Wyszukaj

Jak szukać?»

Do 30 kwietnia osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe powinny przekazać do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe za 2014 r.30 kwietnia 2015 r. upływa termin przekazania do PFRON sprawozdania finansowego za 2014 r.Do 30 kwietnia 2015 r. należy złożyć PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38 i PIT-39 za 2014 r.
Zamknij
Aktualnie jesteś: Rachunkowość » Księgi rachunkowe
A A A  poleć artykuł   drukuj artykuł

Koszty związane z zawartymi umowami zlecenia

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 18 (330) z dnia 20.09.2012
1. Ogólne zasady ewidencji umów cywilnoprawnych

Umowa zlecenia jest umową cywilnoprawną uregulowaną w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), zwanej dalej K.c. Przedmiotem umowy zlecenia jest wykonanie określonej czynności prawnej (odpłatnie lub nieodpłatnie). W razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych (por. art. 744 K.c.).

Do umowy zlecenia powinien być wystawiony rachunek, który wraz z umową może stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku w ciężar kosztów. Koszty związane z umową zlecenia można również księgować na podstawie sporządzonej listy płac dotyczącej umów cywilnoprawnych, przy czym jednostka powinna zawsze posiadać, w celach dowodowych, umowę zawartą ze zleceniobiorcą oraz rachunek do umowy zlecenia.

Wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia ujmuje się w ewidencji księgowej w kosztach wynagrodzeń, podobnie jak wynagrodzenia ze stosunku pracy, to znaczy na koncie 40-4 "Wynagrodzenia" układu rodzajowego kosztów lub na odpowiednim koncie służącym do ewidencji wynagrodzeń w zespole 5. W zależności od potrzeb jednostka może utworzyć do konta wynagrodzeń ewidencję analityczną z podziałem na: wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych, wynagrodzenia członków zarządu oraz pozostałe wynagrodzenia.

Natomiast obciążające zleceniodawcę składki ZUS od umowy zlecenia księguje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia".

Należy również podkreślić, iż istotny jest także moment ujęcia w księgach rachunkowych kosztów związanych z umową zlecenia. Zgodnie z zasadą memoriału koszty wynagrodzeń od umów cywilnoprawnych, podobnie jak wynagrodzeń ze stosunku pracy, zalicza się w księgach rachunkowych w ciężar kosztów działalności operacyjnej w miesiącu, którego one dotyczą, to znaczy w miesiącu, za który są należne, bez względu na termin ich zapłaty.

Niemniej, zwracamy uwagę, że dla celów podatkowych wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia, a także obciążające je składki ZUS, mogą być przez jednostkę zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów dopiero w miesiącu, w którym zostaną zapłacone.


2. Umowa zlecenia zawarta z osobą niebędącą pracownikiem jednostki

Zawarliśmy umowę zlecenia z osobą fizyczną zatrudnioną na umowę o pracę u innego przedsiębiorcy, na przeprowadzenie szkolenia pracowników. Wynagrodzenie ustaliliśmy na 2.000 zł brutto, a u swojego pracodawcy zleceniobiorca pobiera wynagrodzenie w wysokości 2.000 zł brutto. Czy powinniśmy naliczyć składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne? W jaki sposób ująć to w księgach? Prowadzimy ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4.

Jeżeli osoba zatrudniona u innego pracodawcy pobiera wynagrodzenie wyższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę (obecnie: 1.500 zł), a tak jest w sytuacji opisanej w pytaniu, to od umowy zlecenia zawartej z innym przedsiębiorcą (tutaj: jednostką pytającą) trzeba naliczyć wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz naliczyć i potrącić zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18%.

Z przepisów ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.) - zwanej dalej ustawą o sus - wynika, że jeżeli zleceniobiorca z tytułu umowy o pracę zawartej z innym przedsiębiorcą uzyskuje przychód w przeliczeniu na okres miesiąca wyższy od minimalnego wynagrodzenia za pracę, to z tytułu wykonywania umowy zlecenia nie będzie podlegał obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (zob. art. 9 ust. 1 i 1a ustawy o sus).

Z umowy zlecenia obowiązkowa jest natomiast składka zdrowotna. W przypadku bowiem, gdy ubezpieczony uzyskuje przychody z więcej niż jednego tytułu do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład jednocześnie z umowy o pracę i umowy zlecenia, to składkę na ubezpieczenie zdrowotne opłaca się z każdego z tych tytułów odrębnie (zob. art. 82 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).

Z kolei - w myśl art. 13 pkt 8 updof - przychody z tytułu umowy zlecenia uzyskane od osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Zobowiązanym w tym przypadku do obliczenia i pobrania w imieniu zleceniobiorcy zaliczki na podatek dochodowy lub zryczałtowanego podatku dochodowego oraz do uiszczenia w wymaganym terminie do odpowiedniego urzędu skarbowego pobranej kwoty podatku jest zleceniodawca (płatnik).

