Obowiązkowy KSeF od 2026 r. - komunikat Min. Fin.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.gov.pl) zamieszczono komunikat dotyczący planu wdrożenia KSeF odnoszący się do projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług... - zamieszczony na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji (www.rcl.gov.pl); numer z wykazu prac legislacyjnych UD158.

Etapy wdrażania KSeF

MF potwierdziło wprowadzenie obowiązku wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników (czynnych i zwolnionych z VAT), w dwóch głównych etapach (z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych przedsiębiorców), tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (o wartości sprzedaży za 2024 r. przekraczającej 200 mln zł wraz z podatkiem; uwaga! początkowa wartość sprzedaży miała być ustalana za 2025 r.),
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników "wykluczonych cyfrowo", których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.

Ponadto MF wyjaśniło, że:

• do końca 2026 r. będzie utrzymana możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będzie kar za błędy związane z fakturowaniem za pośrednictwem KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach za e-faktury (również tych wykonanych w mechanizmie podzielonej płatności - MPP),
• faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF; możliwość wystawienia tych dokumentów w systemie będzie dostępna od 1 kwietnia 2026 r., a nie jak wcześniej planowano od 1 lutego 2026 r.

Z komunikatu MF wynika, że w czerwcu 2025 r. resort udostępni informacje dotyczące nowej wersji systemu, tzw. KSeF 2.0, który będzie obowiązywał od 1 lutego 2026 r. (w postaci struktury logicznej FA(3), czyli wzoru faktury ustrukturyzowanej oraz dokumentacji interfejsu programistycznego (API), czyli specyfikacji oprogramowania interfejsowego tzw. KSeF 2.0). Od 30 września 2025 r. będzie można testować interfejs programistyczny (API) z KSeF 2.0 w sposób otwarty przez wszystkich integratorów i duże firmy. Natomiast od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, aby wszyscy przedsiębiorcy mogli poznać rozwiązania i funkcjonalności systemu. Zdaniem MF, takie rozwiązanie umożliwi podatnikom wcześniejsze przygotowanie się do obowiązkowego KSeF, zapoznanie się z obsługą właściwego oprogramowania oraz poznanie funkcjonalności, których będą używać. Dzięki temu podatnicy będą mogli pewniej i skuteczniej korzystać z systemu po jego wprowadzeniu. MF podkreśliło, że faktury wystawione w środowisku testowym KSeF 2.0 (interfejs API i Aplikacji Podatnika KSeF) nie będą wywoływały skutków prawnych. Z kolei produkcyjna wersja systemu, czyli pozwalająca na wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym, zostanie udostępniona 1 lutego 2026 r. Od tego momentu podmioty, które zostaną objęte obowiązkowym fakturowaniem, zgodnie z przedstawionym harmonogramem, będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF.

Zestawienie najważniejszych zmian dotyczących obowiązkowego KSeF

Certyfikaty wystawcy faktury

MF poinformowało, że od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktury. Pozwolą one na uwierzytelnienie się w systemie i są niezbędne do wystawiania e-faktur na wypadek awarii systemu i w trybie "offline24" w okresie obligatoryjnego KSeF. MF wyjaśniło, że:

"(...) Certyfikaty zapewnią bezpieczeństwo i kompletność systemu, a jednocześnie zagwarantują ciągłość procesu wystawiania faktur niezależnie od okoliczności zewnętrznych. Kwestie techniczne związane z wygenerowaniem oraz pobraniem certyfikatu wystawcy faktury zostaną przedstawione w dokumentacji interfejsu programistycznego (API), która zostanie opublikowana w czerwcu 2025 r. na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. (...)"

Tryb "offline24"

Z komunikatu MF wynika, że przygotowano usprawnienia dla przedsiębiorców, które będą ich wspierały we wdrożeniu KSeF. Najważniejszym z nich jest wprowadzenie bezterminowo możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie "offline24". MF wyjaśniło, że:

"(...) Konstrukcja rozwiązania realizuje dwa postulowane przez przedsiębiorców cele.

Po pierwsze, ułatwienia w wystawieniu i wydaniu faktury na rzecz podmiotów zagranicznych lub tych, które nie posługują się numerem NIP, w sposób dla nich dogodny.

