Rozliczenie czasu pracy w sytuacjach wątpliwych

Rozliczanie czasu pracy w przypadkach, w których potencjalnie może dochodzić do złamania doby pracowniczej od lat przysparza licznych wątpliwości. Część z nich można wyeliminować wprowadzając ruchomy czas pracy, o którym mowa w art. 140¹ § 1 K.p.

Jego wprowadzenie również nie jest kłopotliwe, gdyż w firmach, w których nie działają związki zawodowe, stosowne porozumienie w tej sprawie zawiera się z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w obowiązującym u pracodawcy trybie (art. 150 § 3 pkt 2 K.p.). Problemem jednak jest, że ta regulacja ma ograniczone zastosowanie, gdyż dotyczy przypadków, w których pracodawca albo zaplanował w harmonogramie (zamiennie grafiku) ogłoszonym na dany miesiąc zmianę godziny rozpoczęcia pracy na wcześniejszą bez dnia wolnego pomiędzy danymi roboczodniami, ewentualnie, gdy taka zmiana zostanie formalnie ogłoszona w oparciu o postanowienie regulaminu pracy dopuszczające w określonych przypadkach ingerencję w obowiązujące pracowników rozkłady czasu pracy. Tym samym ruchomy czas pracy nie ma zastosowania, gdy wcześniejsze rozpoczęcie pracy odbywa się na doraźne polecenie pracodawcy, który nie ma podstaw do wprowadzania zmian w grafikach lub nie zachowuje określonego trybu np. w zakresie minimalnego wyprzedzenia, z jakim zmiana rozkładu powinna być podana do wiadomości pracownika.

W efekcie ruchomy czas pracy nie będzie miał zastosowania w przypadkach, gdy zmiana godziny rozpoczęcia pracy jest konsekwencją polecenia pracy w nadgodzinach. Z uwagi na te wątpliwości, warto bliżej przyjrzeć się zgłoszonym przez naszych Czytelników przypadkom z praktyki, które pozwolą lepiej zrozumieć wpływ instytucji doby pracowniczej na rozliczenie czasu pracy.

1) Czy w razie odpracowania wyjścia prywatnego przed normalną godziną rozpoczynania pracy łamana jest doba pracownicza? Czy pracownik może mieć roszczenie wobec pracodawcy skoro nie ma tu mowy o nadgodzinach? Czy pracodawcy grożą jakieś konsekwencje w razie kontroli?

Wyjścia prywatne w godzinach pracy to specyficzna instytucja, której ustawodawca poświęcił w Kodeksie pracy zaledwie dwa zdania. Zgodnie z art. 151 § 2¹ K.p., czas odpracowania zwolnienia od pracy udzielonego pracownikowi na jego pisemny wniosek w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. Odpracowanie takiego wyjścia prywatnego nie może jednak naruszać prawa pracownika do 11-godzinnego odpoczynku dobowego ani do nieprzerwanego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, względnie odpoczynku tygodniowego skróconego do minimalnie 24 godzin, co jest dopuszczalne w sytuacjach enumeratywnie wyliczonych w art. 133 § 2 K.p. Powszechnie przyjmuje się, że termin odpracowania wyjścia prywatnego zatwierdza pracodawca lub np. przełożony pracownika i pomijając ww. gwarancję nienaruszalności odpoczynków dobowych i tygodniowych, nie ma w tym zakresie żadnych dodatkowych ograniczeń. W efekcie, choć wyjście prywatne jest przeważnie odpracowywane po godzinach pracy w dniu wyjścia lub w innym dniu pracy, może zdarzyć się przypadek, w którym odpracowanie zostanie wyznaczone przed zaplanowaną godziną rozpoczęcia pracy.