Ewidencja księgowa umowy zlecenia określonej w pytaniu zostanie przedstawiona na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. zawarła umowę zlecenia z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, na przeprowadzenie szkolenia pracowników działu kadr z obsługi programu kadrowo-płacowego na kwotę brutto: 1.500 zł.

2. Zgodnie z oświadczeniem otrzymanym od zleceniobiorcy - jest on zatrudniony na umowę o pracę u innego pracodawcy, a jego wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę przekracza kwotę minimalnego wynagrodzenia. Stąd też zleceniobiorca będzie podlegał jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

3. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w układzie rodzajowym i sporządza rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

II. Wyliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia do wypłaty:

Wyszczególnienie Kwota
Kwota brutto wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia 1.500,00 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne 1.500,00 zł
Koszty uzyskania przychodu: 1.500 zł × 20% = 300,00 zł
Podstawa opodatkowania: 1.500 zł - 300 zł = 1.200,00 zł
Podatek naliczony: 1.200 zł × 18% = 216,00 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 1.500 zł × 9% = 135,00 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu: 1.500 zł × 7,75% = 116,25 zł
Podatek podlegający przekazaniu do urzędu skarbowego (po zaokrągleniu): 216 zł - 116,25 zł = 100,00 zł
Do wypłaty: 1.500 zł - 135 zł - 100 zł = 1.265,00 zł

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - lista płac dotycząca umowy zlecenia:      
   a) należne wynagrodzenie brutto z tytułu umowy zlecenia 1.500 zł 40-4 23-0
   b) zaliczka na podatek dochodowy podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego 100 zł 23-0 22
   c) składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca przekazaniu do ZUS 135 zł 23-0 22
2. WB - wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia 1.265 zł 23-0 13-0

IV. Księgowania:

Umowa zlecenia zawarta z osobą niebędącą pracownikiem jednostki

Jeśli z tytułu zawartej umowy zlecenia jednostka będzie zobowiązana odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy (FP), Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) oraz ewentualnie składki na Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), to składki w części sfinansowanej przez tę jednostkę (zleceniodawcę) wskazane jest ująć w księgach rachunkowych, zapisem:

      - Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
      - Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne"
        (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

3. Ulepszenie środka trwałego przez pracownika w ramach umowy zlecenia

Przeprowadzamy modernizację pomieszczenia magazynowego i gospodarczego, stanowiącego naszą własność i nasz środek trwały. Gdzie zakwalifikować wydatki poniesione na umowę zlecenia na prace modernizacyjne, które będzie wykonywał nasz pracownik, poza swoimi obowiązkami z tytułu umowy o pracę? Czy będą to koszty modernizacji zwiększające wartość środka trwałego?

Gdy umowa zlecenia dotyczy bezpośrednio prac wykonywanych na rzecz środków trwałych, to wynagrodzenie z tytułu takiej umowy łącznie ze składkami ZUS (jeśli wystąpią) zalicza się do kosztów związanych z budową, montażem lub ulepszeniem istniejącego środka trwałego i ujmuje się na koncie 08 "Środki trwałe w budowie".

Zgodnie bowiem z art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowości, cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia środka trwałego do używania.

Jeśli więc umowa zlecenia zawarta jest w celu wykonania prac związanych z ulepszeniem środka trwałego, to należne z tego tytułu wynagrodzenie w kwocie brutto oraz ewentualne składki obciążające pracodawcę ujmuje się w księgach rachunkowych, zapisem:

      - Wn konto 08 "Środki trwałe w budowie",
      - Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Dopiero po zakończeniu prac wydatki ujęte na koncie 08 "Środki trwałe w budowie" przenosi się na zwiększenie wartości początkowej ulepszonego środka trwałego, zapisem:

      - Wn konto 01 "Środki trwałe",
      - Ma konto 08 "Środki trwałe w budowie".

Ewidencję księgową umowy zlecenia dotyczącej prac wykonanych w związku z ulepszeniem środka trwałego przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka handlowa przeprowadza modernizację zaplecza (magazynu i części gospodarczej) swojego sklepu, stanowiącego jej środek trwały. W związku z tym zawarła umowę zlecenia ze swoim pracownikiem na montaż systemu alarmowego i ostrzegającego przed pożarem.

2. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia wynosi brutto: 2.000 zł. W związku z tym, że jest to umowa z własnym pracownikiem jednostka zobowiązana jest do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne.

II. Wyliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia do wypłaty:

Wyszczególnienie Kwota
Kwota brutto wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia 2.000,00 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne: składka emerytalna (9,76%) + składka rentowa (1,5%) + składka chorobowa (2,45%) 274,20 zł
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej tj.: 2.000 zł - 274,20 zł = 1.725,80 zł
Koszty uzyskania przychodu: 1.725,80 zł × 20% = 345,16 zł
Podstawa opodatkowania (w zaokrągleniu): 1.725,80 zł - 345,16 zł = 1.381,00 zł
Podatek naliczony: 1.381 zł × 18% = 248,58 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 1.725,80 zł × 9% = 155,32 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlegająca odliczeniu: 1.725,80 zł × 7,75% = 133,75 zł
Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego (w zaokrągleniu): 248,58 zł - 133,75 zł = 115,00 zł
Do wypłaty: 2.000 zł - (274,20 zł + 155,32 zł + 115 zł) = 1.455,48 zł

Jednostka nie jest zobowiązana do opłacania za pracownika składki na FEP, a stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 1,93%. Kwota składek na ubezpieczenia społeczne (9,76% + 6,5% + 1,93% = 18,19%), FP (2,45%) oraz FGŚP (0,10%) finansowanych przez pracodawcę wyniosła łącznie: 2.000 zł × 20,74% = 414,80 zł.

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - lista płac dotycząca umowy zlecenia:      
   a) umowa zlecenia w kwocie brutto 2.000,00 zł 08 23-0
   b) składka na ubezpieczenie zdrowotne 155,32 zł 23-0 22
   c) składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez zleceniobiorcę 274,20 zł 23-0 22
   d) zaliczka na podatek dochodowy 115,00 zł 23-0 22
   e) składki obciążające pracodawcę (ubezpieczenia społecznie, FP, FGŚP) 414,80 zł 08 22
2. WB - wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia 1.455,48 zł 23-0 13-0
3. PK - zakończenie ulepszenia i zwiększenie wartości środka trwałego o nakłady na ulepszenie:
2.000 zł + 414,80 zł =
2.414,80 zł 01 08

III. Księgowania:

Ulepszenie środka trwałego przez pracownika w ramach umowy zlecenia

4. Umowa zlecenia związana z usuwaniem skutków zdarzeń losowych

W wyniku powodzi zniszczeniu uległa część parteru siedziby firmy. Czy wydatki poniesione na umowę zlecenia, zawartą ze studentem na uprzątnięcie zniszczeń spowodowanych powodzią, można zaliczyć w ciężar kosztów wynagrodzeń, czy powinny to być raczej straty nadzwyczajne?

Przez straty i zyski nadzwyczajne rozumie się - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 33 ustawy o rachunkowości - straty i zyski powstające na skutek zdarzeń trudnych do przewidzenia, poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.

Wydatki poniesione na likwidację skutków zniszczenia części budynku na skutek powodzi wskazane jest zaliczyć w ciężar strat nadzwyczajnych, w tym również wynikające z umowy zlecenia na uprzątnięcie tych zniszczeń. Ewidencja księgowa kosztów wynagrodzeń związanych z zawartymi umowami zlecenia będzie przebiegać w tym przypadku, zapisem:

      - Wn konto 77-1 "Straty nadzwyczajne",
      - Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"
        (w analityce: Rozrachunki z tytułu umów cywilnoprawnych).

Zwracamy przy tym uwagę, że z tytułu umowy zlecenia nie podlegają obowiązkowi ubezpieczeń społecznych osoby będące uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych oraz studentami, jeśli nie ukończyły 26 lat (zob. art. 6 ust. 4 ustawy o sus) i w konsekwencji nie podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Ewidencję księgową umowy zlecenia zawartej ze studentem w celu usunięcia skutków powodzi przedstawiono na przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. W związku z powodzią zalaniu uległa część parteru budynku. Na uporządkowanie skutków powodzi zatrudniono na umowę zlecenia studenta, który nie ukończył 26 lat.

2. Umowa zlecenia została zawarta na kwotę: 400 zł. Od umowy zlecenia jednostka nie potrąciła składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.

3. Wypłata należnego wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia nastąpiła gotówką.

II. Wyliczenie wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia do wypłaty:

Wyszczególnienie Kwota
Kwota brutto wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia 400,00 zł
Koszty uzyskania przychodu: 400 zł × 20% = 80,00 zł
Podstawa opodatkowania: 400 zł - 80 zł = 320,00 zł
Podatek naliczony: 320 zł × 18% = 57,60 zł
Podatek podlegający przekazaniu do urzędu skarbowego (po zaokrągleniu) 58,00 zł
Do wypłaty: 400 zł - 58 zł = 342,00 zł

III. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. LP - lista płac dotycząca umowy zlecenia:      
   a) należne wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia 400 zł 77-1 23-0
   b) zaliczka na podatek dochodowy podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego 58 zł 23-0 22
2. KW - wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia 342 zł 23-0 10

IV. Księgowania:

Umowa zlecenia związana z usuwaniem skutków zdarzeń losowych

Księgi rachunkowe - czytaj także:

Aplikacja dla Księgowych ! - ASYSTENT GOFIN - POZNAJ I POBIERZ - www.asystent.gofin.pl
www.sklep.gofin.pl
POLECAMY
www.PrzewodnikPrenumeratora.gofin.pl
P R E N U M E R A T A
www.czasopismaksiegowych.pl
WIĘCEJ NA TEN TEMAT W ZASOBACH PŁATNYCH
 
Sklep internetowy - sklep.gofin.plSklep internetowy - sklep.gofin.pl
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60