Obowiązki pracodawcy wobec pracowników na chorobowym na przełomie roku

Przełom roku kalendarzowego jest okresem, w którym pracodawcy, zatrudniający pracowników korzystających ze świadczeń chorobowych, muszą ustalić pewne kwestie, bardzo istotne dla prawa do tych świadczeń oraz ich wysokości. Z początkiem nowego roku może również nastąpić zmiana płatnika zasiłków dla pracowników, co pociąga za sobą pewne obowiązki, które ciążą na pracodawcy wobec pracowników i/lub ZUS.

Niezbędne ustalenia

Gdy pracownik choruje na przełomie 2018 r. i 2019 r., pracodawca zobowiązany jest ustalić:

1) jakie świadczenie należne jest pracownikowi w dniu 31 grudnia 2018 r. - od tego zależy, jakie świadczenie będzie mu przysługiwało od 1 stycznia 2019 r.,

2) czy pracownik w 2018 r. ukończył 50 lat - jeśli tak, to od 2019 r. będzie go obowiązywał krótszy wymiar należnego wynagrodzenia chorobowego,

3) czy podstawa wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego (wraz ze składnikami wynagrodzenia wypłacanymi obok tego świadczenia) jest niższa od obowiązującej w 2019 r. najniższej gwarantowanej podstawy wymiaru zasiłku - jeśli tak, to podstawa wymiaru świadczenia należnego za okres od 1 stycznia 2019 r. podnoszona jest do tej wartości,

4) ilu ubezpieczonych zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada 2018 r. - od liczby tych osób uzależnione jest, kto będzie płatnikiem zasiłków dla pracowników w 2019 r.

Rodzaj należnego świadczenia

Pracownik, który stał się niezdolny do pracy m.in. z powodu choroby, w pierwszej kolejności w danym roku kalendarzowym nabywa uprawnienia do tzw. wynagrodzenia chorobowego, wypłacanego i finansowanego wyłącznie przez pracodawcę. W świetle art. 92 Kodeksu pracy, ilość dni tego świadczenia wynosi w ciągu roku kalendarzowego odpowiednio do:

• 33 dni lub
   
• 14 dni - w przypadku pracownika, który przed 1 stycznia danego roku ukończył 50. rok życia (patrz: Tabela 1).

Dopiero za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż odpowiednio 33 lub 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.

Przy czym, jeżeli nieprzerwana niezdolność do pracy z powodu choroby przypada na przełomie roku kalendarzowego, a w dniu 31 grudnia pracownik ma prawo do:

• wynagrodzenia chorobowego - od 1 stycznia pracownikowi temu nadal przysługuje to wynagrodzenie - w takim przypadku okres 33 dni lub odpowiednio 14 dni, za który w nowym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje wynagrodzenie chorobowe, powinien być liczony od 1 stycznia,
   
• zasiłku chorobowego - od 1 stycznia pracownikowi nadal przysługuje zasiłek chorobowy za cały okres tej nieprzerwanej niezdolności do pracy.

Dlatego też tak ważne jest ustalenie, jakie świadczenie pracownikowi przysługuje na dzień 31 grudnia 2018 r. oraz czy i ewentualnie kiedy ukończył on 50. rok życia.

Podstawa wymiaru świadczenia

Podstawa wymiaru świadczenia chorobowego, co do zasady, ustalana jest w oparciu o wypłacone pracownikowi wynagrodzenie. Przy czym w przypadku pracowników, do których mają zastosowanie przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, ustawodawca przewidział gwarantowaną kwotę tej podstawy. Z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być ona niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia. Kwestię tę regulują przepisy art. 36-43 i 45 z uwzględnieniem art. 3 pkt 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej ustawą zasiłkową, oraz art. 92 § 2 Kodeksu pracy.

Ponieważ z dniem 1 stycznia 2019 r. nastąpi wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę, od tego dnia zwiększeniu ulegnie również najniższa podstawa wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi, do której z urzędu należy podnieść podstawę naliczenia świadczenia należnego za okres od 1 stycznia 2019 r., jeśli ustalona faktyczna podstawa wymiaru świadczenia okaże się niższa od tej wartości.

Kalkulator najniższej podstawy wymiaru świadczeń chorobowych dostępny jest w serwisie kalkulatory.gofin.pl.

Płatnik zasiłków

Wypłaty zasiłków (w tym chorobowego) dla pracowników dokonują odpowiednio:

• ich pracodawcy - jeżeli zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych,
   
• ZUS - jeśli pracodawcy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych.

Stanowi o tym art. 61 ustawy zasiłkowej, który jednocześnie precyzuje, iż ustalenia uprawnień do wypłaty zasiłków dokonuje się na dany rok kalendarzowy w oparciu o liczbę ubezpieczonych na:

• dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego lub
   
• pierwszy miesiąc zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego - gdy na wskazany wyżej dzień pracodawca nie zgłaszał nikogo do ubezpieczenia chorobowego.

Wraz z kolejnym rokiem kalendarzowym może zatem nastąpić zmiana płatnika zasiłków, co wiąże się z kolejnymi obowiązkami pracodawcy (patrz: Tabela 2).

Przekazanie płatności zasiłku do ZUS wymaga przedłożenia temu organowi zaświadczenia płatnika składek, najlepiej sporządzonego na formularzu Z-3, w którym oprócz danych ubezpieczonego i płatnika składek wykazuje się m.in.:

• okres zatrudnienia i datę zmiany wymiaru czasu pracy,
   
• okresy, za które pracodawca wypłacił pracownikowi świadczenia chorobowe,
   
• liczbę ubezpieczonych zgłaszanych przez płatnika składek do ubezpieczenia chorobowego,
   
• składniki wynagrodzenia stanowiące podstawę wymiaru zasiłku.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)