Faktura oraz dokument WZ wystawione omyłkowo na inny podmiot - jak naprawić błąd?

Jako spółka z o.o. sprzedajemy materiały budowlane. Omyłkowo wystawiliśmy fakturę za sprzedane materiały na podwykonawcę, który w imieniu inwestora odbierał towar, podczas gdy faktura ta powinna była być wystawiona bezpośrednio dla inwestora. Błąd został ujawniony po pewnym czasie, gdy inwestor przelał należność i upomniał się o fakturę. Jak naprawić ten błąd? Co z dokumentem WZ, który także był wystawiony na podwykonawcę?

Przede wszystkim musimy zauważyć, że faktura, którą omyłkowo wystawiono na podwykonawcę, została już temu podwykonawcy wydana i w ten sposób została wprowadzona do obrotu gospodarczego. Nie jest zatem możliwe tzw. "anulowanie" tej faktury, gdyż praktyka taka może dotyczyć wyłącznie faktur nieprzekazanych kontrahentom (potwierdzają to interpretacje organów podatkowych). Sprzedawca z wystawionej faktury zobowiązany jest zapłacić podatek należny, zaś podwykonawca, który tę fakturę otrzymał, nie może odliczyć z niej podatku naliczonego z uwagi na treść art. 88 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT. To nie podwykonawca był nabywcą, a zatem wystawiona faktura dokumentuje niezaistniałą pomiędzy tymi kontrahentami sprzedaż.

W tych okolicznościach możliwe są dwa alternatywne rozwiązania (z których rekomendujemy pierwsze).

Rozwiązanie pierwsze polega na wystawieniu na podwykonawcę faktury korygującej sprzedaż "do zera" (niezaistniała transakcja) oraz wystawieniu faktury na właściwego nabywcę wydanych towarów (inwestora). Stosując to rozwiązanie, należy uzyskać potwierdzenie doręczenia faktury korygującej adresatowi (tutaj: podwykonawcy). Potwierdzenie takie jest wymagane dla możliwości zmniejszenia podstawy opodatkowania i kwoty należnego VAT o kwotę zmniejszenia wynikającą z wystawionej faktury korygującej; zmniejszenie takie następuje w rozliczeniu za okres, w którym nabywca fakturę korygującą otrzymał, pod warunkiem, że przed upływem terminu do złożenia deklaracji za ten okres sprzedawca uzyskał potwierdzenie otrzymania tej korekty przez nabywcę (patrz art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). Wspomnijmy przy okazji, że od 1 stycznia 2014 r. obowiązuje też art. 29a ust. 15 pkt 4 ustawy o VAT, zwalniający wystawcę faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania z konieczności posiadania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę, o ile nastąpiła udokumentowana próba doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Rozwiązanie drugie oparte jest na założeniu, że wystawiona faktura zostanie przez podwykonawcę przekazana właściwemu nabywcy, czyli inwestorowi. W takiej sytuacji można rozważyć możliwość wystawienia spółce noty korygującej zmieniającej dane w zakresie nazwy podmiotu, adresu i NIP. Zasady wystawiania not korygujących reguluje art. 106k ustawy o VAT. Jeden z egzemplarzy takiej noty korygującej musi być zaakceptowany przez będącą dostawcą spółkę; po akceptacji spółka swój egzemplarz otrzymanej noty dołącza do egzemplarza wystawionej faktury. Musimy jednak w tym miejscu podkreślić, że rozwiązanie opierające się na nocie korygującej w naszym przypadku niesie pewną dozę ryzyka sporu z organem podatkowym. W interpretacjach częsty jest pogląd, że notą korygującą można było zmieniać tylko omyłki w poszczególnych elementach identyfikujących nabywcę, a nie - jak w naszym przypadku - cały kompleks danych identyfikujących nabywcę, co prowadzi de facto do "zmiany" nabywcy. Niesłuszności tego poglądu dał wyraz WSA w Poznaniu w wyroku z 17 maja 2013 r., sygn. akt I SA/Po 221/13 - sprawę szczegółowo opisaliśmy w Biuletynie Informacyjnym nr 22 z 1 sierpnia 2013 r. Pomimo zmian w przepisach regulujących wystawianie faktur (nota korygująca ma również status faktury), wymowa wyroku pozostaje nadal aktualna. Jednak z uwagi na możliwy spór z organem skarbowym w razie ewentualnej kontroli (zwłaszcza u inwestora), to pomimo iż wariant noty bardziej przystaje do zaistniałej sytuacji, sugerujemy rozwiązanie problemu oprzeć na fakturze korygującej.

Wadą rozwiązania opartego na fakturze korygującej jest to, że spółka musi rozpoznać obowiązek podatkowy w dacie wydania towaru, a nie w dacie wystawienia właściwej faktury inwestorowi - prawdopodobnie będzie niezbędna korekta deklaracji za okres, w którym nastąpiło wydanie towaru. Należy podkreślić, że wystawiana inwestorowi faktura powinna być opatrzona bieżącą datą wystawienia, zaś data dostawy powinna być datą przeszłą, wskazującą dzień faktycznego wydania towaru, nawet jeśli było to kilka miesięcy temu. Fakt, iż wówczas wystawiono mylną fakturę na rzecz podwykonawcy, nie zmienia tego stanu rzeczy (VAT z tej faktury będzie "cofnięty" fakturą korygującą). Zauważmy, że problem ten nie wystąpiłby, gdyby rozwiązanie oprzeć na nocie korygującej. Nie wystąpi także w przypadku, gdy podwykonawca przekaże pierwotną fakturę inwestorowi, a wystawiona przez spółkę korekta będzie "na zero" (czyli będzie korygowała tylko dane nabywcy, bez korekty danych wartościowych).

Dokument WZ należy poprawić w zakresie danych identyfikujących nabywcę. Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o rachunkowości, błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej (te "inne przepisy" to np. uregulowania ustawy o VAT dotyczące faktur korygujących i not korygujących). Dokument wydania na zewnątrz (WZ) jest odrębnym od faktury dokumentem zewnętrznym własnym i dlatego do jego korekty ma zastosowanie wskazany wyżej rygor. Sugerujemy zatem, by przesłać podwykonawcy sprostowanie do wydanego mu dokumentu WZ z uzasadnieniem, że nabywcą był inwestor. Sprostowanie powinien podpisać upoważniony pracownik działu dysponującego towarami. Egzemplarz pozostający w dokumentach spółki należy opatrzyć prawidłową nazwą nabywcy, przekreślając dane nieprawidłowe z zachowaniem ich czytelności oraz zamieszczając parafę i datę dokonania poprawki.