Wysokość oraz warunki ustalania należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, określa Minister Pracy i Polityki Społecznej. Do 28 lutego 2013 r. obowiązywały w tym zakresie dwa rozporządzenia z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej:
Z dniem 1 marca 2013 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej rozporządzenie, regulując w jednym akcie prawnym zarówno podróże krajowe, jak i zagraniczne.
Przypominamy, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikom spoza sektora budżetowego pracodawca określa w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania, a w przypadku ich braku - w umowach o pracę. Postanowienia w tej sprawie nie mogą przy tym ustalać diety za dobę podróży zarówno krajowej, jak i zagranicznej na poziomie niższym niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
| Ważne: Jeżeli pracodawcy spoza sfery budżetowej nie uregulowali kwestii związanych z podróżami służbowymi w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę, pracownikom przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej określone rozporządzeniem. |
W praktyce większość pracodawców stosuje przepisy rozporządzenia. Wyjaśniamy, że diety i inne należności z tytułu podróży służbowych są w całości zwolnione z oskładkowania i opodatkowania do wysokości określonych w przepisach rozporządzenia. Jeśli pracodawca w przepisach wewnątrzzakładowych (lub umowie o pracę) ustali należności z tytułu podróży służbowej w kwotach wyższych niż określone przepisami rozporządzenia, to od nadwyżki należne są składki ZUS oraz zaliczka na podatek dochodowy.
Do najważniejszych zmian wprowadzonych rozporządzeniem należy zaliczyć:
Poniżej przedstawiamy nowe rozwiązania w ujęciu tabelarycznym, porównując je ze stanem prawnym obowiązującym do końca lutego 2013 r.
Przepisy ogólne dotyczące krajowej i zagranicznej podróży służbowej
| do 28 lutego br. | od 1 marca br. |
| Pracownikowi przysługiwały z tytułu podróży: − krajowej: diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, − zagranicznej: diety, zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. | Zarówno w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: − diety, − zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. |
| Komentarz: Ujednolicono i uszczegółowiono pojęcie "dojazdów", wskazując, że dotyczy ono (także za granicą) przemieszczania się środkami komunikacji miejscowej. Doprecyzowano też, że inne wydatki, o ile nie zostały przez pracodawcę określone z góry, wymagają jego uznania, a ponadto w każdym przypadku powinny być stosownie udokumentowane. | |
| Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej określał pracodawca. Zwrot kosztów przejazdu obejmował cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługiwała. Na wniosek pracownika pracodawca mógł wyrazić zgodę na przejazd samochodem osobowym oraz motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Analogicznie w podróży zagranicznej pracodawca określał środek transportu; na wniosek pracownika mógł wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. | Środek transportu właściwy do odbycia podróży, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd zarówno w podróży krajowej, jak i zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. |
| Komentarz: Uściślono, iż pracodawca określa środek transportu ze wskazaniem jego rodzaju oraz klasy. Ponadto dopuszczono odbywanie podróży zagranicznej nie tylko - jak dotychczas - samochodem, ale także motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. Zwrot kosztów przejazdu samochodem, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy, tak jak dotychczas, następuje w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 ze zm.). Zgodnie z przepisem rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów... (Dz. U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.) stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu od 14 listopada 2007 r. wynoszą odpowiednio: dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł, a powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł; dla motocykla - 0,2302 zł; dla motoroweru - 0,1382 zł. | |
| Brak regulacji | Pracownikowi, który w czasie podróży poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Obejmują one opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży. |
| Komentarz: Przepis zawiera katalog wydatków dodatkowych. Ma on charakter otwarty. | |
| Do rozliczenia kosztów krajowej podróży, co powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży pracownik załączał dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczyło to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składał pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Takie też dokumenty oraz w tym samym terminie przedkładał do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej. | Do rozliczenia kosztów podróży, które powinno nastąpić w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. |
| Komentarz: Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika tak jak dotychczas jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Od 1 marca br. rozszerzono przykładowy katalog dokumentów potwierdzających wydatki, jednocześnie utrzymując zasadę ich warunkowego potwierdzenia oświadczeniem pracownika. Zastępując zwrot "jeżeli uzyskanie dokumentu nie jest możliwe" zwrotem "jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe" usunięto wątpliwości interpretacyjne w sytuacji gdy dokument wydano, a następnie został on utracony (np. w wyniku zgubienia). W takich okolicznościach pracownik także może złożyć oświadczenie. Ponadto pracownik został zobowiązany do uprawdopodobnienia innych wydatków, o ile prawo do nich lub ich wysokość nie wynika jednoznacznie z okoliczności. | |
Przepisy dotyczące podróży krajowej