Po drugie, z rozwiązania można skorzystać przy trudnościach z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu, wynikających np. z jakości sieci transmisyjnej. Taki system pozwala na wyeliminowanie obaw przedsiębiorców związanych z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w KSeF.

(...) Zaproponowane rozwiązanie w połączeniu z uzupełnieniem rozwiązań w zakresie trybu on-line wystawiania faktur w KSeF, realizuje oczekiwane przez przedsiębiorców rozwiązania, tj.:

• utrzymanie zasady przekazywania wyłącznie w KSeF faktur wystawianych między przedsiębiorcami,
• ułatwienie obiegu faktur w przypadku, gdy nabywca, czy to krajowy czy zagraniczny, nie posługuje się NIP na potrzeby wystawienia tej faktury,
• ułatwienie w identyfikacji obowiązku stosowania KSeF w przypadku podmiotów zagranicznych i krajowych,
• ujednolicenie daty wystawiania faktur w KSeF - zawsze, bez względu na to czy faktura będzie wystawiona w trybie on-line, czy w trybie offline24, data wystawienia będzie zgodna z tą wskazaną w treści faktury przez wystawcę. (...)"

Aplikacja mobilna KSeF

MF podkreśliło, że przedsiębiorcy będą mogli zarządzać swoimi fakturami, korzystając z bezpłatnej aplikacji mobilnej KSeF. Jest ona już dostępna dla przedsiębiorców korzystających teraz z dobrowolnego KSeF. Natomiast docelowo aplikacja zostanie zaktualizowana do wersji KSeF 2.0, dzięki czemu obecni użytkownicy będą mogli płynnie przejść do realizacji obowiązku wystawiania e-faktur. W komunikacie czytamy:

"(...) Po uwierzytelnieniu się Profilem Zaufanym użytkownicy mogą wystawiać, przeglądać oraz bezpiecznie udostępniać faktury za pośrednictwem kanałów komunikacji elektronicznej. Aplikacja pozwala zarządzać profilami sprzedawcy, co jest szczególnie przydatne, gdy faktury są wystawiane w ramach różnych przedsiębiorstw. Dodatkowo aplikacja mobilna pozwala na tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych, które są przechowywane w prywatnej chmurze przedsiębiorcy, co realnie skraca czas wystawienia faktury. Poprawna wysyłka faktury gwarantuje, że znajdzie się ona w KSeF.

Nabywcy korzystając z Aplikacji Mobilnej KSeF będą mieli możliwość szybkiej weryfikacji istnienia e-faktury w KSeF. (...)"

Faktury masowe

MF wyjaśniło, że w odpowiedzi na zgłaszane postulaty będzie jednak możliwe:

• wystawianie faktur w KSeF również dla konsumentów (rozwiązanie to będzie dobrowolne i uprości proces wystawiania takich dokumentów),
• dodanie załącznika do e-faktury (załącznik będzie stanowił integralną część dokumentu sprzedaży, a jego treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3); spełnia to potrzebę umieszczania przez podatników w załączniku faktury, w sposób dotychczas stosowany, złożonych danych, m.in. w zakresie ceny jednostkowej, miary i ilości).

Korzyści ze stosowania KSeF

MF przypomniało, że stosowanie KSeF to następujące korzyści dla podatników:

• możliwość uzyskania zwrotu podatku VAT naliczonego w krótszym terminie (40 dni zamiast standardowych 60 dni),
• brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizacji większości faktur,
• brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur - w KSeF faktura nie zaginie,
• mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktur,
• możliwość szybkiej zautomatyzowanej wymiany faktur elektronicznych między firmami,
• możliwość automatycznego importowania danych z dokumentów zakupowych do systemu finansowo-księgowego,
• wprowadzenie jednolitego formatu faktury,
• brak obowiązku dostarczania do urzędu faktur, w tym w formie JPK_FA, w trakcie kontroli lub czynności sprawdzających,
• uszczelnienie systemu podatkowego przez domniemanie autentyczności pochodzenia faktury,
• bezpieczeństwo i nienaruszalność danych - gwarancja, że treść faktury znajdującej się w KSeF nie ulegnie zmianie,
• transparentność obrotu gospodarczego.