Potwierdzenie dokonania zapłaty gotówką

Dokonując zapłaty gotówką należy zadbać o to, aby otrzymać pokwitowanie, że pieniądze zostały faktycznie wpłacone. Takie pokwitowanie powinno zostać wystawione od razu - jeśli kontrahent odmawia, można wstrzymać się z zapłatą. W razie sporu sądowego to osoba, która twierdzi, że zapłaciła, będzie musiała udowodnić, ze faktycznie to nastąpiło. Z pokwitowaniem wiążą się też korzystne dla dysponującej nim osoby domniemania dotyczące zapłaty odsetek czy spełnienia wcześniejszych świadczeń okresowych.

Ciężar udowodnienia zapłaty

Spory sądowe, w których jedna strona twierdzi, że dokonała zapłaty, ale nie ma na to pokwitowania, a druga - że żadnych pieniędzy nie dostała, nie należą do rzadkości. Ich przyczyny mogą być różne - od nieuczciwości którejś ze stron, nierozliczenia się z pieniędzy przez pracownika, który zawiózł towar i pobrał za niego na miejscu zapłatę, po nieporządek w dokumentacji jednej ze stron. Zawsze jednak w takich sporach trudniej ma ta strona, która twierdzi, że dokonała zapłaty. Z art. 6 Kodeksu cywilnego wynika bowiem, że ciężar udowodnienia faktu (tu: dokonania zapłaty) spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne. Skoro zatem dłużnik twierdzi, że zapłacił, to powinien to w procesie sądowym udowodnić.

Obowiązek wystawienia pokwitowania

Aby dłużnikowi ułatwić wykazanie, że spełnił swoje świadczenie, w Kodeksie cywilnym zostały zamieszczone przepisy pozwalające żądać pokwitowania.

Dłużnik, spełniając świadczenie, może żądać od wierzyciela pokwitowania - stanowi art. 462 § 1 K.c. Jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego - stanowi art. 463 K.c. Wierzyciel - otrzymujący świadczenie - powinien, jeżeli tylko tego żąda dłużnik, wystawić mu pokwitowanie (art. 462 i 463 Kodeksu cywilnego) - stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 15 września 1999 r. (sygn. akt III CKN 606/99). Dokonując zapłaty gotówką warto o tym pamiętać i wykształcić praktykę żądania pokwitowania otrzymania zapłaty, np. w formie adnotacji na fakturze, egzemplarzu umowy czy odrębnym dokumencie.

Co powinno zawierać pokwitowanie? Kodeks cywilny tego nie reguluje, ale przyjmuje się, że powinno z niego wynikać, jaka kwota, kiedy, przez kogo, komu i za co została zapłacona. W zasadzie pokwitowanie powinno zostać podpisane przez osobę, która je wystawia. Jeśli pokwitowanie jest umieszczane na dokumencie związanym z płatnością (np. fakturze, umowie), to już z kontekstu wynika, czego wpłata dotyczy i można ograniczyć się do podania kwoty, zamieszczenia sformułowania "potwierdzam otrzymanie zapłaty" i podpisu.

Domniemania związane z pokwitowaniem

Z pokwitowania zapłaty dłużnej sumy wynika domniemanie zapłaty należności ubocznych. Z pokwitowania świadczenia okresowego (np. czynszu najmu) wynika domniemanie, że spełnione zostały również świadczenia okresowe wymagalne wcześniej (art. 466 K.c.). Ma to znaczenie w przypadku sporów sądowych, bo zmienia zasady dotyczące ciężaru przeprowadzenia dowodu. Jeśli np. wierzyciel zażąda zapłaty czynszu za okres od stycznia do listopada 2012 r., a dłużnik przedstawi pokwitowanie, że zapłacił czynsz za grudzień 2012 r., to wierzyciel będzie musiał obalić domniemanie wynikające z art. 466 K.c., które w tym przypadku oznacza przyjęcie, że również czynsz za wcześniejszy okres został opłacony. To wierzyciel będzie więc musiał pamiętać o przeprowadzeniu dowodu (choćby z przesłuchania stron), że czynszu za wcześniejszy okres nie otrzymał. Jeśli o takim dowodzie obalającym domniemanie zapomni, to sprawę może przegrać.

Potwierdzenie zapłaty w fakturze

Informacja o fakcie otrzymania zapłaty nie jest obowiązkowym elementem faktury VAT. W praktyce jeśli faktura jest wystawiana po otrzymaniu zapłaty, taka adnotacja jest często zamieszczana i stanowi potwierdzenie, że płatność została dokonana. Inaczej wygląda sytuacja, gdy na fakturze umieszczona jest jedynie adnotacja: "sposób zapłaty: gotówka". Wskazuje ona, w jakiej formie zobowiązanie należy uregulować, ale nie jest sama w sobie potwierdzeniem, że już to nastąpiło. Wiele osób nie zwraca na to uwagi. Jeśli zatem na fakturze nie znajduje się informacja o treści "zapłacono" czy "do zapłaty 0 zł", warto poprosić osobę, której pieniądze zostały wpłacone, o zamieszczenie choćby odręcznie na fakturze adnotacji "otrzymałem zapłatę" i czytelnego podpisu.

Faktura a pokwitowanie

Z art. 87 Ordynacji podatkowej wynika, że podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. W przypadku podatników VAT istnieje obowiązek wystawienia faktury lub gdy klientem jest osoba nieprowadząca działalności gospodarczej, odnotowania sprzedaży w kasie fiskalnej. Jak mają się te przepisy do regulacji z art. 463 K.c., z której wynika, że jeżeli wierzyciel odmawia pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem swojego świadczenia? Należy uznać, że jeżeli np. przy wydaniu towaru sprzedawca nie wystawia rachunku czy faktury twierdząc, że zrobi to w wymaganym przepisami podatkowymi terminie, to kupujący, który dokonuje zapłaty, i tak ma prawo żądać, aby wystawiono mu pokwitowanie, o którym mowa w Kodeksie cywilnym, potwierdzające fakt dokonania przez niego zapłaty. Natomiast z uwagi na przyjętą praktykę dotyczącą sprzedaży w sklepach, paragon z kasy fiskalnej należy uznać za potwierdzenie, że zapłata została faktycznie dokonana.

Spory sądowe

Udowodnienie w sądzie przez osobę, która nie dysponuje pokwitowaniem, że dokonała zapłaty gotówką, jest trudne, ale możliwe. Skoro nie można tego wykazać dokumentem w postaci pokwitowania, należy przeprowadzić dowód z zeznań świadków oraz przesłuchania stron. To od oceny sądu zależeć będzie, komu da on wiarę. Warto wykazać też świadkami czy przesłuchaniem stron, jaka była praktyka przy dokonywaniu płatności i wystawianiu pokwitowań, np. że strony współpracowały od dawna i nigdy w opłacanych gotówką fakturach nie było adnotacji o otrzymaniu zapłaty, a sprzedający wcześniejszych płatności nie kwestionował. Jeśli pieniądze na zapłatę zostały wypłacone z konta bankowego czy pobrane z kasy, warto przedstawić dowody na tę okoliczność -wskazują one pośrednio, że kupujący dokonał zapłaty, skoro poczynił do tego przygotowania.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.)