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym, od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. W poniedziałek rano wypisał wniosek o wyjście prywatne w tym dniu na jedną godzinę i uzgodnił z przełożonym, że w środę przyjdzie do pracy na 6⁰⁰ i będzie pracował do 15⁰⁰, odpracowując w ten sposób czas wyjścia prywatnego. Nadgodziny w tym przypadku nie wystąpią, skoro dodatkowa godzina pracy od 6⁰⁰ do 7⁰⁰ stanowi odpracowanie wyjścia prywatnego. W świetle przepisów z zakresu czasu pracy jest ona zaliczana do doby wtorkowej, która trwa od 7⁰⁰ we wtorek do 7⁰⁰ w środę, ale nie ma to znaczenia z perspektywy rozliczania wyjścia prywatnego. Pracownik ma bowiem zapewnione 15 godzin odpoczynku dobowego pomiędzy 15⁰⁰ we wtorek a 6⁰⁰ w środę, więc nie dochodzi do naruszenia przepisów gwarantujących, że odpracowanie wyjścia prywatnego nie doprowadzi do naruszenia odpoczynków dobowych i tygodniowych. Ta sytuacja nie naraża pracodawcy na ewentualne konsekwencje z tytułu naruszenia doby pracowniczej.

We wniosku o wyjście prywatne pracownik powinien wskazać konkretny dzień odpracowania, przy czym może on zostać uzupełniony przez przełożonego pracownika lub samego pracodawcę na etapie zatwierdzania tego terminu. To istotne, gdyż takie wnioski przechowuje się wraz z ewidencją czasu pracy (§ 6 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. poz. 2369 z późn. zm.) jako dowód na to, że dodatkowa praca nie wymaga rekompensaty na zasadach obowiązujących w przypadku nadgodzin. Samo odpracowanie powinno nastąpić do końca okresu rozliczeniowego, choć z uwagi na komplikacje z przeliczaniem wynagrodzenia wielu pracodawców preferuje odpracowanie w tym samym miesiącu, w którym miało miejsce wyjście prywatne.

2) Czy w sytuacji, gdy w tygodniu pracownik korzysta z dnia wolnego, np. urlopu i kolejnego dnia przychodzi do pracy o godzinę wcześniej, dochodzi do złamania doby pracowniczej?

Skorzystanie przez pracownika z dnia lub dni wolnych powoduje, co do zasady, że zmiana godziny rozpoczynania pracy od pierwszego dnia roboczego przypadającego po dniach wolnych nie skutkuje złamaniem doby pracowniczej. Z uwagi na to np. przechodzenie na wcześniejszą zmianę roboczą jest przeważnie planowane przy okazji korzystania z odpoczynku tygodniowego. Te dni wolne to zasadniczo niedziele i święta oraz dni wolne wynikające z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy. Pewne wątpliwości może budzić sytuacja, w której dniem wolnym, po którym pracownik zmienia planowaną godzinę rozpoczynania pracy na wcześniejszą jest dzień urlopu wypoczynkowego. Sam urlop jest bowiem udzielany na dni, które są dla pracownika dniami pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu (art. 154² § 1 K.p.). W efekcie przepisy nie utożsamiają dnia urlopu z dobą pracowniczą, skoro u pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy obejmuje ona w istocie 8 godzin np. od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. Powszechnie przyjmuje się jednak, że np. polecenie pracownikowi nadgodzin w dniu, w którym korzystał z urlopu, np. od 15⁰⁰ do 17⁰⁰, choć nie ingeruje bezpośrednio w sam urlop, skoro przypada poza normalnymi godzinami pracy, poważnie zaburza prawo pracownika do wypoczynku i jako takie nie powinno być akceptowane.

Jednoznacznej odpowiedzi na przedstawione pytanie nie znajdziemy w oficjalnych stanowiskach urzędowych prezentowanych przez Główny Inspektorat Pracy (GIP) oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. 

