Zakup i użytkowanie telefonu komórkowego w firmie

Szybka komunikacja jest w obecnych czasach jednym z podstawowych czynników warunkujących sprawne prowadzenie działalności gospodarczej. Przedsiębiorcy wykorzystują więc powszechnie telefony komórkowe - głównie firmowe, ale także prywatne lub należące do pracowników. Jak rozliczyć w księdze podatkowej wydatki z tym związane?

Zakup telefonu

Aparaty telefoniczne zakupione w celu prowadzenia działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do środków trwałych, jeśli stanowią własność lub współwłasność podatnika, są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania, a przewidywany okres ich używania przekracza rok (art. 22a ust. 1 ustawy o pdof). Podatnik powinien ująć takie składniki majątku w ewidencji środków trwałych w wartości początkowej równej cenie nabycia i dokonywać od nich odpisów amortyzacyjnych na ogólnych zasadach, księgując je w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki".

Ceny telefonów komórkowych nabywanych w punktach obsługi sieci komórkowych są obecnie bardzo niskie. Jeśli wartość początkowa telefonu nie przekracza 3.500 zł, podatnicy mogą skorzystać z uproszczeń w jego ewidencji. Mogą mianowicie zaliczyć go do środków trwałych, ale zamortyzować jednorazowo w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o pdof), ujmując taki odpis w kolumnie 13 księgi. Mogą też nie obejmować go ewidencją środków trwałych i nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych, tylko wydatki poniesione na jego nabycie odnieść w koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o pdof). Wydatki te wpisuje się w kolumnie 13 księgi. Ponadto z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów wynika, że w razie gdy rzeczowy składnik majątku, związany z wykonywaną działalnością, niezaliczony zgodnie z przepisami ustawy o pdof do środków trwałych ma wartość początkową przekraczającą 1.500 zł, należy go objąć ewidencją wyposażenia.

Zdarza się, że cena nabycia, stanowiąca wartość początkową telefonu komórkowego kupowanego w punkcie obsługi sieci, jest naprawdę symboliczna i odbiega od wartości rynkowej podobnych aparatów - wynosi np. 1,22 zł brutto. Podatnicy obawiają się wówczas, że organ podatkowy zakwestionuje taką wycenę i rozważają wykazanie przychodu z nieodpłatnych świadczeń. Nie należy tego czynić, gdyż telefon został tak wyceniony przez sprzedawcę i jego nabycie jest odpłatne. Podobne ceny, w ramach promocji, sprzedawca skierował zapewne do innych klientów spełniających określone warunki (np. zawierających umowę na 24 miesiące). Zatem ujęcie takiego telefonu, jeśli będzie użytkowany dłużej niż rok, może przebiegać w sposób wskazany wcześniej.

Telefon z abonamentem

W sytuacji gdy podatnik zawarł umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych, na podstawie której będzie ponosił koszty abonamentu i rozmów telefonicznych, koszty te należy ujmować zgodnie z przyjętą metodą ewidencji kosztów w księdze podatkowej.

Jeśli więc księga prowadzona jest zgodnie z metodą uproszczoną (kasową), o której mowa w art. 22 ust. 4 ustawy o pdof, koszty księguje się w dacie poniesienia. Dzień poniesienia kosztu wyznacza dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu (art. 22 ust. 6b ustawy o pdof). W przypadku stosowania tej metody fakturę za abonament i rozmowy, niezależnie którego okresu dotyczą, ujmuje się w kolumnie 13 pod datą wystawienia tej faktury.

Natomiast jeżeli podatnik prowadzi księgę metodą memoriałową, koszty pośrednie, do jakich zalicza się m.in. koszty usług telekomunikacyjnych, księguje również w dacie poniesienia. Jednak gdy koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c ustawy o pdof). Z tego wynika, że przy prowadzeniu księgi metodą memoriałową, w ciągu roku podatkowego faktury za telefon księgować należy w dacie ich wystawienia w kolumnie 13, bez odrębnego rozliczania kosztów na okresy, których dotyczą. Jednak na przełomie roku należy przyporządkować koszty do właściwych lat podatkowych. Przykładowo, gdyby faktura dotyczyła rozmów za grudzień 2012 r. i abonamentu za styczeń 2013 r., wówczas koszt rozmów telefonicznych za grudzień 2012 r. należałoby wpisać do kolumny 13 księgi za grudzień, natomiast koszt abonamentu zaksięgować w kolumnie 13 księgi za styczeń 2013 r.

Ważne też, by do kosztów trafiła kwota rzeczywiście wydatkowana na cele działalności gospodarczej. Jeśli z billingów wynika, że część kosztów dotyczy prywatnych rozmów pracowników, powinni oni być obciążeni tymi kosztami. Wówczas podatnik może ująć całą kwotę z faktury w kolumnie 13 księgi, a zwrócone przez pracowników kwoty będą jego przychodem podatkowym, księgowanym w kolumnie 8.

Telefon na kartę

Wydatki poniesione na zakup kart doładowujących do firmowych telefonów komórkowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli spełniają ogólne przesłanki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof. Karty zatem muszą być wykorzystywane w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów - a zatem na cele działalności gospodarczej. Wydatek na zakup karty zarówno podatnik prowadzący księgę metodą uproszczoną, jak i memoriałową, ujmie w kolumnie 13 na podstawie faktury dokumentującej ten zakup - pod datą jej wystawienia.

Warto dodać, że w tej formie rozliczenia kosztów używania telefonów nie otrzymuje się billingów, a więc może potencjalnie wystąpić problem z udowodnieniem sposobu wykorzystania karty. Dlatego podatnicy z ostrożności częściej wybierają opcję telefonu na abonament.

Korzystnie z prywatnych aparatów

Nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca rozliczał w kosztach podatkowych także wydatki związane z przeprowadzaniem rozmów służbowych z telefonów prywatnych swoich lub pracowników. Nie dotyczy to abonamentu, bowiem koszt z tym związany obciąża zawsze właściciela telefonu, niezależnie od ilości przeprowadzanych rozmów.

Aby ustalić koszt rozmów przeprowadzonych z prywatnego telefonu przedsiębiorcy lub prywatnych telefonów jego pracowników, które miały związek ze sprawami firmowymi, trzeba posiadać billingi, na których będą one wyznaczone. Kwotę określoną na podstawie billingów podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych, tj. ująć w kolumnie 13 księgi. Podstawą dokonania zapisu może być w tym przypadku dowód wewnętrzny sporządzony w oparciu o dokument obejmujący całość opłat na te cele (§ 14 ust. 2 pkt 7 rozporządzenia).

Kwota zwrócona pracownikom z tytułu używania przez nich do celów służbowych prywatnych telefonów powoduje u nich przychód ze stosunku pracy. Może on jednak pod pewnymi warunkami podlegać zwolnieniu z opodatkowania (na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof) i z oskładkowania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.)

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.)