Kiedy nie trzeba płacić do ZUS odsetek za zwłokę?

W przypadku gdy płatnik nie dotrzyma ustawowego terminu opłacenia do ZUS składek ubezpieczeniowych, to wówczas do wpłacanej kwoty powinien doliczyć odsetki za zwłokę. Ich wartość będzie zależała od długości okresu, jaki upłynął od wymagalnego terminu płatności składek do dnia dokonania wpłaty. Jeśli jednak wyliczone odsetki z tytułu opóźnionej wpłaty składek ZUS nie przekroczą określonej kwoty, płatnik nie musi ich wpłacać. W 2024 r. limit ten, tak jak to było w 2023 r., zmieni się dwukrotnie.

Jak naliczać odsetki?

W przypadku płatnika składek niewywiązującego się z terminowego regulowania należnych zobowiązań do ZUS podstawową sankcją (o charakterze obligatoryjnym) nakładaną na niego są odsetki za zwłokę. Taki płatnik jest zobowiązany - bez wezwania ZUS - do samodzielnego obliczania odsetek oraz ich wpłaty wraz z kwotą należności głównej.

Odsetki za zwłokę nalicza się na zasadach i w wysokości określonych w Ordynacji podatkowej (z wyłączeniem art. 56a tej ustawy, który dotyczy obniżonej stawki odsetek za zwłokę). Tak wynika z art. 23 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 ze zm.), zwanej ustawą systemową. Zasady te stosuje się nie tylko do opłacanych po terminie składek na ubezpieczenia społeczne, ale również składki zdrowotnej, jak i składek na FP, FS, FGŚP oraz FEP.

Opłacając po terminie składki do ZUS, płatnik powinien naliczyć odsetki za zwłokę odrębnie za każdy miesiąc. Naliczanie odsetek rozpoczyna się od następnego dnia po dniu, w którym płatnik miał obowiązek ostatecznie dokonać wpłaty składek na rachunek bankowy ZUS. Natomiast ostatnim dniem, za który płatnik powinien zapłacić odsetki za zwłokę, jest dzień, w którym ureguluje on zaległość do ZUS (włącznie z tym dniem). Gdy termin płatności przypada na dzień wolny od pracy (sobota, niedziela, święta), wówczas terminem płatności jest pierwszy dzień przypadający po dniu wolnym.

Należy pamiętać, że jeżeli zadłużenie istniało w okresach, w których obowiązywały różne stawki odsetek za zwłokę, odsetki nalicza się odrębnie za każdy z tych okresów. Zaokrągleniu podlega dopiero suma kwot za poszczególne okresy.

W przypadku gdy płatnik dokona nieterminowej wpłaty składek nieuwzględniającej odsetek za zwłokę, ZUS rozliczy taką wpłatę proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. Od pozostałej do opłacenia części składek nadal należne są odsetki za zwłokę, liczone na ogólnych zasadach. Nie można opłacić po terminie samych składek, a po jakimś czasie opłacić oddzielnie odsetek.

Zaległe składki oraz odsetki za zwłokę płatnik powinien opłacić jednym przelewem na indywidualny numer rachunku składkowego (NRS).

Kiedy nie ma odsetek?

Wykaz przypadków, w których płatnik składek nie płaci odsetek za zwłokę w razie nieterminowego uiszczenia składek ubezpieczeniowych z przyczyn leżących po stronie ZUS, jest zawarty w art. 23 ust. 1b-1c ustawy systemowej (patrz ramka).

Jedną z takich sytuacji jest nieopłacenie w terminie składek spowodowane zastosowaniem się płatnika w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS. Przez "utrwaloną praktykę interpretacyjną" należy rozumieć wyjaśnienia zakresu i sposobu stosowania przepisów dominujące w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez ZUS w takich samych stanach faktycznych lub w odniesieniu do takich samych zdarzeń przyszłych oraz w takim samym stanie prawnym.

ZUS zawiadamia płatnika o kwocie nieopłaconych w terminie składek z przyczyn leżących po stronie organu rentowego oraz o obowiązku ich opłacenia bez odsetek za zwłokę w terminie 14 dni, licząc od dnia otrzymania zawiadomienia. Jeśli płatnik nie ureguluje zobowiązania składkowego w tym terminie, odsetki za zwłokę zostaną naliczone za okres od dnia, w którym stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.

Mała kwota odsetek

Odsetki za zwłokę są należne zawsze, gdy składki ubezpieczeniowe płatnik opłaca do ZUS po terminie, oczywiście oprócz wspomnianych przypadków, w których płatnik składek nie płaci odsetek za zwłokę w razie nieterminowej wpłaty składek. Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewidują jednak wyjątek. Tak jest w sytuacji zaległości składkowej o małej wartości lub gdy są one wpłacane krótko po terminie płatności, przez co wysokość odsetek za zwłokę nie przekroczy określonego limitu. Wówczas takich odsetek nie wpłaca się. Zgodnie z art. 23 ust. 1a ustawy systemowej odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekracza 1% kwoty minimalnego wynagrodzenia.

W 2024 r. minimalne wynagrodzenie od 1 stycznia do 30 czerwca będzie wynosiło 4.242 zł, natomiast od 1 lipca do 31 grudnia - 4.300 zł. Oznacza to, że w 2024 r. płatnik składek nie powinien wpłacać do ZUS odsetek, których wysokość nie będzie przekraczała: w okresie od stycznia do czerwca - 42,42 zł, a od lipca do grudnia - 43 zł.