W przypadku gdy płatnik przekaże do ZUS błędnie sporządzone dokumenty rozliczeniowe, powinien je skorygować i przesłać do organu rentowego. Od 1 stycznia 2022 r. zmianie uległ termin sporządzenia korekty takich dokumentów.
Dokumenty rozliczeniowe za dany miesiąc płatnik składek koryguje przekazując do ZUS nowy odpowiedni komplet dokumentów rozliczeniowych, oznaczając go prawidłowym identyfikatorem (podaje się go jako kolejny numer w bloku I w dwóch pierwszych kratkach). Jeśli np. płatnik chce skorygować dokumenty rozliczeniowe za grudzień 2021 r. oznaczone identyfikatorem 01/12/2021, to - gdy jest to pierwsza ich korekta za ten miesiąc - oznacza je numerem 02, a jeśli kolejna, to odpowiednio 03, 04 itd.
Jeżeli korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej (np. gdy korekty wymaga kwota składki na FGŚP), wówczas płatnik nie załącza do deklaracji korygującej raportów korygujących.
Należy zaznaczyć, że korekty składek na ubezpieczenie zdrowotne za lata 1999-2021 wykazanych w raporcie ZUS RZA obecnie dokonuje się w raporcie ZUS RCA.
Na obowiązek sporządzenia do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych nie ma żadnego wpływu fakt czy płatnik sam zauważył nieprawidłowości, czy stwierdził je organ rentowy. Jedynie w przypadku, gdy płatnik pomyli się w podstawie wymiaru składek np. pracownika czy zleceniobiorcy zaniżając ją lub zawyżając o kwotę nieprzekraczającą 2,20 zł, nie ma obowiązku korygowania takiego błędu. Tej zasady nie stosuje się w przypadku, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota (np. w razie błędnej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorcy).
Na złożenie w ZUS korekty rozliczeń nie ma jednego terminu. Zależny jest on bowiem od tego, kto i w jakich okolicznościach stwierdził błąd (patrz tabela).
Od 1 stycznia 2022 r. nastąpiło ograniczenie do 5 lat, licząc od dnia wymagalności składki, możliwości składania przez płatnika korekty dokumentów rozliczeniowych. Na bieg 5-letniego terminu nie ma wpływu zaistnienie okoliczności zawieszających ani przerywających bieg terminu przedawnienia dla należności z tytułu składek. Po upływie 5 lat od dnia, w którym składki rozliczone w dokumentach rozliczeniowych stały się wymagalne, ZUS nie będzie przyjmował od płatnika korekty tych dokumentów (przykład). Wówczas taką korektę będzie mógł sporządzić tylko ZUS, z urzędu, wyłącznie na koncie ubezpieczonego. Powstała z tego tytułu nadpłata na koncie ubezpieczonego nie będzie podlegała zwrotowi, lecz będzie zaliczana na przychody FUS. Jeśli natomiast powstanie niedopłata, to ZUS nie będzie mógł dochodzić nieopłaconych należności z tytułu składek.
Dokumenty rozliczeniowe za okres od stycznia 1999 r. do grudnia 2021 r. płatnik może korygować do 1 stycznia 2024 r.
|
Przykład Spółka z o.o. zatrudnia pracowników i zleceniobiorców. Składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne naliczone od wynagrodzeń wypłaconych w styczniu 2022 r. wykazała w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za styczeń 2022 r. Termin na opłacenie przez spółkę składek należnych za styczeń 2022 r. upłynie 15 lutego 2022 r. Dokumenty rozliczeniowe za styczeń 2022 r. spółka będzie mogła - w razie wystąpienia w nich błędów - korygować wyłącznie do 15 lutego 2027 r. Po tym dniu ZUS nie przyjmie od spółki korekty dokumentów rozliczeniowych za styczeń 2022 r. |
ZUS ma możliwość korygowania błędów w deklaracji rozliczeniowej i raportach miesięcznych, ale tylko w sytuacji, gdy uzna je za możliwe do poprawienia we własnym zakresie. W razie stwierdzenia rozbieżności między kwotą podstawy wymiaru składek a kwotą składek, za prawidłową ZUS przyjmie podstawę wymiaru i od niej naliczy odpowiednio składki.
Jeśli ZUS sam przeprowadzi korektę, wówczas też zewidencjonuje dane ubezpieczonego na koncie płatnika składek na podstawie dokumentów skorygowanych we własnym zakresie. Jeżeli płatnik nie będzie się zgadzał z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych skorygowanych z urzędu albo z danymi skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub koncie płatnika składek, wówczas w terminie 14 dni od dnia otrzymania informacji o korekcie przeprowadzonej przez organ rentowy powinien przekazać do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe korygujące te dane, chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu. Natomiast jeżeli z korektą ZUS nie zgadza się ubezpieczony, wtedy w ciągu 30 dni powinien złożyć w ZUS wniosek o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego (chyba że dane wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu).
Zupełnie inny limit czasowy na przekazanie korekty dokumentów rozliczeniowych obowiązuje przedsiębiorców, którzy będą chcieli skorygować podstawy wymiaru oraz należną składkę zdrowotną wykazanych w dokumentach rozliczeniowych za poszczególne miesiące danego roku kalendarzowego. Takiej korekty mogą oni dokonać najpóźniej do końca drugiego miesiąca, licząc od upływu terminu do złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust. 1 ustawy o pdof, za ten rok kalendarzowy, czyli najpóźniej do 30 czerwca następnego roku.
| Terminy złożenia w ZUS korekty rozliczeń | |
| Stwierdzenie nieprawidłowości | Termin złożenia dokumentów rozliczeniowych korygujących |
| przez płatnika składek | 7 dni od daty stwierdzenia błędu przez płatnika |
| przez ZUS - w formie zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości | 7 dni od otrzymania zawiadomienia z ZUS o stwierdzeniu nieprawidłowości |
| przez ZUS - w drodze decyzji | 7 dni od uprawomocnienia się decyzji |
| przez ZUS - w drodze kontroli | 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo otrzymania aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń |
| ||||||||||||
|
||||||||||||