Departament prawny GIP w stanowisku z 6 kwietnia 2009 r. (znak GPP-417-4560-19/09/PE/RP) w sprawie naruszenia doby pracowniczej po wolnym dniu uznał, że: "(...) Problem naruszenia doby pracowniczej nie wystąpi jednak w sytuacji, w której pracodawca w dniu przypadającym po dniu wolnym od pracy poleca pracownikowi przyjście do firmy o godzinie wcześniejszej niż godzina pierwotnie ustalona w harmonogramie czasu pracy. (...)". GIP wyjaśnił jednocześnie, że: "(...) zmiana godzin pracy pracownika w poszczególnych dniach okresu rozliczeniowego stanowi zmianę harmonogramu czasu pracy tej osoby. Harmonogram czasu pracy nie może być jednak dowolnie zmieniany w czasie trwania okresu rozliczeniowego. Zmiany są dopuszczalne jedynie w sytuacjach określonych w zakładowych źródłach prawa pracy (np. długotrwała nieobecność lub choroba innego pracownika) oraz w Kodeksie pracy (art. 151³ i art. 151¹¹). Jeśli zatem dopuszczalność zmiany harmonogramu czasu pracy pracownika nie wynika z tych przepisów, jest ona niedopuszczalna.".

Bardziej radykalne poglądy, odnoszące się wprost do urlopu wypoczynkowego, zaprezentował resort pracy w stanowisku z 8 września 2016 r. Na jego łamach podniesiono, że: "(...) pojęcie doby (określanej jako doba pracownicza) ma wpływ na pojęcie dnia wolnego od pracy, przez który należy rozumieć kolejne 24 godziny przypadające bezpośrednio po zakończeniu doby, w której pracownik świadczył pracę (...)". W ocenie resortu pracy: "(...) także pojęcie dnia pracy, którym posługuje się art. 154² § 1 K.p. należałoby utożsamiać z pojęciem doby pracowniczej (...). Tak więc udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w danym dniu oznacza w praktyce udzielenie go na konkretną dobę pracowniczą.".

Powyższe prowadzi do konkluzji, zgodnie z którą: "(...) jeżeli pracownik ma udzielony urlop wypoczynkowy na dany dzień (np. na środę), w którym zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, rozpoczyna (rozpoczynałby) pracę o godz. 9⁰⁰, to jego środowa doba pracownicza upływa o godz. 9⁰⁰ w czwartek i w przedziale czasowym od godz. 9⁰⁰ w środę do godz. 9⁰⁰ w czwartek pracownik korzysta z 24-godzinnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.". Przyjęcie takiej wykładni powoduje, że wydanie pracownikowi polecenia wykonywania pracy w czwartek np. od 8⁰⁰ do 9⁰⁰ wymaga w ocenie resortu odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego na zasadach określonych w art. 167 K.p. Aby uzasadnić to prawnie, konieczne jest spełnienie przewidzianych w tym przepisie warunków, tzn. obecności pracownika w zakładzie muszą wymagać okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, a pracodawca jest zobowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Pracownik jest zatrudniony w systemie podstawowym (od 7⁰⁰ do 15⁰⁰). W jednym z tygodni pracownik: w poniedziałek i we wtorek pracował od 7⁰⁰ do 15⁰⁰, w środę korzystał z urlopu wypoczynkowego, w czwartek pracował od 6⁰⁰ do 14⁰⁰, a w piątek od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. W środę gdyby nie urlop, pracownik wykonywałby pracę od 7⁰⁰ do 15⁰⁰.

