1) Czy jeśli pracownikowi udzielimy urlopu okolicznościowego np. w związku ze ślubem dziecka pracownika, to odpis aktu małżeństwa przechowujemy w aktach osobowych?
Urlopy okolicznościowe są to zwolnienia od pracy udzielane pracownikom ze względu na wystąpienie szczególnych zdarzeń uniemożliwiających stawienie się do pracy w danym dniu. Sytuacje, w których przysługują określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. nr 60, poz. 281 z późn. zm.). W praktyce udzielenie omawianego urlopu odbywa się na podstawie wniosku pracownika, który następnie powinien dostarczyć odpowiedni dokument poświadczający jego uprawnienie np. odpis aktu małżeństwa. Po odnotowaniu numeru aktu i daty jego wydania należy go zwrócić pracownikowi. Zawiera on bowiem dane osobowe osób trzecich, które pracodawcy nie są potrzebne i nie powinny być przez niego przetwarzane. Również w wykazie dokumentów przechowywanych w aktach osobowych pracownika zawartym w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika nie ma akt stanu cywilnego.
2) Czy pracownik, który zajmuje się sporządzaniem umów zlecenia i o dzieło z osobami fizycznymi powinien mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych tych osób?
Tak. Tylko pracownicy upoważnieni imiennie przez pracodawcę będącego administratorem danych osobowych mogą być dopuszczeni do ich przetwarzania. Upoważnienie powinno obejmować nie tylko dane osobowe pracowników, ale również osób zatrudnionych na podstawie umów prawa cywilnego, jak również praktykantów i stażystów. Przez "przetwarzanie danych" należy rozumieć operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Powyższe wynika z ustawy o ochronie danych osobowych. Odpowiednim upoważnieniem powinni legitymować się nie tylko pracownicy kadr, ale również inne osoby mające dostęp do danych osobowych.
|