O co zadbać, aby uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników zostały ważnie podjęte?

Kryteria oceny tego, czy zgromadzenie wspólników jest zdolne do podjęcia uchwał, zależą od sposobu jego zwołania, tj. czy zostało ono zwołane z zaproszeniami czy w sposób nieformalny. Ważne jest także to, aby uchwała uzyskała wymaganą większość głosów potrzebnych do jej podjęcia.

Najpierw wybór przewodniczącego

Jedną z początkowych decyzji, jaka ma zostać podjęta na zgromadzeniu wspólników, jest wybór jego przewodniczącego. Musi być on wybrany w głosowaniu tajnym. Przepisy K.s.h. stwierdzają jedynie, że ma on podpisać się pod protokołem ze zgromadzenia wspólników. Może nim być udziałowiec, członek zarządu czy pracownik, a nawet osoba spoza spółki, np. jej radca prawny. Warto, aby była to osoba, która będzie czuwać nad prawidłowym przebiegiem zgromadzenia. Powinien on zadbać o sporządzenie listy obecności z podpisami uczestników (udziałowców bądź ich pełnomocników) oraz w przypadku, gdy wspólnicy mogą zdalnie uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników - listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, ona nie wymaga podpisania (art. 248 § 2 zd. 2-3 K.s.h. - Dz. U. z 2022 r. poz. 1467 ze zm.). O możliwości zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu wspólników przez wspólników (ich pełnomocników) decyduje zwołujący to zgromadzenie (co do zasady zarząd), o ile w spółce jest przyjęty regulamin określający szczegółowe zasady udziału w takim zgromadzeniu (por. art. 234¹ § 3 K.s.h.). Ustawodawca, wprowadzając tę możliwość, nie zmienił sposobów zwoływania zgromadzenia wspólników. Zdalny udział w zgromadzeniu wspólników jest dopuszczalny zarówno w sytuacji, gdy zgromadzenie jest zwoływane z zaproszeniami, jak i wówczas, gdy odbywa się bez formalnego zwołania zgodnie z art. 240 K.s.h. W art. 238 § 3 K.s.h. rozszerzono jedynie zakres niezbędnych informacji, jakie muszą być wskazane w zaproszeniu na zdalne zgromadzenie.

Wspomniane listy (obecności i głosujących zdalnie) muszą być załączone do protokołu ze zgromadzenia wspólników. Po ich sporządzeniu możliwe jest sprawdzenie, czy zgromadzenie jest władne podejmować uchwały. To zaś zależy od sposobu zwołania zgromadzenia i zachowania wymogów obowiązujących w tym zakresie.

Zwołanie zgromadzenia a obecność wspólników

W razie zgromadzenia zwoływanego za pomocą zaproszeń obowiązuje zasada, że jest ono ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. Tym samym do ważności zgromadzenia wystarczy obecność jednego wspólnika bądź jego reprezentanta. Przepisy K.s.h. nie zmieniają tego wymogu w odniesieniu do zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Należy jednak pamiętać, że umowa spółki może ustanawiać w tej kwestii surowsze wymagania, tj. przewidywać tzw. wymóg kworum. Może np. wymagać, aby na zgromadzeniu była reprezentowana większość 2/3 kapitału zakładowego (art. 241 K.s.h.).

Jeżeli zgromadzenie zostało zwołane z pominięciem formalnego zwołania, tj. w trybie art. 240 K.s.h., wówczas musi być na nim reprezentowany (osobiście czy przez pełnomocnika) cały kapitał zakładowy, a dodatkowo wszyscy obecni (fizycznie czy zdalnie) muszą być zgodni co do odbycia zgromadzenia i wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Spełnienie tych warunków pozwala na realizowanie porządku obrad.

Pełnomocnik wspólnika

Wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników osobiście bądź przez pełnomocnika (art. 248 § 2 zd. 2 K.s.h.). W tym drugim przypadku dokument pełnomocnictwa powinien być dołączony do protokołu (art. 243 § 2 K.s.h.). Poza tym przewodniczący zgromadzenia powinien upewnić się, czy pełnomocnictwo zostało udzielone zgodnie z art. 243 K.s.h. Zasadą jest, że jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników.

Pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników nie mogą być członek zarządu i pracownik spółki.

Co istotne, z treści pełnomocnictwa powinien wynikać zakres umocowania pełnomocnika. Pełnomocnictwo udzielane przez wspólnika spółki z o.o. w związku z przeprowadzaniem zgromadzenia wspólników może być:

• szczegółowe - upoważniające do udziału na zgromadzeniu wspólników jednym, konkretnym (oznaczonym) i do wykonywania prawa głosu w pewnej oznaczonej sprawie bądź w sprawach objętych porządkiem obrad bądź wszelkich sprawach poruszanych na tym zgromadzeniu; w takim przypadku zgromadzenie nie może rozszerzyć zaplanowanego porządku obrad, umocowanie pełnomocnika nie dotyczy bowiem głosowania w sprawach nieobjętych pełnomocnictwem (por. art. 239 K.s.h. i wyrok SN z dnia 20 marca 2015 r., sygn. akt II CSK 384/14),
• ogólne - upoważniające do zastępowania wspólnika na wszystkich zgromadzeniach wspólników danej spółki, ewentualnie także do wyrażania zgody na pisemne głosowanie w sprawach spółki lub na powzięcie uchwał na piśmie.

Bezwzględna większość głosów

Uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy K.s.h. lub umowa spółki nie stanowią inaczej (art. 245 K.s.h.). Bezwzględna większość to więcej niż połowa głosów oddanych, a za głosy uważa się głosy "za", "przeciw" lub "wstrzymujące się" oddane podczas głosowania w sposób zgodny z ustawą, umową spółki. Ustawowe odstępstwa od reguły podejmowania uchwał bezwzględną większością głosów wskazuje w szczególności art. 246 K.s.h. Żadne z nich nie dotyczy obligatoryjnych spraw objętych porządkiem obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników.

W celu ustalenia, czy uchwała została powzięta, należy określić, ile głosów w ogóle oddano (patrz ramka). Gdy głosy "za" przeważają nad głosami "przeciw" i "wstrzymującymi się", wówczas zostaje uzyskana bezwzględna większość, o której mowa w art. 245 K.s.h. Wspólnik, który głosował "przeciwko" uchwale, może zgłosić sprzeciw do protokołu.

Co ważne, wspólnik nie może osobiście, przez pełnomocnika ani jako pełnomocnik innej osoby głosować przy powzięciu uchwał dotyczących jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia absolutorium, zwolnienia ze zobowiązania wobec spółki oraz sporu między nim a spółką (art. 244 K.s.h.).

Zasadą jest, że głosowanie jest jawne. Tajne głosowanie zarządza się przy wyborach, nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, o pociągnięcie ich do odpowiedzialności, w sprawach osobowych, a także na żądanie choćby jednego ze wspólników obecnych lub reprezentowanych na zgromadzeniu (art. 247 § 2 K.s.h.). Oznacza to, że o ile nikt nie będzie domagał się głosowania tajnego, to decyzje dotyczące rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania finansowego, jak również podziału zysku czy pokrycia straty mogą zapaść podczas głosowania jawnego. Natomiast w sprawie udzielenia absolutorium dla członków organów głosowania powinny być tajne.