trwałych właściciela, a nie użytkownika.
Jeżeli prace polegające na konserwacji murów zamku spełniały warunki z ustawy o rachunkowości dla uznania ich za ulepszenie w obcym środku trwałym, to koszty z nimi związane należało gromadzić na przeznaczonym do tego koncie 08 "Środki trwałe w budowie". |
Ujęcie otrzymanych w latach 2009-2013 dotacji w księgach instytucji kultury
W sytuacji opisanej w pytaniu jednostka prawidłowo zakwalifikowała równowartość środków pieniężnych otrzymanych w formie dotacji na wykonanie inwestycji w latach 2009-2011 do funduszu instytucji kultury (Ma konto 80 "Fundusz instytucji kultury"). Jak już bowiem wskazano obowiązujący do 31 grudnia 2011 r. przepis art. 29 ustawy o działalności kulturalnej zobowiązywał instytucje kultury do ujmowania dotacji budżetowych (z budżetu państwa i budżetów jednostek samorządu terytorialnego) na finansowanie rozwoju instytucji kultury na zwiększenie funduszu tej instytucji. Natomiast po tej dacie - wobec braku przepisów szczególnych w ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej - zastosowanie mają zasady ogólne określone w ustawie o rachunkowości, w tym w szczególności przepis art. 41. Według prawa bilansowego równowartość środków pieniężnych otrzymanych m.in. na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów.
W związku z przekazaniem poniesionych przez instytucję kultury nakładów na konserwację murów zamku (w wielkości zgromadzonej na koncie 08) do urzędu marszałkowskiego, zasadne jest wyksięgowanie tych nakładów w korespondencji odpowiednio z kontem 80 "Fundusz instytucji kultury" i 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". |
Jak wynikało i wynika nadal z definicji funduszu instytucji kultury odzwierciedlać on powinien wartość mienia wydzielonego tej instytucji. W omawianym zaś przypadku mienie przekazane będzie do urzędu marszałkowskiego i nie stanowi ono i stanowić nie będzie własności instytucji kultury. Zadaniem instytucji kultury było bowiem wykonanie prac konserwatorskich murów zamku, który nie jest własnością instytucji kultury (umowa użyczenia zawarta z urzędem marszałkowskim). Nie będzie to zatem mienie wydzielone instytucji kultury. Uzasadnia to również wyksięgowanie części nakładów z konta 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów". Na rozliczenia międzyokresowe przychodów odnosi się bowiem równowartość tych składników majątkowych, które instytucja kultury otrzymałaby na własność.
Zapisy księgowe dotyczące zdarzenia opisanego w pytaniu proponujemy prześledzić na przykładzie liczbowym.
Przykład
I. Założenia:
1. Instytucja kultury otrzymała dotację na wykonanie zadań konserwacji murów zamku, niebędącego jej własnością, w łącznej kwocie:
a) w latach 2009-2011: 800.000 zł,
b) w latach 2012-2013: 400.000 zł.
2. Kwoty 800.000 zł i 400.000 zł figurują jako saldo odpowiednio konta 80 "Fundusz instytucji kultury" i 84 "Rozliczenia międzyokresowe przychodów".
3. W latach 2009-2013 przeprowadzono prace związane z konserwacją murów zamku na łączną kwotę: 1.200.000 zł.
4. W 2014 r. przekazano nakłady zgromadzone na koncie 08 do urzędu marszałkowskiego.
5. Dla uproszczenia dekretacje i księgowania operacji, które miały miejsce w latach 2009-2014 zaprezentowano łącznie.
II. Dekretacja:
Opis operacji | Kwota | Konto | |
Wn | Ma | ||
1. WB - otrzymanie dotacji na wykonanie zadań konserwacji murów zamku w latach 2009-2011 | 800.000 zł | 13 | 80 |
2. WB - otrzymanie dotacji na wykonanie zadań konserwacji murów zamku w latach 2012-2013 | 400.000 zł | 13 | 84 |
3. Nakłady poniesione w latach 2009-2013 na konserwację murów zamku - na podstawie dowodów źródłowych: | |||
a) faktura za wykonane prace konserwatorskie | |
08 | 21 |
b) WB - uregulowanie zobowiązania wobec dostawców | 1.200.000 zł | 21 | 13 |
4. Przekazanie nakładów zgromadzonych na koncie 08 do urzędu marszałkowskiego: | |||
a) kwota figurująca na koncie 80 | 800.000 zł | 80 | |
b) kwota figurująca na koncie 84 | 400.000 zł | 84 | |
c) kwota figurująca na koncie 08 | 1.200.000 zł | 08 |
III. Księgowania:
|