| do 28 lutego 2013 r. | od 1 marca 2013 r. |
| Wysokość diety za dobę podróży - 23 zł. Ryczałt za nocleg - 34,50 zł (150% x 23 zł). Ryczał na pokrycie kosztów dojazdów - 4,60 zł (20% x 23 zł). | Wysokość diety za dobę podróży - 30 zł. Ryczałt za nocleg - 45 zł (150% x 30 zł). Ryczał na pokrycie kosztów dojazdów - 6 zł (20% x 30 zł). |
| Komentarz: Od 1 marca br. wysokość diety wzrosła o 7 zł. W konsekwencji wzrosły należności pochodne, tj. ryczałt za nocleg o 10,50 zł, a na pokrycie kosztów dojazdów o 1,40 zł. Należność z tytułu diet, tak jak dotychczas, oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania. Przy czym nowe przepisy uściśliły, że jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje. Pomimo braku jednoznacznej regulacji tak też rozstrzygano uprzednio. | |
| Dieta nie przysługiwała jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. | Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: − śniadanie - 25% diety, − obiad - 50% diety, − kolacja - 25% diety. |
| Komentarz: Dotychczas dieta z tytułu podróży krajowej była niepodzielna. W literaturze przedmiotu powszechnie uznawano, że całodzienne wyżywienie obejmuje co najmniej 3 posiłki dziennie. Po zmianie każdy z tych posiłków jest rozliczany odrębnie. W aktualnym stanie prawnym, tak jak w poprzednim, dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz za okres, w którym pracownik w podróży trwającej co najmniej 10 dni przebywał w miejscowości pobytu stałego lub czasowego. | |
| Brak regulacji. | W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, dieta ulega zmniejszeniu w sposób określony powyżej. |
| Komentarz: Przepisy dotychczas nie regulowały sytuacji, w której posiłek był wliczony w usługę hotelarską (najczęściej tzw. "pokój ze śniadaniem"). W praktyce uznawano jednak, pomimo braku wyraźnej regulacji w tej sprawie, że dany posiłek został pracownikowi zapewniony. Nowy przepis ma charakter porządkujący. | |
| Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługiwał zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. | Za nocleg w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł (20 x 30 zł). W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa wyżej. |
| Komentarz: Od 1 marca 2013 r. koszty noclegu są limitowane. Tak jak dotychczas zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu. | |
| Na wniosek pracownika pracodawca przyznawał zaliczkę na niezbędne koszty podróży. | Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. |
| Komentarz: Przepis o charakterze uściślającym. | |
Przepisy dotyczące podróży zagranicznej
| do 28 lutego 2013 r. | od 1 marca 2013 r. |
| Dieta przysługiwała w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. | Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. W przypadku podróży odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. |
| Komentarz: Regulacja usuwa wątpliwości interpretacyjne w przypadku gdy pracownik otrzymuje zadanie do wykonania w więcej niż jednym państwie zagranicznym. Dietę oblicza się w taki sam sposób jak poprzednio, tj. za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości; za niepełną dobę podróży: do 8 godz. - 1/3 diety, ponad 8 do 12 godz. - 1/2 diety, ponad 12 godz. - pełna dieta. | |
| Brak regulacji | W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, dieta ulega stosownemu zmniejszeniu. |
| Komentarz: Regulacja analogiczna jak przy podróży krajowej. | |
| Pracownikowi przysługiwał ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu. | Regulacja jest analogiczna jak uprzednio, przy czym aktualnie w przypadku poniesienia kosztów dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. |
| Komentarz: Dotychczas istniały rozbieżności interpretacyjne w tym przedmiocie. Przepis ma charakter uściślający. Tak jak dotychczas pracownikowi nie przysługuje ryczałt jeżeli: odbywa podróż służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym (po zmianach także motocyklem lub motorowerem), ma zapewnione bezpłatne dojazdy, albo nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty. | |
| W razie choroby powstałej podczas podróży pracownikowi przysługiwał zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. | Zwrot kosztów leczenia w przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej, następuje ze środków pracodawcy, z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy zdrowotnej. |
| Komentarz: Uściślono zasady zwrotu przez pracodawcę kosztów leczenia wyłączając świadczenia gwarantowane ubezpieczeniem zdrowotnym. Tak jak poprzednio nie podlegają zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów. W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju. | |
| Pracownik otrzymywał zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka mogła być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Rozliczenie kosztów podróży było dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej. | Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. |
| Komentarz: Obecnie przepisy doprecyzowały według jakiego kursu należy przeliczyć zaliczkę oraz dokonać rozliczenia kosztów podróży. | |
| Brak regulacji | W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, przepisy o podróży krajowej stosuje się odpowiednio. |
| Komentarz: Dotychczasowe przepisy nie regulowały tej sytuacji. Jak wyjaśnił resort pracy w uzasadnieniu do projektu, przepisy dotyczące podróży krajowej stosuje się obecnie odpowiednio do ustalania należności pracownika za czas podróży (przejazdu) na odcinku krajowym w drodze za granicę. Podobna zasada obowiązuje w drodze powrotnej do kraju. | |
Rozporządzenie wprowadza również zmiany w wysokości diet za dobę podróży zagranicznej, limitu na nocleg oraz waluty. Nowe stawki podajemy w dodatku "Wskaźniki i stawki" dołączonym do niniejszego numeru UiPP.
| ||||||||||||
|
||||||||||||