Zaplanowanie w czwartek pracy od 6⁰⁰ do 14⁰⁰ przy jednoczesnym niestosowaniu ruchomego czasu pracy z art. 140¹ § 1 K.p. spowodowało naruszenie przepisów, gdyż jeśli pracownik nie złożyłby wniosku urlopowego, doszłoby do złamania doby pracowniczej. Jednak w ocenie redakcji nie doszło do złamania doby pracowniczej, z uwagi na korzystanie w środę z urlopu wypoczynkowego. Nierozwiązany pozostaje problem kwalifikacji dnia urlopu jako 24 godzin liczonych od 7⁰⁰ w środę, kiedy pracownik miałby rozpoczynać pracę, gdyby z urlopu nie korzystał, postulowanego w stanowisku resortu pracy. Przyjęcie wykładni resortowej powodowałoby bowiem, że zaplanowanie pracy w czwartek od 6⁰⁰ byłoby równoznaczne z odwołaniem pracownika z urlopu, co w ocenie redakcji byłoby skutkiem niewspółmiernym do ewentualnej straty poniesionej w związku z tym przez pracownika. W rzeczywistości rozpoczął on korzystanie z urlopu w rozumieniu szerokim we wtorek o 15⁰⁰ po zakończeniu pracy, a zakończył o 6⁰⁰ w czwartek, więc jego wypoczynek trwał 39 godzin. Tym samym istnieją podstawy by przychylić się do stanowiska prezentowanego przez GIP, zgodnie z którym fakt zapewnienia dnia wolnego - tu wynikającego z korzystania z urlopu wypoczynkowego - daje podstawy do zmiany rozkładu pracy poprzez wskazanie wcześniejszej godziny jej rozpoczęcia. Ważne jednak, by pracodawca przewidział taką możliwość w przepisach wewnętrznych, np. regulaminie pracy oraz aby powiadomił pracownika o zmianie rozkładu z minimalnym wyprzedzeniem wynikającym z tych przepisów, czyli najpóźniej do końca ostatniej dniówki roboczej bezpośrednio poprzedzającej dzień, w którym praca ma być świadczona według zmienionego rozkładu.

Odmiennie należy oceniać przypadki wezwania do pracy w dniu wolnym, gdyż wówczas nie ma mowy o zmianie rozkładu czasu pracy, lecz jest to typowy przykład polecenia pracy w nadgodzinach. Jeżeli takie wezwanie do pracy w dniu wolnym dotyczy soboty, która dla osób pracujących od poniedziałku do piątku stanowi dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy, kwalifikacja dodatkowych godzin może powodować pewne wątpliwości. W przeciwieństwie do niedziel i świąt, które obejmują 24 kolejne godziny licząc od 6⁰⁰ w niedzielę lub święto, chyba że pracodawca określił inne godziny trwania doby niedzielno-świątecznej w przepisach wewnętrznych (art. 133 § 3 i art. 151⁹ § 2 K.p.), w przypadku dni wolnych wynikających z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach nie ma bowiem sztywno określonych godzin ich trwania. W efekcie oceniając, które godziny przypadają na dobę sobotnią, należy cofnąć się do poprzedniej doby pracowniczej.

Pracownik zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, zgodnie z harmonogramem pracował od poniedziałku do piątku od 7⁰⁰ do 15⁰⁰. Dodatkowo został wezwany do pracy w wolną sobotę i pracował od 6⁰⁰ do 12⁰⁰. Ta sobota była jednocześnie ostatnim dniem okresu rozliczeniowego, co uniemożliwiło oddanie pracownikowi dnia wolnego.

Pierwsza godzina przepracowana w sobotę (od 6⁰⁰ do 7⁰⁰) przypadała na dobę piątkową i stanowiła nadgodzinę dobową. Kolejne (od 7⁰⁰ do 12⁰⁰) spowodowały przekroczenie normy średniotygodniowej (nadgodziny średniotygodniowe). Fakt, iż pracodawca nie miał obiektywnie możliwości oddania pracownikowi za pracę w sobotę innego dnia wolnego w terminie uzgodnionym z pracownikiem przypadającym przed końcem okresu rozliczeniowego powoduje, że za to wykroczenie przeciwko przepisom o czasie pracy nie może on zostać ukarany. Aby naruszenie normy art. 151³ K.p. uzasadniało nałożenie mandatu przez inspektora pracy, konieczna jest wina w naruszeniu przepisów o czasie pracy, a tej pracodawcy przypisać nie można. Z uwagi na to pracodawca nie ma innej możliwości, niż rozliczenie nadgodzin wypłatą wynagrodzenia uzupełnionego o stosowne dodatki.