Nierzadko przepisy prawa wymagają zachowania co najmniej zwykłej formy pisemnej dla umowy. Tak jest choćby w przypadku umowy leasingu czy umowy o podwykonawstwo robót budowlanych. Zachowanie zwykłej tradycyjnej formy pisemnej czynności prawnej (np. umowy) wymaga złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie, który obejmuje oświadczenie woli stron danego kontraktu. Równoważne tej formie jest jednak oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
Zasada swobody umów w polskim ustawodawstwie odnosi się również do swobody wyboru formy zawierania umów przez samych kontrahentów z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w odpowiednich przepisach. Wola osoby zawierającej umowę może być ujawniona przez każde jej zachowanie (pisemnie, ustnie, w sposób dorozumiany) - tak, ażeby była ona ujawniona dostatecznie. Ustawa o podpisie elektronicznym przewiduje jeden ze sposobów wyrażenia oświadczenia woli - w postaci elektronicznej. Składanie oświadczenia w formie elektronicznej czy to za pośrednictwem poczty e-mail, przez wybór określonej opcji na stronie internetowej, która oferuje określoną usługę bądź świadczenie, czy też poprzez przekazanie oświadczenia zapisanego na elektronicznym nośniku informacji (np. płycie CD, pendrive) - wszystko to jest dopuszczalnym sposobem oświadczenia woli, bez względu na to, czy zostało opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 78 Kodeksu cywilnego.
Istotną kwestią jest identyfikacja osoby, która złożyła oświadczenie. Dlatego też zawarcie umowy w formie elektronicznej bez użycia odpowiednich zabezpieczeń oraz identyfikatora w postaci bezpiecznego podpisu nie może być traktowane równoważnie do zachowania formy pisemnej. W związku z tym oświadczenia woli złożone w formie elektronicznej niezawierające bezpiecznego podpisu są bliższe ustnej formie. Dotyczy to również sytuacji, w której strony umowy zastosowały odpowiednie zabezpieczenia chroniące treść komunikatu elektronicznego zawierającego oświadczenie woli przed ewentualnymi zniekształceniami.
Elektroniczny sposób oświadczenia woli, który nie został zaopatrzony w bezpieczny podpis elektroniczny, jest prawnie dopuszczalną formą uzewnętrznienia woli, lecz nie może spełniać wymogu zachowania zwykłej formy pisemnej dla umowy.
Dokumenty sporządzane w postaci elektronicznej, także te niezaopatrzone w bezpieczny podpis elektroniczny, mogą również stanowić dowód w postępowaniu sądowym, np. na okoliczność zawarcia określonej umowy oraz jej treści. Łatwiej jednak będzie przeciwnikowi procesowemu podnosić wówczas zarzuty nieprawdziwości dokumentu z powołaniem na zniekształcenie lub jednostronne wykreowanie dokumentu.
Bezpieczny podpis elektroniczny został zrównany pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Zgodnie z ustawową definicją, podpisem elektronicznym są dane przesłane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny. Podpis ten jest równoważny pod względem skutków prawnych podpisowi własnoręcznemu wyłącznie gdy posiada określone cechy gwarantujące, że pochodzi od osoby, która go składa. Niezbędne jest, aby jego używanie było bezpieczne i weryfikowane za pomocą kwalifikowanego certyfikatu w danym okresie ważności.
Oświadczenia złożone w postaci elektronicznej, które zostały opatrzone podpisem elektronicznym, są równoważne pod względem skutków prawnych z oświadczeniami woli złożonymi w formie pisemnej, gdyż podpis elektroniczny posiadający wymagane cechy zapewnia integralność danych opatrzonych tym podpisem i powoduje rozpoznawanie wszelkiego rodzaju zmian danych i wskazań kwalifikowanego certyfikatu, który jest wykorzystywany do weryfikacji podpisu.
Za dokument elektroniczny może uchodzić zarówno dokument podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym ważnym certyfikatem, dokument podpisany bez certyfikatu, jak i dokument nieopatrzony podpisem elektronicznym. Wpływa to rzecz jasna na moc dowodową takich dokumentów.
Ustawodawca wyraźnie przewidział również możliwość składania ofert w postaci elektronicznej. Oferta złożona w postaci elektronicznej wiąże składającego, jeżeli druga strona niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie (art. 661 § 1 K.c.). Przedsiębiorca, który składa ofertę w postaci elektronicznej, jest zobowiązany przed zawarciem umowy poinformować drugą stronę w sposób jednoznaczny i zrozumiały o:
Powyższych informacji udziela się odpowiednio, w przypadku gdy przedsiębiorca zaprasza drugą stronę do rozpoczęcia negocjacji, składania ofert albo do zawarcia umowy w inny sposób. Jednakże powyższe zasady nie mają zastosowania do zawierania umów za pomocą poczty elektronicznej albo podobnych środków indywidualnego porozumiewania się na odległość. Nie stosuje się ich również w stosunkach między przedsiębiorcami, jeżeli strony tak postanowiły.
Oferta elektroniczna składana w trybie aktywnego dostępu do internetu (on-line) jest wiążąca tylko w sytuacji, gdy oblat (adresat oferty) niezwłocznie potwierdzi jej otrzymanie.
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r. poz. 121)
Ustawa z dnia 18.09.2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
